Возвращение на рабочие места: правила для руководителей, стремящихся обеспечить устойчивость своего бизнеса

Поскольку коронавирусная инфекция явилась причиной полного изменения рабочей среды, самым главным приоритетом при реагировании на новые условия стало обеспечение здоровья и безопасности сотрудников, продолжение оказания наиболее необходимых услуг, а также виртуализация рабочих процессов и образования¹.

Руководители, обеспечившие устойчивость своих организаций на этапах реагирования и восстановления, а затем и роста, должны теперь уделить основное внимание эффективному и, главное, безопасному возвращению на рабочие места и/или восстановлению доступа к ним. Однако большое количество неизвестных в этом процессе (изменения в социальных договоренностях, макроэкономические последствия, местное медицинское регулирование, предпочтения отдельных сотрудников, боязнь многолюдной рабочей среды) делает решение этой задачи сопоставимым по сложности с квантовой физикой, нежели простой арифметикой.

В нашей статье, посвященной этапу восстановления деятельности (The essence of resilient leadership: Business recovery from COVID-19), мы говорим о том, что устойчивость должна стать не целью, а состоянием организации. Устойчивость представляет собой способность проявить характер, несмотря на непростые условия деятельности. В условиях динамично меняющейся среды руководители высшего звена должны выявлять, обсуждать и принимать важные стратегические решения, а не применять формализованный подход, основанный на контрольных проверках. Руководители, ориентированные на обеспечение устойчивости, исходят из того, что планы возобновления деятельности сравнимы с сургучом, пластичность которого повышается в зависимости от «накаленности» ситуации, учитываемой в корректируемых планах. Между тем подход, основанный на контрольных проверках, можно сравнить с затвердевшим и хрупким сургучом, который крошится под давлением печати.

Таким образом, в настоящей статье руководителям высшего звена предлагается открыть доступ к рабочим местам после того, как будут сделаны следующие шаги:

• оценка последствий для организации в связи с изменениями, внесенными в социальные контракты с сотрудниками;
• предоставление ответов на основные стратегические вопросы, касающиеся работы, персонала, рабочих мест, от которых зависит принятие решения о возвращении на рабочие места;
• использование важных инструментов с целью получения информации, необходимой для принятия стратегических решений, включая навигатор для возвращения на рабочие места (Reopen the Workplace Navigator), экономические сценарии и портал государственного реагирования² с обновленным законодательством, действующим более чем в 100 странах.

Изменения в социальных контрактах

Изменения в социальных контрактах, особенно между работодателями и работниками, явились наиболее значимыми переменами, вызванными ситуацией, связанной с COVID-19. Подразумеваемые контракты основаны на общепринятых и обычно не обсуждаемых допущениях о том, как должны строится отношения. Рассмотрим наиболее значимые изменения в этих контрактах:

• общепринятые границы между жизнью на работе и дома оказались размыты после того, как работники перешли на работу в «домашние офисы» и стали общаться друг с другом с помощью видеоконференций из своих кухонь, а иногда и во время планирования занятий;
• эмоциональное благополучие сотрудников становится одним из главных и заметных приоритетов, особенно если сотрудники сталкиваются с травмой утраты близких и друзей;
• все предубеждения против работы из дома исчезают. Например, агентство, контролируемое государством, перевело своих сотрудников на удаленную работу и обнаружило, что производительность возросла, несмотря на предположения об обратном;
• компании и государство столкнулись с обратной стороной текучки персонала, будучи вынуждены решать вопросы поддержки гиг-работников, которые теперь составляют большинство сотрудников.

В то же время ожидания, связанные с повышением безопасности (физической, эмоциональной, финансовой и цифровой), значительно выросли среди всех групп заинтересованных сторон и в особенности среди сотрудников. Данное явление рассматривается в нашем исследовании The essence of resilient leadership.

Ключевые стратегические вопросы

В ходе проведения наших масштабных исследований мы выявили три основных измерения работы будущего: работа (что), персонал (кто) и рабочее место (где). Хотя данная статья посвящена возвращению на рабочие места, связанные с этим решения имеют тесное отношение к работе и персоналу как таковым. Руководители, заинтересованные в устойчивости своего бизнеса, делятся с сотрудниками своими наработками в области решения этих вопросов, чтобы заранее начать двигаться в том направлении, которое станет приоритетным после возвращения на рабочие места. При этом необходимо учитывать нижеследующие вопросы.

Каким образом планируется возвращение на рабочие места?

• Определите, какие функции, задачи и роли должны выполняться на рабочем месте для обеспечения необходимой эффективности, а какие можно выполнять удаленно. При выборе сотрудников, которые должны физически присутствовать на рабочем месте, проявляйте особую тщательность, поскольку это требует эффективных мер для обеспечения их безопасности.
• Оцените виды работы, которые должны выполняться при присутствии работников на рабочих местах, включая продолжительность работ. Эти данные послужат в качестве исходных для планирования необходимого рабочего пространства и мер безопасности.
• Оказывайте поддержку командам, работающим удаленно. Определите методы и правила работы для команд, работающих удаленно (стиль работы, стандарты, технологические решения), проведите обучение на тему повышения эффективности работы в условиях удаленной работы и работы из дома.
• Создавайте сценарии для оценки возможных вариантов организации кадровых ресурсов и рабочих мест с учетом таких факторов, как производительность труда, затраты, безопасность и рабочие условия. 
• Разработайте поэтапный план по возврату отобранных сотрудников на рабочие места.
• Разработайте и стандартизируйте правила управления процедурами тестирования, мониторинга, подготовки рабочего пространства и оборудования, а также процедуры контроля за посетителями, призванные повысить производительность труда, психическую и психологическую безопасность сотрудников.

