מיסקונספציות לגבי ניהול ידע

תומאס דבנפורט אשר מתמחה בניהול ידע הגדיר ב- 1994 ניהול ידע כתהליך של שמירה, הפצה ושימוש יעיל בידע. מספר שנים אחר כך ברייאנט דואון הציג את אחת הגדרות המקובלות לניהול ידע לפיה ניהול ידע היא דיסיפלינה שמקדמת גישה אינטגרטיבית לזיהוי, אגירה, הערכה, אחזור ושיתוף של כלל נכסי המידע בארגון.

נכסים אלו כוללים שני סוגי ידע: הידע הגלוי והידע הסמוי.

סוגי ניהול ידע:

הידע הגלוי: נהלים, מסמכי עבודה, מסמכי מדיניות וחומרים נוספים שמתעדים בצורה רשמית את הידע הארגוני. 

הידע הסמוי: המומחיות והניסיון הצבור של העובדים. הידע השמור בראשי העובדים. ידע זה אינו מתועד ובעתות פרישה של עובדים או מעבר בין תפקידים למשל, יכול לגרום להפסד מהותי לארגון. לכן, חשוב לנהל אותו, כחלק מתהליכי ניהול ידע ארגוניים.
 

יישום מוצלח של תהליך ניהול ידע

אחת המיסקונספציות לגבי ניהול ידע היא שזו פעילות אשר עומדת בנפרד משאר פעילויות הארגון. אך בראייתנו, ניהול ידע מתייחס למחזור החיים של הידע הגלוי והחבוי שנמצא בכל מחלקות הארגון, וככזה הוא לא יכול להוות תוכנית פעילות נפרדת. יישום מוצלח של תהליך ניהול ידע דורש הלימה בין המטרות האסטרטגיות של הארגון ותהליך ניהול הידע עצמו. ניהול ידע חייב להתמקד בניהול ידע עסקי קריטי לארגון, וכתוצאה מכך הוא יגרום לשיפור היעילות ואיכות וקצב הייצור בכל מחלקות הארגון ובקרב כל דרגי הניהול. 

מכיוון שתהליכי ניהול ידע מבוססים הן על תפיסה ושיתוף הזיכרון הקולקטיבי והן על המומחיות והניסיון החבויים של העובד היחיד, אין חליפה אחת שמתאימה לכל הארגונים. להיפך, ניהול ידע חייב להיות מותאם למבנה, לסביבה, למוצרים, לשירותים ולתהליכים הארגוניים הייחודים לכל ארגון ויחידה עסקית.

תפיסה שגויה אחרת היא שניהול ידע הוא 'תהליך איתור מידע וניהול מסמכים'. באמירה זו יש מן האמת מכיוון שניהול מסמכים מהווה תת-תחום במכלול הפעילויות שנעשות בתחום ניהול ידע, ויש לו חשיבות רבה לארגון. עם זאת, ניהול ידע הוא תחום הרבה יותר רחב מניהול מסמכים ויש לו השפעה על כלל המערכות, התהליכים והאנשים בארגון. יישום מוצלח של תהליך ניהול ידע משפיע על התרבות הארגונית, מכיוון שהוא מוביל לשינוי בעמדות ובהתנהגות העובדים. בנוסף, יישום של תהליך ניהול ידע אפקטיבי בארגון, מאפשר לעובדים לזהות ולחלוק ידע עסקי קריטי בצורה הרבה יותר קלה ויעילה, והוא אינו גורם, כפי שחושבים בטעות, לעודף מידע בקרב העובדים.

הטמעת תהליך ניהול ידע

מסגרת ההטמעה של תהליך ניהול ידע מאגדת שישה ממדים:

1. החשיבות של הלימה אסטרטגית.

2. הצורך ביצירת תהליכי עבודה.

3. ההתייחסות למחזור החיים של המידע בארגון.

4. החשיבות של האנשים והתרבות הארגונית כתורמים לתהליך ניהול הידע.

5. טכנולוגיה.

6. תוכן והקשר- אירועים מרכזיים, תוכן ואנשי תוכן בארגון.

ממדים אלו מדגישים מדוע ניהול ידע אינו יכול להיחשב כ'תהליך מבוסס טכנולוגיה בלבד'. ניהול ידע חייב להיות חלק מהפעילות, התהליכים והתרבות היום יומית של הארגון, והוא לא יכול להתבסס רק על שינוי טכנולוגי. הוא צריך להיות קשור לתהליכי בקרה ניהוליים, ולהיות מנוהל ע"י גוף ריכוזי אחראי שמטרתו לממש את חכמת ההמון הארגונית, ולא ליצור תהליכי עבודה עודפים ללא ערך לארגון, שזו עוד אחת מהטעויות הנפוצות שמיוחסות לניהול ידע.

התמקדות ברובד אחד מהשישה לא יאפשר הצלחה של הפעילות ויביא לתסכול ותחושת "זה לא יעבוד אצלנו". יש לפעול במקביל היבטי התהליכים התפקידים, האנשים, התוכן, הטכנולוגיה והרתימה למטרות האסטרטגיות.

ניהול ידע משלב תיעוד ומיכון של תהליכים, חשיפה ושיתוף של מומחיות, ניסיון וידע חבוי שקיים אצל העובדים בצורה שמאפשרת להם להפיק את המירב מעבודתם בצורה יעילה ואפקטיבית. הטכנולוגיה הנדרשת בעת ביצוע תהליכי ניהול ידע מהווה גורם תומך ופלטפורמה שמאפשרת לצוותים רבים לעבוד יחדיו בשיתוף ובתיאום. אך רק באמצעות התאמת תהליכי ניהול ידע למטרות האסטרטגיות של הארגון וחיבור התהליך לתרבות הארגונית, כולל היערכות לאפשרות של שינוי באותה התרבות כתוצאה מהתהליך, ניהול ידע יביא ל- ROI מובהק ומשמעותי שיעניק לארגון את היתרון הניהולי, הארגוני והתפעולי. 

מידע נוסף ניתן למצוא ב- Deloitte ניהול ידע