Personalrabatter og gaver – strengere regler fra 2019 har blitt presisert i forskrift

For personalrabatter er regelen klar, men gjennomføringen vil for mange arbeidsgiver by på en del utfordringer. Maksimal skattefri rabatt som en ansatt kan få ved kjøp av varer og tjenester fra arbeidsgiver er kr 7 000 per inntektsår. Det er ikke mulig å spare opp rabatt ved å overføre ubenyttet rabatt til året etter. Rabatten må ikke overstige 50 %. Gis det en høyere rabatt vil hele rabatten være skattepliktig lønn.

Regelen gjelder også rabatt som en ansatt mottar fra en kunde, leverandør eller selskap innen samme konsern vil omfattes og vil da inngå i den årlige skattefrie rabatten på kr 7 000. Forutsetningen er at varen eller tjenesten også omsettes i arbeidsgivers virksomhet.

Omsetningsverdi – utsalgspris, eventuelt allment tilgjengelig rabatt

Som varslet er det omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet som skal benyttes for beregning av rabattens størrelse i prosent og beløp. Dersom arbeidsgiver selger varer og tjenester til sluttbruker, må man ikke alltid bruke utsalgsprisen. Det er åpnet for at man kan bruke den prisen som er allment tilgjengelig på kjøps- eller bestillingstidspunktet, som f.eks. kampanje- eller tilbudspriser hos konkurrenter.

Dersom en forening har en rabattavtale som for eksempel gir 10 % rabatt, vil prisen medlemmene får med avtalen kunne brukes som omsetningsverdi i beregningen. Forutsetningen er at foreningen har lav terskel for medlemskap, som Den Norsk Turistforening eller OBOS.

Enkelte bankkort kan gi faste rabatter i utvalgte butikker og større rabatter på «handledager». Skattedirektoratet har uttalt at den rabatterte prisen som kan oppnås på denne måten også kan brukes som omsetningsverdi.

Arbeidsgivers rapporteringsplikt

Det er ingen krav til rapportering av skattefrie rabatter, rapporteringsplikt foreligger kun for den skattepliktige delen.

Frist for innberetning følger de vanlige reglene om innberetning for den måneden rabatten gis. Det gis 2 måneder utsatt frist for rabatter fra andre, som kunder, leverandører mv. for å gi tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig informasjon. Utsatt rapportering gir også utsatt beskatning (rapportering og mulig skattetrekk).

Dokumentasjon på allment tilgjengelig rabatt

I mange tilfeller vil det være nødvendig å oppbevare dokumentasjon på omsetningsverdien, særlig der arbeidsgiver ikke omsetter til sluttkunder eller man ønsker å benytte en tilbudspris eller kampanje som er tilgjengelig i markedet. Her vil det bli påkrevd at man tar vare på utskrifter eller bilde av annonse på tilsvarende vare eller tjeneste ved kjøp eller bestilling.

For leiebil, hotell eller flyreiser er det uttalt at det kreves utskrift av tilsvarende produkt uten personalrabatt for samme produkt ved tidspunktet for bestilling.

Krav til system og rutiner

Arbeidsgiver som tilbyr personalrabatt enten selv eller gjennom kunder, leverandører eller konsernselskaper, må etablere et system og lage rutiner for å få oversikt over rabatter og mottakere for at lønnstrekk og lønnsinnberetning skal bli korrekt.

Sanksjoner og gebyrer

I noen tilfeller kan det være utfordrende for arbeidsgiver å få en oversikt over rabatter som de ansatte får fra andre. For å unngå risiko for gebyrer og tilleggsskatt bør det tas inn bestemmelser i personalhåndbok og nye arbeidskontrakter om at den ansatte har plikt til å gi opplysninger om rabatter og ytelser de mottar fra forretningsforbindelser mv.

Selve plikten til å betale arbeidsgiveravgift, lønnstrekk og innberette er ikke avhengig av kvaliteten til rutinene, disse pliktene gjelder uansett. Dersom den ansatte forsømmer sin plikt til å gi opplysninger og arbeidsgiver ikke hadde mulighet til å fange dette opp, vil nok noen mene at 8,5 % forsinkelsesrente er straff nok.

Gaver til ansatte

For gaver ansatte mottar gjennom arbeidsforholdet er det fra 2019 visse justeringer i de skattefrie satsene. Det viktigste er at arbeidsgiver vil ha innberetningsplikt for gaver en ansatt mottar fra tredjeparter, på samme måte som for rabatter.

Den spesielle gaveregelen om gullklokke regnes som utdatert og oppheves. Der man tidligere kunne gi en skattfri gave ved 25 års ansettelse er dette nå redusert til 20 år. Regelen om skattefri gave som belønning ved idékonkurranser, forslag som kan føre til forbedring av organisasjon eller arbeidsmetoder fjernes.

Det er verdt å merke seg at det er et vilkår at interne gaver må gis som ledd i en generell ordning, i motsetning til gaver fra tredjeparter. Videre er det fortsatt slik at gavene må være naturalytelser (ikke kontanter).

Gaver i arbeidsforhold, inklusive ytelser fra forretningspartnere/tredjeparter

Nye beløpsgrenser m.v. fra 2019 - 2018-satser i parentens.

Lang ansettelse (20. år, deretter hvert nye 10 år) - Kr 8.000

Bedriftsjubileum 25 år/delelig med 25 - Kr. 4.000 (kr 3.000)

Ekteskapsinngåelse - Kr. 4.000 (kr 3.000)

Bursdager 50 år (deretter hvert tiende) - Kr 4.000 (kr 3.000)

Ved pensjonering - Kr 4.000 (kr 3.000) 

Avslutning av arbeidsforhold etter minst 10 år - Kr 4.000 (kr. 3.000)

Bedriftsjubileum delelig med 50 - Oppheves (kr. 4.500)

Idekonkurranser/belønning til forbedring av organisasjonen eller arbeidsmetoder - Oppheves (kr 2.500)

Oppmerksomhetsgaver av bagatellmessig verdi - Skattefritt (skattefritt)

Andre gaver - Kr 1.000 (kr. 1.000)

Andre gaver eller beløpsgrense overskredet - Skattepliktig (skattepliktig)

Deloitte kan bistå med utarbeidelse av systemer, rådgivning knyttet til implementering herunder arbeidsrettslige forhold. I tillegg vil vi kunne bistå lønnsavdelinger med tekniske forhold knyttet til rapportering og lønnsinnberetning.