Aprender no Ensino Superior

Case studies

Aprender no Ensino Superior

Um Sistema Financeiro e Administrativo Integrado para a Universidade de Lisboa

Implementar um sistema de raiz, formar, elaborar manuais, fazer um inventário

A Universidade de Lisboa é constituída por diferentes Unidades Orgânicas: a reitoria, as várias faculdades e institutos.

Estas unidades abarcam diversas áreas com variadas funções, o que criou uma natural disparidade nos procedimentos seguidos. Este facto tornou a consolidação de contas um processo moroso e complicado. Com a entrada em vigor do Plano Oficial de Contabilidade Pública na Educação (POC ED), a reitoria da Universidade de Lisboa sentiu a necessidade de contratar uma empresa que a auxiliasse na mudança e unificação de procedimentos. Em 2003 a Deloitte deu início a um dos projectos mais completos e complexos de sempre: não só montar um sistema financeiro e administrativo integrado, mas também formar, criar manuais, carregar dados e inventariar património.

 

Uma matéria muito abrangente 

 

Criar um sistema de raiz

O desafio de mudar a realidade de uma instituição é obviamente grande. É fácil perceber que desenvolver essa tarefa em 9 unidades orgânicas em simultâneo, implica uma complexidade muito superior. Em 22 meses a Deloitte:

  • Montou e implementou um sistema financeiro e administrativo integrado;
  • Deu formação sobre o sistema;
  • Unificou processos totalmente discrepantes;
  • Partilhou conhecimentos técnicos de contabilidade com os profissionais da Universidade que estavam pouco familiarizados com a área;
  • Criou manuais de procedimentos e de utilização de forma a facilitar o dia-a-dia dos colaboradores;
  • Fez todo o carregamento dos dados no sistema;
  • Elaborou o cadastro e inventário do património móvel e imóvel de toda a Universidade.

Uma nova disciplina

Preparar, planear, definir

Num projecto com esta complexidade e duração, fazer o trabalho de casa é essencial: um planeamento cuidado, de forma a antecipar e resolver dificuldades e uma definição clara de papéis e responsabilidades de cada parte. A preparação de uma equipa com conhecimentos em todas as áreas abrangidas, desde Compras e Logística até aos Recursos Humanos, passando pelas Tecnologias de Informação, Processos, Engenharia Processual e Área Financeira. Tudo foi organizado e projectado para que, em Fevereiro de 2005, a Universidade de Lisboa desse início a uma nova forma de trabalhar.

 

Fazer o trabalho de casa

 

Uma melhor gestão da carga administrativa

Hoje, a Universidade de Lisboa tem os processos harmonizados em todas as suas áreas de actuação. Foram consideradas as especificidades de cada uma das unidades orgânicas que a constituem, para que todos se revissem no resultado final e fosse possível uma visão da Universidade como um todo, tanto a nível administrativo como patrimonial.

A Deloitte implementou sistemas que permitem obter um maior grau de controlo e sistematizar o reporting operacional e financeiro, reduzindo tempo e recursos. No final, não foram apenas os colaboradores da Universidade de Lisboa que saíram a ganhar. As várias unidades da Universidade têm agora mais tempo para dedicar à sua verdadeira missão: ensinar e cuidar dos estudantes.

Mais tempo para o que é mais importante

 

A Diferença Deloitte

Quando se pede a uma equipa com cerca de 20 profissionais para levarem a cabo um projecto durante quase 2 anos, que irá impactar directamente o dia-a-dia de mais de 60 pessoas, só um enorme sentido de perseverança pode levar a missão a bom porto.

Manter durante 22 meses a mesma energia, dedicação e rigor não é fácil. É por isso que na Deloitte seleccionamos os nossos colaboradores a dedo e somos altamente criteriosos na selecção das equipas que agregamos a cada projecto. Neste caso, um projecto que nos valeu a confiança e o reconhecimento da Universidade de Lisboa, com quem ainda hoje trabalhamos.

 

Perseveranciologia

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