Erfüllung Ihrer gesetzlichen Berichtsanforderungen mithilfe von SAP Document and Reporting Compliance

Mit dem Release S/4HANA 2022 hat SAP durch das konsolidierte Produkt DRC folgende Produkte abgelöst:

• Advanced Compliance Reporting (ACR) für die periodische Meldepflichten
• SAP Document Compliance für transaktionales Reporting
• e-Invoicing

Angesichts der aktuellen weltweiten Trends bei den jeweiligen Steuerbehörden ist es wahrscheinlich, dass die oben genannten Anforderungen in den nächsten fünf Jahren kontinuierlich zunehmen werden. Gerade mit Blick auf die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission muss mit zusätzlichen Anforderungen auf Landesebene gerechnet werden.

SAP Document and Reporting Compliance - Gesetzliches Berichtswesen

Mit SAP DRC – Gesetzliches Berichtswesen soll in S/4HANA der internationale End-to-End-Prozess für fristgebundene steuerliche Meldungen abgedeckt werden. Der Software-Anbieter verfolgt die Strategie, alle legalen Meldungen in diesem Reporting-Tool abzubilden. Daher ergänzt SAP kontinuierlich Länder und spezifische Berichtspflichten, d.h. der Abdeckungsgrad nimmt weiter stetig zu. Hierbei werden alle erforderlichen transaktionalen Daten zur Erstellung rechtzeitig in den gesetzlich geforderten Formaten bereitgestellt. 

Allerdings werden gleichzeitig die bisherigen Standard-SAP-Reports aus der ECC-Landschaft nicht weiter unterstützt, sobald eine Alternative in SAP DRC bereitgestellt wird. SAP stellt die offizielle Wartung des bisherigen SAP Reports zu einem individuellen Stichtag ein. Das bedeutet zunächst nicht, dass der bisherige SAP Report nicht mehr funktioniert. Jedoch werden gesetzliche Änderungen seitens SAP nicht mehr berücksichtigt.

Die SAP-Standardlösung ermöglicht zudem eine einfache Einbindung lokaler Gesetzesänderungen mittels bereitgestellter Updates. Zudem kann sie vollständig in die unternehmenseigene S/4HANA On-Premise oder Cloud-Edition integriert werden. Daher bestehen auch release-abhängige Unterschiede in den Möglichkeiten der Meldungen, welche im Detail beachtet werden müssen.

Die Funktionen von SAP Document and Reporting Compliance-Gesetzliches Berichtswesen

Derzeit werden 58 Länder und über 446 gesetzliche Berichte unterstützt (Stand: August 2023).

Beispiele für die verfügbaren Berichte:

• Umsatzsteuer- und Quellensteuerberichte
• Finanzberichte und Berichte über Anlagevermögen
• Berichte über Zahlungen und Hauptbücher
• Zusammenfassende Meldungen
• Cashflow-Berichte
• Kunden- & Lieferantenrechnungen
• Lieferscheine & Zahlungsbelege
• Steuerbescheinigungen & Steuerregisterbücher

Des Weiteren ist es wichtig zu wissen, dass diese Software aus einer Basis- und einer „erweiterten“ Version besteht, die sich in den verfügbaren Funktionen unterscheiden. In der kostenlosen Basis-Lizenz (enthalten in jeder erworbenen S/4HANA-Lizenzierung) sind folgende Funktionalitäten enthalten:

• Ein Reporting-Dashboard zur Überwachung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen samt Fristen und Übermittelungsstatus
• Generierung aller relevanter landesspezifischen Ausgabeformate zur Erfüllung der behördlichen Vorschriften
• Schnittstellen zu den jeweiligen Landesbehörden

Mit der kostenpflichtigen erweiterten Lizenz kommen folgende Funktionalitäten dazu:

• Analyse-Funktionen zur Vereinfachung des Meldeprozesses und zur gewohnten Darstellung der Ergebnisse wie im bisherigen SAP R/3 Bericht
• Replikation von Daten aus Nicht-SAP-Systemen via APIs und Excel
• Analyse- und Prüfungsfunktionen von melderelevanten Daten, um den Audit Trail zu gewährleisten
• Workflow-Komponente, um erforderliche Abstimmungs- und Review-Schritte im Unternehmen zu initiieren und zu überwachen
• Erstellung flexibler Geschäftsregeln und die Möglichkeit, eigene unternehmensspezifische Berichte zu erstellen

Ob die zusätzlichen Funktionen sinnvoll und relevant für Sie sind, ist im Einzelfall abzuklären.

