Как заставить внутренние политики работать на вас?

Новый год – время, когда все мы задумываемся об обновлении. В этом ключе предлагаем обратить внимание на внутренние политики и процедуры в вашей компании. Можете ли вы с уверенностью сказать, что этим документам следуют, их понимают и они отражают существующие бизнес-процессы? Делойт Форензик предлагает семь рекомендаций, следуя которым «залежавшиеся на полке» политики и процедуры начнут эффективно работать.

1.       Выясните, как устроен существующий процесс в компании

Политика должна быть актуальной и полезной. Для этого определите владельцев бизнес-процесса, его контрольные точки, а также документацию в рамках этого процесса. Положения политики должны максимально подробно разъяснять все сложные и неоднозначные моменты, не оставляя возможностей для вольной трактовки тех или иных ситуаций.

2.       Документ должен быть «user-friendly»: написан простым и понятным языком и четко структурирован

При создании нового документа или изменении существующего необходимо его проанализировать и убедиться, что все написано доступным и понятным языком, нет положений, которые могут трактоваться разными способами. Язык документа должен быть понятен даже тем сотрудникам, которые не задействованы в этих бизнес-процессах.

3.       Документ не должен быть большим. Не забывайте ссылаться на уже существующие применимые политики.

Составляя внутренний документ, необходимо помнить, что чем он короче и лаконичнее, тем проще в нем ориентироваться внешнему пользователю. Излишние слова и положения могут легко привести к потере основного смысла. Хорошим тоном будет вывести на первые страницы краткие выдержки основных положений со ссылками на более подробные детали, описанные далее.

4.       Указывайте ответственных лиц и контакты, к кому можно обратиться за помощью и разъяснениями

Если у пользователя политики или процедуры после прочтения все же остались вопросы, у него должна быть возможность их прояснить: оставьте в документе контакты лиц, к которым можно обратиться. Это может быть как ссылка в отдельной секции самой политики, так и отдельный перечень лиц, с указанием, по каким вопросам к ним можно обращаться.

5.       После внедрения нового документа сделайте рассылку с кратким описанием, а через некоторое время проведите обучение

Обучение и тренинги по самым существенным политикам и процедурам – это наиболее эффективный способ помочь сотрудникам понять содержание документа и сформировать навыки его применения на практике. Очень правильно в такое обучение включать распространенные реальные кейсы с их подробным разбором.

6.       Иногда делайте рассылку с напоминанием основных положений документа

Чтобы сотрудники не забывали об имеющихся в компании политиках и процедурах, им необходимо об этом напоминать с помощью рассылки по электронной почте, где будет информация с кратким содержанием процедур и ссылками на сами документы.

7.       Сделайте памятку c основными положениями ключевых политик

Такую памятку сотрудники сохранят на своих рабочих компьютерах, и это поможет им лучше осознать и запомнить структуру политик во время ежедневной работы.

Соблюдая эти рекомендации, можно наладить механизм эффективной бизнес-коммуникации относительно правил и процедур, уже работающих или только внедряемых в компании, а также быть уверенными, что все сотрудники смогут правильно применять их на практике.