10 azioni che le imprese devono intraprendere per gestire un'epidemia

In questo momento, con tanti Paesi in tutto il mondo alle prese con un'epidemia, molte imprese stanno attivamente assumendo le proprie responsabilità sociali. Come contributori chiave per l'economia del paese, la prima forma di responsabilità sociale che le imprese devono dimostrare è la capacità di continuare a condurre bene gli affari e, contemporaneamente, di organizzare il lavoro dei dipendenti in maniera efficace.
In un momento difficile come questo, in cui molte imprese devono affrontare rischi strategici e operativi, come ritardi o interruzioni delle forniture di materie prime, cambiamenti nella domanda dei clienti, aumenti dei costi, carenze logistiche, problemi di protezione della salute e della sicurezza dei dipendenti, manodopera insufficiente, raccomandiamo di intraprendere le seguenti 10 azioni:

1. Istituire squadre decisionali per fronteggiare l’emergenza

Un'impresa dovrebbe istituire immediatamente gruppi decisionali, come un "gruppo di risposta alle emergenze" o un "grande comitato di gestione delle emergenze", al fine di fissare un protocollo che consenta di prendere decisioni nella maniera più rapida possibile.
Nella scelta dei membri del comitato, l'impresa dovrebbe valutare i punti di forza dei propri professionisti e, laddove necessario, coinvolgere professionisti esterni alla propria organizzazione adeguati alle caratteristiche del proprio business.

2. Valutare i rischi e chiarire i meccanismi di risposta all’emergenza

Molte società multinazionali hanno dei "piani di emergenza " o "piani di sostenibilità aziendale", che di solito sono in grado di attuare immediatamente in caso di grande emergenza.
Se una società non dispone di un piano del genere, dovrebbe condurre immediatamente una valutazione completa di tutti i rischi, inclusi i problemi relativi a dipendenti, all’outsourcing, al governo [?], al pubblico e alla supply chain. In base alle valutazioni sul rischio, la società dovrebbe rispondere alle problematiche relative agli spazi per gli uffici, ai piani di produzione, approvvigionamento, logistica, sicurezza del personale e del capitale finanziario, nonché organizzare altre importanti questioni relative ai piani di emergenza e alla divisione del lavoro.

3. Stabilire un positivo meccanismo di comunicazione delle informazioni per dipendenti, clienti e fornitori e creare documenti di comunicazione standardizzati

È importante stabilizzare la supply chain e la mentalità dei dipendenti interni e dei partner esterni, nonché rafforzare la gestione della pubblicità e dei servizi alla clientela per evitare l'opinione pubblica negativa causata da negligenza o incoerenza.
Allo stesso tempo, il sistema informativo esistente di un'azienda dovrebbe essere utilizzato per raccogliere, trasmettere e analizzare informazioni sull'epidemia ed emettere tempestivi avvisi di rischio.

4. Mantenere il benessere fisico e mentale dei dipendenti e analizzare la natura delle diverse attività e dei posti di lavoro per garantire un'adeguata ripresa del lavoro

Secondo l'ultimo sondaggio di Deloitte sulle risposte alle epidemie delle HR , l'82% delle aziende ritiene che "accordi di lavoro flessibile" siano ora gli strumenti più importanti per la gestione dei dipendenti. Raccomandiamo alle aziende di stabilire immediatamente un meccanismo flessibile di ferie e lavoro, usando mezzi tecnici per stabilire parametri di tele-lavoro durante periodi speciali.

Oltre a questo, l'impresa dovrebbe istituire un sistema di monitoraggio della salute del personale e mantenere riservate le informazioni sulla salute personale dei dipendenti.
Le imprese dovrebbero garantire la sicurezza degli ambienti di lavoro pulendo e disinfettando rigorosamente i luoghi di lavoro in conformità con i requisiti di gestione dell'igiene delle autorità sanitarie pubbliche nazionali e regionali per periodi di gravi malattie infettive.
Le imprese dovrebbero rafforzare l'educazione alla sicurezza relativa alle epidemie, stabilire linee guida di autoprotezione dei dipendenti basate sui fatti e aumentare la consapevolezza sulla sicurezza e la prevenzione dei rischi.

5. Concentrarsi sui piani di risposta ai rischi legati alla supply chain

Le società multinazionali di solito riescono ad organizzarsi per utilizzare strutture di uffici "ridondanti" e attivare canali di approvvigionamento di materie prime in diversi paesi o regioni in anticipo, in modo che il lavoro nella "zona infetta" possa essere rapidamente ripreso o che la produzione non venga interrotta per mancanza di capacità o materie prime.
Nella gestione delle scorte, le organizzazioni devono considerare il ciclo di digestione delle scorte prolungato causato da consumi bloccati, il corrispondente aumento dei costi finanziari e la pressione sul flusso di cassa. Allo stesso tempo, nelle industrie con lunghi cicli produttivi, le organizzazioni devono prepararsi in anticipo per un rimbalzo dei consumi una volta che l'epidemia si sia attenuata e prevenire il rischio di scorte insufficienti.

