¿Qué es Power BI?

Power BI es un conjunto de herramientas que pone el conocimiento al alcance de todos y nos brinda acceder a nuestros datos de forma segura y rápida, generando grandes beneficios para nosotros y para nuestra empresa. Es un sistema predictivo, inteligente y de gran apoyo, capaz de traducir los datos (simples o complejos) en gráficas, paneles o informes por sus cualidades como la capacidad gráfica de presentación de la información, o la integración de Power Query: el motor de extracción, transformación y carga (ETL) incluido en Excel.

¿Por qué Power BI?

Power BI es una solución de análisis empresarial basado en la nube, que permite unir diferentes fuentes de datos, analizarlos y presentar un análisis de estos a través de informes y paneles. Con Power BI se tiene de manera fácil acceso a datos dentro y fuera de la organización casi en cualquier dispositivo. Estos análisis pueden ser compartidos por diferentes usuarios de la misma organización; por lo que directivos, financieros, comerciales, etc., pueden disponer de la información del negocio en tiempo real.

Se conforma fundamentalmente de estos componentes:

• Power BI Desktop: aplicación gratuita de escritorio para transformar, visualizar datos y crear informes de los mismos.
• Power BI Service: servicio online (SaaS) con funcionalidad similar a la aplicación desktop y permite publicar informes y configurar la actualización de datos automáticamente para que el personal de la organización tenga los datos actualizados.
• Power BI Mobile: aplicación móvil disponible para Windows, iOS y Android para visualizar informes y que se actualiza automáticamente con los cambios de los datos.

Origen de datos

Power BI permite conectar a cientos de orígenes de datos en la nube o entorno local, creando informes con objetos integrados o creando objetos personalizados.

El acceso a los datos puede ser desde una tabla Excel, Salesforce, Dynamic CRM, Google Analytics, hasta complejas bases de datos (on-premise o en la nube), información de servicios de Azure, etc., lo cual facilita tener toda la información en una única visualización.

Con el análisis de los datos, se pueden evaluar los crecimientos, debilidades, fortalezas de una organización, y permitir la toma de acertadas decisiones a corto, mediano y largo plazo, a través de los paneles, informes y gráficos interactivos.

Power BI, nos permite analizar los datos y obtener patrones “poco visibles” y que ayuden a llegar a conclusiones y toma de decisiones en favor de nuestra organización. Para ello se puede usar la previsión, la agrupación, las medidas rápidas; y para usuarios más avanzados esta herramienta brinda un potente lenguaje de fórmulas de DAX, que nos proporciona un control total sobre el modelo. Cuenta, además, con una funcionalidad de inteligencia artificial, que no requiere código, con la que los usuarios pueden descubrir “información oculta” que permite pronósticos a futuro y resultados estratégicos a nivel empresarial.

Como en la actualidad muchas empresas tienen gran cantidad de información en ficheros Excel, una de las mayores ventajas de esta herramienta es su integración con Excel, pues los datos se pueden exportar y conectar con los paneles de Power BI fácilmente y como Power BI se actualiza constantemente, el análisis de los datos es generado en tiempo real, permitiendo la toma de decisiones al momento.

A continuación, se presentan razón del porque Power BI es un referente a nivel de mercado.

• Las conexiones: como se ha mencionado esta herramienta puede conectarse a distintos orígenes de datos desde archivos sueltos hasta plataformas online como Google Drive, Salesforce. Además, permite el cruzamiento de estos datos mostrándolos en un único cuadro de mando. Puede cargar los datos desde ficheros txt, csv y excel; formatos en los que la mayoría de los sistemas exportan sus datos.
• La utilidad: es una herramienta utilizable por toda la infraestructura empresarial, útil para producción, contabilidad, recursos humanos, inventarios, logística, cliente; brindando cuadros de mando adaptados a las necesidades e infraestructura de cada uno de los departamentos y permitiendo el intercambio fluido de información a través de estos.
• Su facilidad para compartir: pues al estar alojado en la nube, con tener conexión a internet se hace factible el acceso de la información para cliente y socios.
• Por ultimo y no menos importante el Precio: Power BI desktop es gratuito y permite la conexión a muchos origines de datos, procesarlos y crear informes. Luego estos pueden publicarse en la app de Power BI a la que se puede tener acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet. Por otro lado, se tiene Power BI Pro (de pago usuario/mes) que permite espacios colaborativos, tiene una mayor frecuencia del refrescamiento de los datos, mayor almacenamiento de la información y mejores medidas de seguridad.

