COVID-19 – Dekning av utgifter til hjemmekontoret

Som svar på COVID-19 har mange arbeidsgivere raskt flyttet arbeidsstyrken fra fysiske arbeidsplasser på kontoret over til fjernarbeid fra hjemmekontor eller liknende. Med en stor del av arbeidsstyrken arbeidende hjemmefra, oppstår det behov for støtte fra arbeidsgiver til å dekke ekstrakostnader til alt fra god internettilgang, wifi, ekstern PC-skjerm, møbler, barnepass og trening.

Når arbeidsgivere bestemmer om, og hvilke utgifter i tilknytning til fjernarbeid som skal støttes, bør de også vurdere de ulike skatte-, rapporterings- og administrative konsekvensene av deres beslutninger.

Utgifter som kan dekkes

Det er mange eksempler på utgifter som kan dekkes av arbeidsgiver i forbindelse med fjernkontor. Felles for disse er å gjøre det enklere og tryggere for arbeidstaker som jobber hjemmefra.

• Teknologi
  • Bærbar eller stasjonær datamaskin
  • PC-skjerm
  • Skriver
  • Hodetelefoner
  • Tastatur, mus og andre eksterne enheter
  • Programvareoppdatering og lisenser
  • Kostnader for internettilgang og nødvendig utstyr
• Kontorlokaler og møbler
  • Del av husleie/huslån
  • Skrivebord
  • Stol
  • Belysning
  • Arkivskap
  • Ergonomisk utstyr
• Barnepass
  • Månedelig eller daglig dekning kostnader til barnepass
  • Direkte dekning av kostnader til barnepass
• Velvære
  • Treningsutstyr
  • Virtuelle treningstimer
  • Meditasjonsapplikasjoner
  • Årlig trivselstilskudd

Hva bør arbeidsgiver tenke på?

I et globalt perspektiv bør arbeidsgivere være oppmerksomme på eksisterende lovgivning knyttet til arbeidsgivers dekning av kostnader for ansatte, samt nyere forskrifter implementert av myndighetene som et svar på utfordringene under COVID-19-utbruddet; ved å håndtere dette riktig, vil man kunne sikre at kostnadsdekningen ikke har uønskede skatte- og avgiftsmessige konsekvenser for arbeidsgiver og ansatte.

Der arbeidsgiver refunderer ansattes kjøp av nødvendig hjemmekontorutstyr etter regning (på nærmere beløpsmessige vilkår), og avtaler at utstyret er på lån fra bedriften, er arbeidsgiver for norske skatteformål ikke pliktig til å betale arbeidsgiveravgift, og arbeidstaker blir ikke ilagt skatt og trygdeavgift på beløpet. Feil håndtering av slik utgiftsdekning kan medføre unødvendige kostnader for arbeidsgiver og arbeidstaker.

Eksempler på hva arbeidsgiver må vurdere

• Skatt
  • Gjennomgå gjeldende regler for skatt-, avgifts- og trygdehåndtering som kan påvirke hva som dekkes, hvordan det dekkes og dekningens omfang.
  • Forstå eventuelt regelverk knyttet til dokumentasjon, og fastlegge en robust prosess som sikrer at vilkår for eventuelle skatteintensiver er oppfylt.
• Rapportering
  • Gjennomgå og oppdatere HR- og lønnsavdelingenes retningslinjer for dekning av utgifter til fjernarbeid og tilhørende reiser, både under, og etter COVID-19-utbruddet.
  • Sørg for at lønnsrapportering og skatteforpliktelser gjenspeiler lokale regler og forskrifter.
• Administrasjon
  • Kommunisere oppdaterte retningslinjer og gjeldende policy for utgifter ved fjernarbeid til arbeidstakerne.
  • Informere om eventuelt nye grensesnitt i lønnssystemet for rapportering av kostnader til utstyr og søknad om refusjoner, etc.
• Incentivordninger
  • Evaluere eksisterende fordelstilbud (f.eks. pendlergodtgjørelse) for å sikre fortsatt verdi og relevans for fjernarbeiderne. 
  • Kartlegge behov for å introdusere nye incentiver, som styrker den nåværende talent- og avlønningsstrategien.