Как обеспечить безопасность сотрудников при возвращении на рабочие места и их производительность?

• Проверьте последние версии корпоративных руководств по проведению тестирования, мер безопасности и санитарно-гигиенических мер на предмет их актуальности в случае возвращения на рабочие места в ближайшее время. Разработайте политику санитарных мер и обеспечьте необходимые возможности для мониторинга объектов.
• При необходимости измените правила использования рабочих мест, чтобы обеспечить надлежащую дистанцию между сотрудниками и соблюдение гигиенических требований. Подумайте об организации «консьерж-сервиса» для сотрудников, чтобы улучшить их самочувствие, здоровье и безопасность.
• Пересмотрите и, если необходимо, обновите кадровые политики, процедуры и программы организации с точки зрения таких возможных сценариев, как отказ сотрудников выйти на работу или возникновение семейных обстоятельств, препятствующих их возвращению на работу.
• Изучите и обеспечьте соблюдение предписаний правительства и требований законодательства.
• Создайте каналы обратной связи для получения информации о насущных вопросах, интересующих сотрудников, и условиях их работы. Как можно чаще проводите оценку настроения сотрудников и информируйте их о сделанных выводах.
• Разработайте план управления изменениями и информирования, чтобы повысить уверенность сотрудников в будущем и их мотивацию после возвращения на рабочие места.
• Подумайте, какие дополнительные технологические решения и инструменты необходимы для организации совместной работы и управления задачами, которые выполняют команды на местах и команды, работающие из дома.

Как обеспечить финансовую устойчивость организации?

• Разработайте финансовую модель, основанную на различных сценариях возвращения на рабочие места и восстановления деятельности, обращая особое внимание на поддержание ликвидности/денежной позиции и обеспечение необходимой капитализации.
• Продолжайте оценивать программы государственной поддержки³, которые можно использовать для частичного финансирования процесса возвращения сотрудников на рабочие места.

Важные инструменты для закрепления результатов

Очевидно одно — руководство должно знакомить сотрудников со своими планами, придерживаясь открытости, и не допускать какой-либо скрытости. Неопределенность, связанная с эпидемиологическими тенденциями и настроением общества, может существенно повлиять на реализацию тщательно разработанных планов. Другая причина этого состоит в том, что формальное использование контрольных процедур разъединяет, а не объединяет. Перечисленные ниже инструменты могут помочь руководителям, стремящимся обеспечить устойчивость своих организаций, найти ответы на следующие важные вопросы:

• Навигатор «Делойта» по возвращению на рабочие места. Воспользоваться этим инструментом можно, обратившись к руководителю одной из фирм-участников «Делойта» или к лицу, указанному в разделе «Контактная информация» к этой статье. В навигаторе содержится подробная информация о различных вопросах, включая структуру центра управления, выполнение правил, заботу о здоровье сотрудников, физическое пространство и экосистему, стратегии рабочей силы и управления персоналом, финансовые аспекты и сценарное моделирование.
• Различные экономические сценарии, включая допущения в области эпидемиологии, общества, технологий и окружающей среды. Понимание возможных краткосрочных сценариев имеет крайне важное значение с точки зрения устойчивости при возвращении сотрудников на рабочие места.
• Созданный «Делойтом» портал государственного реагирования, содержащий информацию об ограничениях передвижения, критериях возобновления деловой деятельности, программах государственной поддержки и прочих аспектах деятельности в более чем 100 странах мира. Хотя ответы на многие стратегические вопросы из этого ряда можно дать на уровне компании, открытие рабочего пространства зачастую обусловлено местной спецификой. На планы возвращения сотрудников на рабочие места влияет множество правил, действующих на местном уровне.

По мере появления ясности вокруг данных стратегических вопросов руководство получает возможность разработать жизнеспособный план возвращения сотрудников на рабочие места. Предусматривая определенную гибкость этого плана, а также учитывая основные факторы неопределенности, организация может закрепить свои результаты.

Deloitte, Workforce strategies for post COVID-19 recovery: The bridge from responding to the crisis to preparing to thrive in a new normal, 2020. («Делойт», «Стратегии управления персоналом в условиях восстановления деятельности после COVID-19: связующее звено между реагированием на кризис и подготовкой к продолжению роста в новых реалиях», 2020 года)
В разделе портала «Влияние на общество и бизнес» рассматриваются ограничения на снятие ограничений, критерии возобновления обычной деловой деятельности и т. д.
В разделе портала «Налоги и финансы» рассматриваются доступные меры поддержки в форме государственных программ.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

¹Deloitte, Workforce strategies for post COVID-19 recovery: The bridge from responding to the crisis to preparing to thrive in a new normal, 2020. («Делойт», «Стратегии управления персоналом в условиях восстановления деятельности после COVID-19: связующее звено между реагированием на кризис и подготовкой к продолжению роста в новых реалиях», 2020 год)
²В разделе портала «Влияние на общество и бизнес» рассматриваются ограничения на снятие ограничений, критерии возобновления обычной деловой деятельности и т. д.
³В разделе портала «Налоги и финансы» рассматриваются доступные меры поддержки в форме государственных программ.

Запросы

Контактная информация для СМИ: globalcommunications@deloitte.com
Контактная информация для клиентов: covidclientpmo@deloitte.com. Наш Офис управления проектами переадресует ваш запрос в соответствующее подразделение «Делойта».