Como ejemplos ilustrativos se puede mostrar:

En una empresa

El departamento financiero de una empresa puede utilizar las potencialidades de esta herramienta para el análisis estratégico de sus ingresos, gastos, llegando hasta el detalle del nivel de sus cuentas contables. Con este análisis no solo mes a mes, sino en gráficos que muestren el histórico de las mismas en los últimos años, ayudaría en la detección de posibles aumentos de costes o baja rentabilidad a futuro. Otra ventaja es que permitirían detectar gastos o anomalías atípicas. Por otro lado, el departamento que se ocupa de las ventas puede con un análisis profundo de sus datos de años anteriores estudiar las tendencias del comportamiento por clientes, zonas geográficas y los momentos con mayor o menor flujo de ventas, y con el análisis de estas tendencias tomar decisiones a corto, mediano y largo plazo; y ajustar sus estrategas de dinámica de venta en caso de que fuera necesario.

El departamento de recursos humanos y capacitación puede hacer estudios del comportamiento de su personal. Estudiar el crecimiento profesional de sus trabajadores, el flujo de los mismos hacia dentro y fuera de la empresa. En caso de ser una empresa multinacional, este departamento pudiera hacer análisis de la fluctuación de la plantilla por países o zonas.

Salud

Con el uso de esta herramienta en un sistema de salud, como un hospital; se pueden hacer estudios de tendencias de las enfermedades que más se presentan por rango de edades, o aquellas que impactan más en la población en determinada época del año. Así mismo, si estos estudios se complementan con estudios de otros hospitales en una misma zona geográfica, permite que se puedan tomar decisiones de la(s) especialidad(es) que más se colapsan en determinada zona y menos en otras, con la posibilidad de incrementar el servicio de esa especialidad en aquella zona donde el servicio este siendo menor que el requerido.

Otro caso de uso puede ser un sondeo de la población con problemas de tensión arterial. A cada paciente se le entrega un dispositivo con soporte IoT. Estos dispositivos enviaran las mediciones a un IoT Hub en la nube. Siguiendo un flujo de filtrado de datos (Stream Analytics) y de transformación de estos (Azure Function), para almacenarlos en un Blob Storage. Los datos almacenados pueden ser consumidos por ejemplo por un Logic Apps que se integre con otras aplicaciones y una página de Powers BI, que muestra los datos de los pacientes ya filtrados y transformados.

Se puede tener además un segundo cuadro de comandos para hacer el monitoreo de la información enviada a la nube desde los dispositivos y el comportamiento de estos conectando el Power BI a la salida del Stream Analytics. Opcionalmente se puede tener otras aplicaciones, por ejemplo, Power Apps que muestren las estadísticas recogidas en el Power BI.

En resumen y valorando las razones antes expuestas

Podemos decir que Power BI es una buena herramienta para los análisis a nivel empresarial. Su flexibilidad para extraer información de una gama amplia de fuentes y ser utilizado por diferentes sectores: económicos, salud, industria, informática y comunicaciones, etc.; es innovador porque permite el desarrollo de informes creativos y la visualización interactiva de los datos; al ser multiplataforma permite crear informes para dispositivos móviles; además combinando, optimizando y transformando datos su optimización le permite un análisis profundo de estos encontrando patrones en los mismos. Además, como los datos están securizados no habrá problemas si se acceden desde un dispositivo móvil, pues el proceso de autenticación del usuario se realiza a través de Azure Active Directory.

Por todo lo antes expuesto, esta herramienta nos permite de manera segura, tener análisis rápidos de nuestros datos, mejor colaboración en nuestros entornos de trabajo, compartir análisis e informes en tiempo real en cualquier dispositivo.