SAP Document and Reporting Compliance – e-Invoicing

Eine elektronische Rechnung (e-Invoice) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung sowie Überprüfung ermöglicht. Die elektronische Rechnungsstellung ersetzt Papierrechnungen und ermöglicht Unternehmen und Behörden somit, Daten sicher und (fast) in Echtzeit auszutauschen.

SAP DRC stellt auf Basis des allgemeinen eDocument Frameworks eine Funktionalität für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten für ein dokumentenindividuelles Berichtswesen zur Verfügung. So beinhaltet SAP DRC beispielsweise die Rechnungserstellung in Echtzeit (SDI in Italien mit speziellem Datenformat FatturaPA), die zeitnahen Umsatzsteuererklärungen (SII in Spanien) oder die Transportmeldungen (EKAER in Ungarn) mit jeweils eigenen spezifischen Lösungen. Diese Lösungen sind im besagten eDocument Framework umgesetzt und wandeln die benötigten Transaktionsdaten in vordefinierte Formate wie XML um, sodass diese anschließend elektronisch an das externe System der lokalen Steuerbehörden übermittelt werden können.

Funktionaler Umfang von SAP Document and Reporting Compliance- e-Invoicing

Neben dem zuvor erwähnten eDocument Framework bietet SAP DRC – e-Invoicing zwei weitere technische SAP-Komponenten für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben:

• SAP Application Interface Framework (AIF) und
• SAP Cloud Platform Integration (CPI)

SAP AIF dient dem Mapping der benötigten Daten auf das jeweilige landesspezifische XML-Format und agiert als Schnittstelle zwischen dem SAP S/4HANA oder ECC Produktivsystem und der SAP CPI. Dagegen dient SAP CPI der Kommunikation, um eine Verbindung zu den externen Systemen der Steuerbehörden der Länder herstellen zu können. Weiterhin bietet CPI verschiedene Integrationspakete, welche u.a. die Validierung und Authentifizierung, den Versand der elektronischen Dokumente an die Behörden sowie die Rückmeldung der Eingangsbestätigung ermöglichen.

SAP Document and Reporting Compliance- e-Invoicing beinhaltet diese drei Komponenten. Eine Anwendung der Hauptfunktionen der SAP DRC Komponente ohne Einsatz von SAP CPI ist jedoch auch möglich. Hierfür muss die Kommunikation mit den jeweiligen Steuerbehörden durch den Einsatz einer SAP-externen Middleware erfolgen. Allerdings ist etwaiger Mehraufwand im Bereich der Schnittstellenentwicklung zu berücksichtigen.

Mit der soeben beschriebenen Komponente unterstützt SAP in mehr als 35 Ländern die elektronische Erstellung und Übermittlung von Dokumenten. Dieser Umfang an landesspezifischen Lösungen wird kontinuierlich seitens SAP erweitert, um die ständigen Änderungen der gesetzlichen Anforderungen abbilden zu können.

Beispiele für die verfügbaren Funktionen:

• Erstellung der elektronischen Dokumente durch z.B. Rechnungen, Buchungsbelegen, etc. mittels SAP eDocument Framework
• Mapping der Daten auf das jeweilige benötigte Format der Länder mittels AIF
• Übermittelung der elektronischen Dokumente mittels CPI oder Middleware
• Monitoring im speziellen Cockpit mittels SAP eDocument Framework

Unser Beitrag zum Projekt

Deloitte unterstützt Sie gerne mit weiteren Informationen zu SAP Document and Reporting Compliance oder bei Fragen zur Einhaltung länderspezifischen Anforderungen rund um die Themen Re-porting und e-Invoicing in Ihrem SAP-System. Durch unser globales Netzwerk berücksichtigen wir die aktuellen unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Länder in ERP-Systemen.

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