Beneficios de la implementación de procedimientos de aseguramiento de clientes y proveedores -Parte I-

Derivado de los últimos acontecimientos ocurridos en el país y publicaciones efectuadas por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, se han presentado diversas situaciones, en donde varias entidades se han visto involucradas en procesos de investigación por parte de la SAT y/o Ministerio Público –MP-, por el delito de defraudación tributaria e incumplimiento de obligaciones fiscales; en cuyos procesos han surgido algunos casos en los cuales las compañías soportaban transacciones comerciales con documentación que no era legal, suficiente, ni competente para demostrar la compra-venta de bienes y/o servicios reportados en sus estados financieros, los cuales, en su oportunidad, sirvieron de base para la elaboración de las declaraciones de impuestos.

Por lo anterior, con el objetivo de minimizar riesgos de realizar transacciones comerciales con compañías que no se encuentren solventes ante la Administración Tributaria, o bien se encuentren enfrentando procesos judiciales, en nuestra opinión, surge la necesidad en las empresas, de llevar a cabo procesos de validación de políticas de aceptación de clientes y proveedores, así como también de aseguramiento de expedientes de compañías con las cuales ya se realicen operaciones.

El enfoque de este tipo de procedimientos conlleva entre otros, validar que en el proceso de aceptación de clientes y proveedores se solicite el Registro Tributario Unificado actualizado y las patentes de sociedad y empresa, con el objetivo de corroborar que la actividad económica consignada en las mismas sea congruente con el servicio o bien que se negociará en el contrato, así como con el concepto de la facturación que se recibirá de manera periódica. Adicional a lo anterior, se debe implementar políticas de actualización de expedientes de clientes y proveedores constantemente, en donde se solicite la solvencia fiscal de los mismos, y en el caso de los servicios recibidos, se debe contar con informes en donde se haga constar el servicio brindado, para poder soportar la materialización de los mismos, y por ende la deducibilidad de los costos y gastos asociados.

Asimismo, recordemos que la adquisición de bienes y servicios cuyo monto sea a partir Q30,000 debe estar soportada por la documentación que demuestre que los pagos fueron realizados a través de los medios que faciliten los bancos del sistema, distintos al dinero en efectivo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 20 del Decreto 20-2006 y sus reformas.

Finalmente, es importante mencionar que el artículo 38 del Decreto 17-73 y sus reformas, establece que en lo relativo a personas jurídicas se tendrá como responsables de los delitos respectivos a directores, gerentes, ejecutivos, representantes, administradores, funcionarios o empleados de ellas, que hubieren intervenido en el hecho y sin cuya participación no se hubiere realizado éste y serán sancionados con las mismas penas señaladas en el Código Penal para las personas individuales. Continuamos con este análisis en la próxima publicación. Aprovecho la oportunidad para desearles una Feliz Navidad.
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