Documentary Analytics

Saber dónde encontrar la información y cómo usarla. Ese es el secreto del éxito

Albert Einstein
 

La revolución tecnológica de los últimos años ha democratizado el acceso a información de todo tipo, poniendo cantidades ingentes de datos al alcance de nuestra mano. La simple disponibilidad de información ha dejado de ser, por tanto, el marcador principal del éxito o fracaso de un proyecto, pasando a convertirse en un mero punto de partida.

No obstante, en ocasiones un alto volumen de datos no se traduce de manera automática en información útil. De hecho, muchos expertos hablan ya de que vivimos en una época de “infoxicación”, entendida como sobrecarga de datos no necesariamente conexos o relevantes. Para conseguir traducir datos en información, y sintetizar información en conocimiento, cada vez resulta más necesario utilizar herramientas y tecnología que nos ayuden a no ahogarnos en papel… o en bits y bytes.

De manera más concreta, y es cada vez más un reto particular de la época turbulenta en la que nos encontramos, para generar conocimiento necesitaremos localizar, acceder y revisar multitud de documentos, tales como contratos, facturas, estados financieros, comunicaciones, albaranes, notas del registro, documentos de deuda, informes… Muchos de estos documentos habitualmente presentan diferentes formatos que, gracias a técnicas de análisis avanzado, pueden explotarse de manera masiva, eficaz y automatizada, permitiendo, además, la generación de modelos con capacidad descriptiva, predictiva y prescriptiva.

Las diferentes áreas funcionales de las compañías observan, con un interés creciente, la necesidad de organizar toda la documentación en formato digital a la que tienen acceso y las infinitas posibilidades tácticas y estratégicas que se derivan del aprovechamiento de la información que ésta contiene. En este sentido, las grandes organizaciones ya disponen de técnicas y herramientas de business intelligence con capacidad de explotación de bases de datos.

Sin embargo, hasta ahora había seguido suponiendo un gran reto poder extraer entidades, datos numéricos o categorías no triviales (importes, intervinientes, identificadores, patrones, clausulas concretas, referencias o direcciones) de documentos sin una estructura fija. Si a esta dificultad le añadimos el factor volumen, la capacidad de análisis a la que se enfrentan resulta increíblemente compleja y costosa, y consume una gran cantidad de recursos.

Combinando tecnología y técnicas de gestión documental (procesos de eDiscovery) y el diseño y aplicación de modelos y algoritmos (Analytics), es posible configurar una solución que permita extraer, procesar y analizar la información contenida en documentos de cualquier tipo, formato, volumen y estructura.

Como vimos en el artículo “Discovery y Analytics, una combinación de éxito”, el uso de técnicas y capacidades avanzadas permite identificar y resolver posibles situaciones de estrés o conflicto haciendo hincapié en tres retos: el volumen, la recurrencia y la mínima interacción.

La correcta navegación por un mar ingente de datos facilita conectar los puntos que permiten conocernos mejor como compañía, comprender nuestro entorno, identificar potenciales riesgos u oportunidades, y, por lo tanto, dirigir nuestros objetivos, decisiones y acciones hacia su mejor alternativa.