Medidas prácticas para la preparación ante una pandemia  

Las autoridades públicas de China y de otros países están adoptando medidas decisivas para responder a esta amenaza emergente para la salud pública: dando consejos sobre viajes, poniendo en cuarentena a las ciudades y convocando un Comité de Emergencia de la Organización Mundial de la Salud (OMS). El 30 de enero, la OMS declaró una emergencia mundial. 

Esta amenaza creciente ha llevado a las empresas a reconsiderar sus propias medidas de preparación para la pandemia. Es importante que las organizaciones sean proactivas y estén preparadas, sin dejar de ser pragmáticas, ya que la situación continúa evolucionando rápidamente. 

Intervenciones tempranas

• Es importante evaluar el nivel de exposición de la organización. Si tiene una gran presencia, sus integrantes realizan viajes de negocios hacia y desde dependencias clave en China (por ejemplo, suministro, generación de ingresos o actividades de subcontratación), tendrá que tomar medidas  decisivas. Debe comprender su nivel de exposición a la amenaza para determinar qué constituye a la respuesta proporcionada.

• Revisar  planes y protocolos de crisis para la Pandemia.   Muchas organizaciones habrán preparado planes de pandemia para el brote de H1N1. El brote actual es un recordatorio para garantizar que los planes estén actualizados y sean adecuados para su propósito, lo cual es esencial para la capacidad de recuperación de las organizaciones.

• Prepararse para proporcionar una respuesta. Si no está incluido ya en los planes ante la pandemia, deben determinarse las acciones de activación y desactivación organizacional significativas y revisar los procedimientos de continuidad para comprender mejor a su personal, funciones y centros operativos críticos.

• Supervisar la política global de viajes. Debe supervisarse proactivamente las últimas pautas de viaje para todas las áreas afectadas y revisar las políticas de viaje en respuesta a ello. La alineación con ciertos proveedores (por ejemplo, las empresas de gestión de viajes) y la capacidad de comunicarse rápidamente con el personal son de suma importancia.

  Comunicación interna y externa

• Comunicarse con los empleados con total oportunidad y a menudo. Los empleados se preocuparán por los últimos acontecimientos y esperarán que las organizaciones proporcionen información precisa. Pueden incorporar el tema de la pandemia en las comunicaciones internas habituales: compartir información e infografía de las autoridades; educar a los viajeros sobre las medidas a tomar y los síntomas a los que deben prestar atención.

• Comprometerse con los proveedores críticos. Las empresas deben tener en cuenta las medidas de preparación para la pandemia con sus proveedores críticos y fomentar el diálogo continuo sobre la preparación en el estado actual en caso de que la amenaza se materialice.

• Mantenerse en contacto con las principales partes interesadas. Es posible que sea necesario coordinarse con las autoridades públicas locales y nacionales como parte de la actividad de preparación
  regional. La comunicación con otras partes interesadas, incluidos los
  inversionistas y los clientes, será fundamental para mantener su confianza. 

  Planificar, supervisar y revisar la respuesta

• Pensar con antelación y planificar el escenario. Es indispensable utilizar la planeación de escenarios para pensar con antelación en cómo se materializarán las diferentes interrupciones en los negocios y poner a prueba las actividades previamente definidas. Es importante considerar las ausencias prolongadas de los empleados, los cierres de zonas geográficas, las interrupciones en la cadena de suministro, etc.

• Mantenerse al día con los consejos e información recientes. Los organismos de salud pública nacionales e internacionales continuarán proporcionando información y asesoramiento. También publicarán las estadísticas más recientes sobre los casos sospechosos, que proporcionarán mediciones útiles para seguir la evolución de la amenaza. Las empresas tendrán que asegurarse de que esto se incorpore en las medidas de preparación de la organización o entidad.

• Mantener activamente bajo revisión los planes, las políticas y los procedimientos. La preparación organizacional es un proceso iterativo. Los planes, políticas y procedimientos deben ser adaptables y flexibles ante la amenaza emergente para asegurar que una organización permanezca preparada y proteja a su personal, su reputación, su estrategia y sus resultados.

  Referencias Organización Mundial de la Salud
  www.who.int/health-topics/coronavirus
  Información sobre el virus y consejos prácticos para viajeros y empresas, incluida la infografía que puede imprimirse en carteles para el lugar de trabajo.