Análisis

Desafíos y oportunidades en entornos inciertos: El papel del secretario corporativo en pandemia  

Por: Rogelio Gutiérrez, Socio de Deloitte Legal y Juan Diego Cruz, Gerente de Deloitte Legal.  

En este artículo, los autores señalan el marco teórico del secretario corporativo y sus principales funciones, así como analizan las principales limitaciones que ha enfrentado para el desarrollo de sus actividades durante la pandemia del Covid-19, las adecuaciones implementadas para el desarrollo de las juntas de accionistas durante la pandemia, y los desafíos y oportunidades que plantea el desarrollo de las funciones del secretario corporativo en el contexto actual.

Los roles clave del secretario corporativo

El término secretario corporativo no se encuentra contemplado expresamente en el ordenamiento jurídico peruano; sin embargo, el ejercicio de sus funciones es reconocido en la práctica corporativa peruana bajo distintos esquemas adecuándose a la estructura organizacional de las compañías constituidas en los tipos societarios reconocidos en la Ley General de Sociedades, Ley N° 26887. El secretario corporativo, a lo largo de la historia, tiene como función principal coordinar estratégicamente en forma estrecha con los órganos corporativos de las compañías tales como junta general de accionistas, directorio y gerencias, a fin de brindar recomendaciones desde la perspectiva legal para la implementación de altos estándares y prácticas de buen gobierno corporativo en acciones vinculadas a: (i) orden y mantenimiento de los registros internos, (ii) organización y planeamiento oportuno de las reuniones societarias, (iii) elaboración y presentación de informes a los órganos corporativos; y (iv) monitoreo continuo del cumplimiento de las prácticas de buen gobierno corporativo. 

El alcance de las funciones mencionadas es el siguiente:

  1. Custodia y mantenimiento de los registros internos. Resguardar en un lugar seguro los libros y registros corporativos, actualizar su contenido en línea con las políticas corporativas y verificar que los acuerdos societarios adoptados cuenten con respaldo físico o electrónico.  
  2. Organización y planeamiento oportuno de las reuniones societarias. Programar reuniones de órganos corporativos y coordinar para identificar las potenciales fechas de las convocatorias a las mencionadas reuniones, así como identificar puntos de la agenda y preparar los materiales.
  3. Administración de información. Coordinar con las líneas de negocio internas de las compañías para la elaboración de reportes con información de calidad, para permitir a los miembros de los órganos corporativos adoptar acuerdos informados. 
  4. Monitoreo continuo del cumplimiento de las prácticas de gobierno corporativo. Verificar el cumplimiento continuo del estatuto social, políticas internas implementadas y alertar a los órganos corporativos si se cuentan con los comités internos necesarios para la continuidad del negocio de la compañía. 

 

El secretario corporativo tiene como función principal coordinar estratégicamente con los órganos corporativos de las compañías tales como junta general de accionistas, directorio y gerencias, a fin de brindar recomendaciones desde la perspectiva legal para la implementación de altos estándares y prácticas de buen gobierno corporativo.

El secretario corporativo durante la pandemia

Como se puede identificar, las funciones del secretario corporativo generan que sea un elemento vital en las coordinaciones entre los órganos corporativos de una compañía (junta general de accionistas, directorio y gerencias), creando el ambiente idóneo para la toma eficiente y eficaz de decisiones que contribuyan a la estrategia de desarrollo del negocio en forma continua y sostenida.

Las decisiones estratégicas en una compañía en el contexto de crisis actual causado por la pandemia del virus COVID-19 refuerzan la necesidad de participación del secretario corporativo toda vez que el contexto mencionado obliga a las compañías a adoptar las medidas necesarias para perfeccionar su toma de decisiones, establecer alianzas estratégicas internas y externas a la compañía y desarrollar modelos de negocios con costos razonables basados en decisiones corporativas adoptadas con información de calidad.

En ese orden de ideas, el secretario corporativo encontró una primera limitación al desarrollo de sus funciones a raíz de la declaración del Estado de Emergencia a nivel nacional dispuesto mediante el Decreto Supremo N° 044-2020-PCM del 15 de marzo del 2020, el cual suspendió determinados derechos constitucionales, entre ellos la libertad de reunión y de tránsito; así como también dispuso el aislamiento social obligatorio. A raíz de ello, la dinámica de las funciones del secretario corporativo encontró una primera limitación dado que debió adaptarse rápidamente a dicho contexto y reemplazar actividades presenciales de sus funciones por coordinaciones virtuales utilizando medios electrónicos y plataformas que le permitan tener coordinación continua con los contactos clave para la custodia, mantenimiento, acceso y administración de información.

Adicionalmente, el secretario corporativo encontró como segunda limitación en el cumplimiento de sus objetivos el escenario de incertidumbre y de falta de predictibilidad en el ordenamiento jurídico peruano a causa de la constante aprobación y modificación de normativa durante los meses iniciales del Estado de Emergencia nacional. Las características mencionadas generaron que la información que el secretario corporativo debe administrar para la elaboración y presentación de reportes en reuniones societarias fuera objeto de constantes modificaciones y ello impactó en que las decisiones a ser recomendadas a los miembros de los órganos corporativos tuvieran un plazo de ejecución inmediato y sujeto a potenciales cambios inesperados.

 

Una tercera limitación que se identifica en el contexto del COVID-19 para las funciones del secretario corporativo es asegurar el acceso y participación de los miembros de los órganos corporativos a las reuniones societarias convocadas y celebradas, utilizando medios electrónicos. Para la organización y planeamiento oportuno de las reuniones societarias, a fin de resguardar los intereses de los miembros de los órganos corporativos, debe asegurar previamente que el medio tecnológico a utilizar sea de fácil acceso y uso para mitigar riesgos de esta naturaleza en reuniones societarias. Ello resultó vital durante los primeros meses del contexto del COVID-19 toda vez que las compañías debieron adoptar decisiones corporativas estratégicas en forma ágil, que se encuentren alineadas al estatuto social, las políticas internas implementadas y el ordenamiento jurídico vigente para resguardar la continuidad de sus negocios.