6. Sviluppare soluzioni per la compliance e i rischi legati al mantenimento delle relazioni con i clienti che derivano dall'impossibilità di riprendere la produzione nel breve periodo

Dopo l’esplosione di un’epidemia, le organizzazioni dovrebbero cooperare con i clienti per comprendere i cambiamenti nelle condizioni del cliente e del mercato e confermare l'impatto della ripresa, della consegna degli ordini, della domanda e dei cambiamenti del mercato.
Le leggi sull'esecuzione dei contratti civili e commerciali possono entrare in gioco, poiché non tutte le inadempienze scatenate da un'epidemia possono essere prive di conseguenze legali.
Le imprese dovrebbero identificare e valutare i contratti le cui prestazioni potrebbero essere influenzate dall’epidemia e comunicare tempestivamente la controparte per mitigare eventuali perdite, nonché valutare se sia necessario firmare un nuovo contratto e conservare le prove da utilizzare in possibili cause civili.

7. Praticare la responsabilità sociale, gestire gli stakeholder e incorporare strategie di sviluppo sostenibile nel processo decisionale

Le imprese devono obbedire alla pianificazione e alle disposizioni unificate del governo.
Una corretta divulgazione delle informazioni aziendali può migliorare l'immagine pubblica dell’azienda.
Per le aziende, la pratica più importante è quella di attuare la responsabilità sociale delle imprese dal punto di vista dell'ambiente, della società, dell'economia e della stabilità dei dipendenti, nonché coordinare le relazioni con la comunità e le forniture. Dovrebbero valutare il possibile impatto e la durata dell'epidemia, adeguare i piani e, a livello di azionisti o di consiglio, comunicare le misure proposte e i risultati della valutazione.

8. Elaborare un piano di gestione dei dati anagrafici dei dipendenti, della sicurezza delle informazioni e della privacy

Le imprese dovrebbero stabilire buoni meccanismi di gestione dei dati anagrafici dei dipendenti e registrare personale interno ed esterno, fornitori, partner e altro personale con cui hanno contatti.
Dovrebbero anche essere in grado di elaborare tempestivi piani di risposta alle emergenze per quanto riguarda la sicurezza informatica. Per organizzare il personale che lavora da remoto e non, è necessario stabilire un supporto sia da remoto sia sul posto che lavori 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 per garantire il monitoraggio di sale computer, reti, sistemi, applicazioni e risorse.
Le aziende dovrebbero anche proteggere la privacy personale e i dati clinici (siano essi di clienti o dipendenti) controllarne rigorosamente l'accesso, la trasmissione e l'utilizzo. Per i dati clinici e medici, in particolare, è particolarmente critico impostare un controllo e una protezione degli accessi alle informazioni.

9. Le aziende devono prendere in considerazione l'adeguamento dei propri budget e piani di attuazione, piani di flusso di cassa e meccanismi di allarme per il commercio internazionale

Secondo i dati di Deloitte, il 46% delle aziende prevede di ridurre i propri ostacoli di prestazione per il 2020. Allo stesso tempo, consigliamo alle aziende di prestare attenzione al flusso di cassa e di organizzare la pianificazione di cassa in modo di garantire la sicurezza dei fondi tenendo conto dei fornitori a valle e a monte, ma anche dei piani di lavoro dei dipendenti.
Inoltre, le aziende dovrebbero prestare molta attenzione alla situazione del commercio, sia per le importazioni che per le esportazioni, in particolare a possibili improvvisi cambiamenti o catastrofi in luoghi da cui provengono i principali prodotti, che avranno un impatto sul commercio e potenzialmente potrebbero causare enormi perdite alla società stessa. Per prevenire tali incidenti, le aziende dovrebbero preparare delle risposte adeguate a “scenari di emergenza" per i fornitori di base, che possono includere piani di copertura tramite futures, commercio internazionale e trasporti e fornitori alternativi.

10. Aggiornare i meccanismi di gestione dei rischi aziendali

Secondo il report sulla gestione dei rischi aziendali di Deloitte il 76% dei gestori del rischio ritiene che la propria azienda potrebbe rispondere efficacemente in caso di grave emergenza incombente. Tuttavia, solo il 49% delle imprese ha sviluppato protocolli pertinenti e condotto pre-test basati su scenari di emergenza, e solo il 32% delle imprese ha condotto "importanti esercizi di simulazione di emergenza" o formazione.
La maggior parte delle imprese potrebbe dover affrontare eventi di rischio imprevisti in qualsiasi momento: è una questione di quando, non se. Le imprese, quindi, dovrebbero stabilire o aggiornare i propri sistemi di gestione dei rischi per identificare i rischi chiave e costruire un piano di mitigazione. Il rafforzamento del sistema di gestione dei rischi è importante tanto quanto la gestione di eventi negativi quando si presentano.