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Lohnsteuer-Risiken: Verantwortlichkeiten richtig definieren

So implementieren Sie ein Lohnsteuer-IKS

Die Lohnsteuer stellt eine besondere Herausforderung im Rahmen eines Tax-CMS dar. Aufgrund der Wichtigkeit setzen viele Unternehmen ein entsprechendes Kontrollsystem durch ein eigenes Lohnsteuer-IKS-Projekt um.

Gründe für ein innerbetriebliches Lohnsteuer-Kontrollsystem

Personalwirtschaftliche Fragestellungen betreffen fast alle Unternehmensbereiche. Die aus lohnsteuerlicher Sicht bedeutende Entgeltabrechnung ist meist in der HR-Abteilung angesiedelt. Allerdings sind weitere Abteilungen wie die Steuerabteilung bei der Pauschalversteuerung von Zuwendungen oder die Finanzabteilung bei Reisekostenabrechnungen am Lohnsteuerprozess beteiligt.

Durch die Verzahnung dieser Teilprozesse verwischen schnell die Verantwortlichkeiten. Klar ist: Am Ende sind der Vorstand bzw. die Unternehmensleitung für eine richtige und zeitgerechte Lohnsteueranmeldung verantwortlich. Aber sind die Verantwortlichkeiten im Weiteren auch wirksam an die Personal- oder Steuerabteilung delegiert und kommuniziert?

Die Praxiserfahrung zeigt, dass sich auch bei scheinbar klarer Definition der Verantwortlichkeiten im Alltag Unsicherheiten ergeben. Schließlich ist die Entgeltabrechnung mit vielen Schnittstellen (manuell oder technisch) versehen, in die Daten von den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen einfließen. Beispielsweise müssen viele Sachzuwendungen im Rahmen der Entgeltabrechnung bzw. Pauschalversteuerung erfasst werden.
Beispiele:

  • PKW-Nutzung
  • Betriebsveranstaltungen
  • Incentives

Risiken bergen auch Reisekosten, insbesondere hinsichtlich fehlerhaft erstatteter Verpflegungsmehraufwendungen und Hotelübernachtungen. Des Weiteren kann die Einschaltung von internen oder externen Shared-Service-Centern sowie sonstigen Serviceanbietern (wie externe Steuerberater) die Prozesskette verkomplizieren.

Zahl an strafrechtlichen Ermittlungen steigt – die Bußgelder auch

All diese Themen führen in der Praxis nicht selten zu Nachforderungen bei Lohnsteueraußenprüfungen. Für die Lohnsteuer haftet nicht nur das Unternehmen  - sondern auch die Vorstände bzw. Geschäftsführer persönlich. Vor diesem Hintergrund werden zunehmend Ermittlungsverfahren eingeleitet. Zusätzlich sind Ordnungswidrigkeitsstrafen bis zum Level der handelnden Personen in der Entgeltabrechnung zu beobachten, wenn Prozessfehler wiederholt zu Feststellungen geführt haben.

Ein Rettungsanker stellte die Finanzverwaltung mit dem Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016 bereit. Hiernach kann ein Steuer-IKS als Indiz gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder einer leichtfertigen Steuerverkürzung herangezogen werden. Eine Konkretisierung der Anforderungen liefert das IDW seit Mai 2017 mit dem Praxishinweis 1/2016 für ein Tax Compliance Management Systems (TCMS).

Wie baue ich ein Lohnsteuer-IKS auf?

Die Lohnsteuer stellt eine besondere Herausforderung im Rahmen eines TCMS-Projektes dar. Aufgrund der Bedeutung der Lohnsteuer setzen viele Unternehmen dies durch ein eigenes Lohnsteuer-IKS Projekt um. Im Weiteren unterliegt das innerbetriebliche Lohnsteuer-Kontrollsystem dann einem ständigen Verbesserungsprozess: Bei jedem lohnsteuerlichen Fehler ist zu untersuchen, ob ein einmaliger Wirksamkeitsverstoß vorliegt oder aktive systemische Korrekturmaßnahmen durchzuführen sind.

Bei der Umsetzung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems für die Lohnsteuer empfiehlt sich ein Projektansatz in vier Phasen:

  • Phase 1: Katalogisierung der vorhandenen Dokumentation bzw. der eingesetzten Technologie sowie Identifizierung und Priorisierung der wichtigsten Risiken.
  • Phase 2: Visualisierung der priorisierten Prozesse
  • Phase 3: Auswertung der Ergebnisse sowie Entwicklung und Umsetzung eines Maßnahmenplans
  • Phase 4: Installation von Prozessen, die laufend das Kontrollumfeld hinterfragen und verbessern
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