De igual manera, una cuarta limitación a mencionar en el desarrollo de las funciones del secretario corporativo en el contexto del COVID-19 es la falta de implementación previa de firmas digitales y electrónicas en las compañías. La firma manuscrita es el medio regularmente utilizado por las personas naturales para la firma de documentos con la finalidad de identificar a la persona que firma, preservar la integridad del documento firmado, entre otros. Pese a ello, las firmas digitales y electrónicas son reconocidas por el ordenamiento jurídico peruano como mecanismos legales alternativos para la suscripción de documentos. En ese sentido, considerando que el secretario corporativo debe cumplir con la formalización de los acuerdos societarios adoptados en las actas respectivas y que dichas actas sean suscritas por los miembros de los órganos corporativos participantes, utilizar firmas manuscritas en el contexto de COVID-19 implicó durante los meses iniciales mayor tiempo de gestiones dado que los participantes se encontraban en distintos lugares.

Juntas de accionistas durante la pandemia

Habiendo definido previamente el marco teórico del secretario corporativo y sus objetivos en la práctica corporativa peruana, así como también las limitaciones en el desarrollo de sus funciones en el contexto de COVID-19, resulta necesario señalar específicamente la implicancia de su participación en las juntas obligatorias anuales de accionistas en el contexto de la pandemia.

El artículo 114 de la Ley General de Sociedades, Ley N° 26887, señala que la junta obligatoria anual de accionistas se reúne obligatoriamente cuando menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes a la terminación del ejercicio económico con la finalidad de: (i) pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos del ejercicio anterior expresados en los estados financieros del ejercicio anterior, (ii) resolver sobre la aplicación de utilidades, (iii) elegir cuando corresponda a los miembros del directorio y fijar su retribución, (iv) designar o delegar en el directorio la designación de auditores externos, y (v) demás asuntos según el estatuto social.

En cumplimiento del artículo mencionado, este año las juntas obligatorias anuales de accionistas del año 2020 de las sociedades peruanas debieron celebrarse a más tardar el 31 de marzo del 2020; sin embargo, en dicho momento se había declarado el Estado de Emergencia Nacional para frenar el contagio del COVID-19. A raíz del contexto mencionado, los secretarios corporativos debieron implementar en forma ágil diversas medidas corporativas orientadas a otorgar seguridad jurídica a las compañías para la convocatoria y celebración, así como también la adopción de acuerdos societarios en juntas obligatorias anuales de accionistas. 

Dentro de las medidas mencionadas, el secretario corporativo debió, en dicho momento, convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas y/o asambleas generales, de manera no presencial o virtual y establecer como requisito el uso de medios tecnológicos o telemáticos y de comunicaciones o de naturaleza similar, que permitan la comunicación y garanticen la autenticidad del acuerdo. Lo anterior tenía como finalidad que ningún accionista, socio, asociado, ni ninguna otra persona o entidad pública pueda desconocer ni oponerse a la validez de una junta o asamblea convocada y celebrada en forma no presencial o virtual. 

Dichas medidas implementadas en la práctica por el secretario corporativo fueron posteriormente reforzadas mediante el Decreto de Urgencia N° 100-2020 que aprobó medidas orientadas a permitir, temporalmente, que hasta el 31 de diciembre del 2020 las sociedades, asociaciones, fundaciones o comités u otras personas jurídicas privadas reguladas por leyes especiales puedan convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas y/o asambleas generales, de manera no presencial o virtual. Posteriormente, las mencionadas medidas fueron prorrogadas mediante Decreto de Urgencia N° 046-2020 hasta el cumplimiento de 90 días hábiles posteriores a la vigencia del Estado de Emergencia. 

En ese sentido, el secretario corporativo en el contexto del COVID-19 realizó un constante seguimiento a las modificaciones normativas en el ordenamiento jurídico vigente a fin de sustentar las medidas a recomendar a los órganos corporativos de las compañías para asegurar la convocatoria y celebración de juntas obligatorias anuales de accionistas y replicar el mismo tratamiento a las demás juntas de accionistas celebradas durante los meses posteriores.

Desafíos y oportunidades

En virtud de la información previamente mencionada en el presente artículo, se identifican los siguientes aspectos como desafíos y oportunidades a considerar para el desarrollo de las funciones del secretario corporativo en el contexto actual generado a causa del COVID-19:

  1. Estructurar un plan para propuesta a los miembros de los órganos corporativos de las compañías que contribuya a alcanzar los objetivos corporativos en forma eficiente, definir tiempos cortos de aplicación, responsables de su ejecución y supervisión. 
  2. Mantenerse competitivo para servir de soporte eficaz a los miembros de los órganos corporativos.
  3. Identificar el rol del secretario corporativo y su ubicación dentro de la estructura organizacional de cada compañía, así como su dependencia funcional de los miembros de los órganos corporativos de la compañía.
  4. Hacer que las funciones del secretario corporativo sean desempeñadas de manera formal dejando registro de ellas en actas de los órganos corporativos respectivos.
  5. Adaptarse al cambio toda vez que la incertidumbre de escenario actual genera que las medidas a recomendar a fin cumplir con sus funciones sean objeto de constante modificación.
  6. Promover la utilización de medios electrónicos para celebración de reuniones, así como también requerir la implementación de las firmas digitales y electrónicas para la adopción de acuerdos societarios.

 

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