Automation der Betriebsprüfung

Als im Jahr 2002 die zeitnahe Betriebsprüfung eingeführt wurde, waren die Erwartungen hoch. Erfüllt haben sie sich bis heute nicht. Zwar sieht die Finanzverwaltung die zeitnahe Betriebsprüfung offiziell als die moderne Form der Außenprüfung an, sie nutzt aber bisher nicht deren Digitalisierungspotenzial – obwohl das möglich wäre.

Bester Beleg dafür ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) in der Sozialversicherung. Hier hat der Gesetzgeber für die Arbeitgeber ein optionales digitales Betriebsprüfungsangebot eingeführt, das bestens angenommen wird. 

Wie funktioniert die euBP?

Die Datenlieferung bei diesem Verfahren basiert auf einem Standarddatenmodell, das die Softwarehersteller in ihre Abrechnungsprogramme integrieren. Zentrale Datenannahmestelle ist die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV). Der Transfer erfolgt ausschließlich digital über gesicherte und verschlüsselte Online-Übertragungen aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Arbeitgeber können sich über den Stand jederzeit per Abrufverfahren erkundigen.

Soweit die Betriebsprüfung Rückfragen hat, fordert sie Belege beim Arbeitgeber an, wenn nicht, entfällt die Prüfung vor Ort. Zudem stellt die DRV den Arbeitgebern maschinelle Grunddaten für ggfls. erforderliche Berichtigungen zur Verfügung. Werden Daten mit zertifizierter Software verarbeitet, können Arbeitgeber Meldungen auch in ihren eigenen Abrechnungssystemen korrigieren. 

Mehr Technik wagen

Trotz des Erfolgs der euBP ist Deutschland bei der Automation von Betriebsprüfungen längst nicht so weit, wie es sein könnte. Die wenigsten anschlussgeprüften Unternehmen nutzen Betriebsprüfungs-Technologielösungen – dabei bräuchten sie in den meisten Fällen nur eine technisch verbundene, modular aufgebaute Kollaborations- und Simulationsplattform: 

• Eine Kollaborationsplattform erfasst alle Anfragen und Feststellungen im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung und ermöglicht eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Sie unterstützt und beschleunigt Prozesse und ermöglicht die Online-Kontrolle des Prüfungsfortschritts. Außerdem sichert sie das Wissen und die Historie des Verfahrens für zukünftige Betriebsprüfungen oder für die Prüfungen anderer Konzerngesellschaften. Der aktuelle Technologiestandard in diesem Bereich sind Online-Plattformen, die alle Nutzer (z.B. Unternehmen, Finanzämter, Steuerberater, Gemeinden) über einen Internetbrowser erreichen können. In einer technologiebasierten oder digitalen Steuerabteilung sollte die Kollaborationsplattform auch in das Dokumenten-Management-System (DMS) und in die Steuertechnologie-Architektur vollintegriert sein. 
• Die zweite Komponente der automatisierten Betriebsprüfung ist die sogenannte Simulationsplattform. Über sie werden Steuerstrategien validiert und steuerliche Risiken sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeit berechnet. Um die Verhandlungsstrategie für die Schlussbesprechung festzulegen, werden zudem alle offenen Punkte und Prüfungsfeststellungen analysiert und die finanziellen Auswirkungen (z.B. Steuernachzahlungen, Zinsen, Verlust steuerlicher Verlustvorträge) über alle Beteiligungsstufen quantifiziert. Nach der Betriebsprüfung kann das Unternehmen so schnell korrigierte E-Steuererklärungen und E-Bilanzen für alle Perioden erstellen und übermitteln. 

Simulation von Betriebsprüfungen

Viele Unternehmen nutzen bereits eine mit ihrem ERP-System verbundene Plattform, um laufende und latente Steuern zu berechnen. Solche Modelle lassen sich über eine Datenbank mit einer Kollaborationsplattform verbinden und so zur Simulation von Betriebsprüfungen nutzen. 

Unternehmen, die bislang noch keine solche Plattform unterhalten, sondern noch mit Excel arbeiten, können eine webbasierte Simulationsplattform einführen und mit der Kollaborationsplattform verbinden. Auf diese Weise lassen sich modulare Angebote schnell implementieren und individuell konfigurieren.

Fazit: Grundsätzlich sollte jeder Großbetrieb in Deutschland beim Finanzamt eine zeitnahe Betriebsprüfung nach § 4a BpO einfordern. Um diese zu einer zeitnahen digitalen Betriebsprüfung weiterzuentwickeln, empfiehlt es sich zudem, vermehrt auf Technologielösungen zu setzen, die eine Simulation mit unterschiedlichen Szenarien erlauben und ein Tax CMS- bzw. eine GoBD-Dokumentation aufzubauen.