Conduire des investigations à distance

Les entreprises font face à de nombreux défis opérationnels, financiers, et stratégiques significatifs provoqués par la pandémie de coronavirus (Covid-19). La baisse des revenus entrainera probablement des révisions budgétaires, notamment une réallocation des ressources au profit des services clés de l’entreprise pour assurer le maintien des opérations à court terme.

La gestion des investigations est un des sujets qui devra être traité par les sociétés. Bien que certains types d’investigations puissent être reportés, d’autres doivent faire l’objet d’une attention immédiate, notamment au regard de la nature des allégations, par exemple manipulation (fraude ou corruption) associée à des enjeux financiers significatifs, implication de l’intégrité des dirigeants ou du management, ou investigation menée par les autorités.

Au-delà des investigations et des facteurs de risque de fraude courants, l’épidémie de Covid-19 pourrait entrainer un accroissement des pratiques non éthiques, à savoir des fraudes aux états financiers, des détournements d’actifs, de la corruption et des délits d’initiés.

A cela s’ajoutent les mesures de distanciation sociale actuellement mises en œuvre qui rendent plus compliquées la conduite des investigations et limitent voire interdisent les interactions physiques à court terme. 
 

Dans ce contexte, les sociétés doivent s’interroger sur la façon dont elles souhaitent continuer à mener efficacement ou initier leurs investigations.

La planification de l’investigation

Quel que soit le contexte d’intervention, la planification est une étape essentielle dans la conduite d’investigations. Cependant, celle-ci nécessite une attention particulière dans le cadre d’une investigation à distance afin d’en faciliter le bon déroulement et la bonne exécution. En plus des considérations « traditionnelles » de planification, il est nécessaire de prendre en compte les limites et difficultés qui pourraient être associées à la conduite d’investigations à distance en s’interrogeant sur les points suivants :

– Quelle est la meilleure approche pour conduire les entretiens ?
– Notre système de transfert de données est-il suffisamment sécurisé pour échanger des documents électroniques ?
– Comment réaliser des collectes de données à distance ?
– Comment accéder aux données comptables et financières ?
– Comment obtenir la documentation justifiant les transactions ?

Un suivi centralisé

L’exploitation d’un système centralisé permettant le suivi des différents projets et custodians sera un facteur clé du succès. Les équipes d’investigation réparties à travers le monde peuvent s’appuyer sur un système de suivi centralisé des custodians, référentiel unique permettant de contrôler, reporter et partager en temps réel des informations relatives aux différentes phases. Les équipes peuvent être amenées à remplacer les entretiens en personne par des moyens alternatifs comme des questionnaires électroniques.

Les réponses apportées aux entretiens peuvent être rapidement capturées et intégrées dans le système sécurisé, avec des réponses agrégées immédiatement répertoriées et interrogeables. Les parties prenantes peuvent exploiter les données via des tableaux de bord et autres fonctionnalités de reporting automatisé afin de pouvoir suivre et contrôler l’avancement à distance.

Les collectes et traitements de données, et revues de documents

La collecte de certaines données, telles que les emails, les données réseaux ou cloud, ne présente pas de difficulté particulière dans la mesure où celle-ci est réalisée dans la plupart des cas à distance. La préservation des équipements appartenant aux custodians (ordinateurs, téléphones portables et autres sources de données physiques), bien que plus compliquée, peut également être effectuée à distance.

Après avoir identifié les sources de données, les spécialistes eDiscovery peuvent se coordonner avec les équipes informatiques afin d’accéder et de préserver ces données, hébergées localement ou en cloud.

Concernant les équipements, si des moyens d’accès à distance ont été prévus par l’entreprise, il ne devrait pas y avoir d’impact au-delà de la possible vitesse de téléchargement. En cas de non-accès à ces équipements à distance, cette situation impliquerait l’envoi de disques durs cryptés contenant des scripts que les custodians connectent à leurs périphériques afin d’extraire et collecter les données à distance en toute sécurité.

Les données peuvent ensuite être traitées et hébergées sur une plateforme d’eDiscovery, telle que Relativity, permettant la revue, l’annotation et la production de documents.

Les analyses Forensic des données comptables et financières

L’accès à distance aux outils de gestion types ERP et à la documentation justificative y étant sauvegardée permet de réaliser des analyses Forensic sur les données comptables et financières. Les outils de data analytics, capables de gérer un volume significatif de données, combinés aux analyses prédictives, ont considérablement accéléré le temps nécessaire pour identifier les transactions pertinentes. Les systèmes sécurisés de transfert de données améliorent la collaboration entre l’équipe d’investigation et le client et facilitent la communication et la revue d’informations de nature sensible.

Recherches d’intelligence économique

Les recherches d’intelligence économiques peuvent être conduites à distance en consultant des bases de données accessiblesen ligne, à l’exception de certaines informations qui n’ont pas été numérisées dans certaines juridictions.

Entretiens

Bien que l’utilisation de la conférence téléphonique et de la visioconférence soit devenue la « norme » au sein des entreprises, les avocats et les équipes d’investigation doivent soigneusement peser les avantages et inconvénients de la conduite d’entretiens à distance. De nombreux logiciels offrent la possibilité de partager des documents et de communiquer en face à face permettant ainsi d’observer les réactions des personnes interviewées. Cependant, pour les parties prenantes clés de l’investigation et lorsque l’urgence est moindre, les entretiens en personne sont à favoriser afin de mieux maîtriser les circonstances de l’entretien –comme l’environnement, le rythme et l’accès à des documents volumineux.

Alors que les entreprises continuent à adapter leurs opérations à la situation causée par l’épidémie de Covid-19, celles-ci doivent réfléchir à la meilleure manière de prioriser leurs investigations et mettre en œuvre des procédures d’investigation efficaces facilitées par les nouvelles technologies.
Nous disposons d’une expertise et d’une présence géographique internationale qui nous permettent de servir nos clients occupés à traiter les conséquences de la pandémie actuelle sur leurs opérations. Deloitte met à disposition des équipes, des procédures, et des technologies adaptées pour assister ses clients à résoudre leurs problématiques les plus sensibles en ces temps critiques.

Retrouvez toutes les publications

Dans une série de publications, Deloitte Forensic revient sur les impacts business du Covid-19 et sur les démarches qu’il est possible d’entreprendre, afin de résister au choc de la pandémie et de réduire les risques de fraude et de criminalité financière.