Facturarea electronică, de la teorie la practică. Cum se aplică în România?

Facturarea electronică a fost introdusă cu întârziere în România, însă, odată demarat procesul, autoritățile anunță o evoluție rapidă de la proiectul pilot la obligativitate pentru toate facturile emise, indiferent de tipul contribuabilului sau de mărfurile comercializate. Sistemul implementat în țara noastră a fost inspirat din Italia, stat care a făcut primul pas în această direcție încă din 2014. Ce presupune trecerea la acest sistem de facturare și raportare și care sunt aspectele care mai trebuie lămurite pentru continuarea procesului de extindere de la faza actuală la etapa următoare?

La jumătatea anului 2019, Comisia Europeană a declanșat procedura de infringement împotriva României pentru întârzierea transpunerii în legislația națională a Directivei 55/2014 privind facturarea electronică. Doi ani mai târziu, autoritățile române au adoptat ordonanța de urgență privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național RO e-Factura, măsură necesară și pentru atingerea obiectivelor asumate prin Planul Național de Redresare și Reziliență, respectiv creșterea veniturilor la bugetul de stat.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică în România a fost luată după analizarea modelului italian, iar autoritățile fiscale au subliniat încă de la început că programul pilot de implementare a sistemului pe relația dintre companii private și instituții ale statului (business to government - B2G) va pune bazele dezvoltării sistemului generalizat de facturare electronică în relația dintre companii private (business to business - B2B).

Așadar, facturarea electronică a debutat timid la finalul anului trecut, însă viteza cu care au fost implementate modificările asupra întregului concept, pentru trecerea la etapa următoare, este încurajatoare.

Astfel, începând cu luna aprilie, opțional, și cu luna iulie, obligatoriu, contribuabilii care furnizează altor companii (B2B) bunuri încadrate în categoria celor care prezintă risc ridicat de evaziune fiscală vor emite facturile în sistemul RO e-Factura, indiferent dacă beneficiarii sunt sau nu înrolați. Bunurile în cauză sunt specific menționate, și anume legumele, fructele, băuturile alcoolice, produsele minerale precum apă minerală naturală, nisip și pietriș, dar și articolele de îmbrăcăminte și încălțăminte. Pe lista autorităților au fost de asemenea înscrise construcțiile noi.

Prin urmare, primii contribuabili afectați de această măsură vor fi comercianții, urmați de jucătorii din industria ospitalității (HoReCa) și dezvoltatorii imobiliari. Însă, cum autoritățile par decise să generalizeze această obligativitate, și celelalte categorii de contribuabili ar trebui să se pregătească pentru implementarea acestui sistem cât de curând.

În plus, având în vedere dorința de aliniere la standardele europene, este de așteptat ca relațiile cu autoritatea fiscală să se bazeze tot mai mult pe tehnologie și, în acest context, contribuabilii trebuie să urmărească schimbările care intervin, astfel încât să se pregătească din timp pentru a face față noilor cerințe.

Practica la nivelul UE

De-a lungul timpului, înainte de implementarea unor reglementări cu impact semnificativ, autoritățile din țara noastră au organizat grupuri de lucru cu reprezentanți ai celorlalte state membre cu experiențe similare. De cele mai multe ori, Italia și Polonia au reprezentat surse de inspirație pentru România.

Italia este printre primele țări din UE care au introdus facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile B2B. Sistemul care permite emiterea și raportarea obligatorie în timp real a facturilor de vânzări electronice (SdI) a fost introdus începând cu 1 ianuarie 2019. Raportarea SdI era deja o cerință pentru tranzacțiile B2G încă din anul 2014.

Contribuabilii italieni emit facturile electronice într-un format XML specific și, ulterior, le încarcă în SdI. Sistemul efectuează unele verificări formale și, dacă factura este acceptată, platforma livrează e-factura destinatarului și trimite un raport de livrare furnizorului. În caz contrar, se emite un proces-verbal de respingere. Dacă sistemul nu poate livra o factură electronică destinatarului, SdI salvează factura electronică la dispoziția destinatarului pe platforma autorității fiscale și informează furnizorul în consecință.

Modelul Italian a reprezentat un exemplu și pentru Polonia, care a introdus recent facturarea electronică cu caracter opțional. Contribuabilii polonezi pot opta, din ianuarie 2022, să intre în sistemul central de facturare electronică KSeF. În această fază pilot, primirea facturilor electronice este condiționată de acceptul clientului.

Similar României, autoritățile poloneze au operat rapid amendamentele necesare spre finalul lui 2021, anul 2022 este alocat testărilor, iar, începând din anul 2023, sistemul va deveni general obligatoriu.

Polonia implementează un format standardizat, numit factură structurată emisă de KSeF în format XML. Elementele solicitate sunt foarte detaliate, iar sistemul va atribui fiecărei facturi o serie (ID) unică.

Cum va funcționa sistemul de facturare electronică în România

În România, contribuabilii vânzători se vor putea conecta la sistemul RO e-Factura cu ajutorul certificatul digital calificat utilizat pentru accesarea spațiului privat virtual (SPV). Similar cu modelul italian, factura va fi întocmită în format XML, acesta fiind considerat și exemplarul original al facturii, dacă este însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Transmiterea acesteia se va putea efectua fie prin interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului, utilizând o interfață (subiect de pre-autorizare), fie prin utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

După transmiterea facturii electronice, sistemul va efectua operațiuni de verificare și validare de structură, de sintaxă și de semantică, ulterior generând un mesaj automat de răspuns. În cazul în care factura respectă structura, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor (aspect care atestă primirea acesteia în sistemul național privind facturarea electronică) și se comunică destinatarului. În situația în care factura nu respectă structura, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea acestora, factura se retransmite prin același sistem.

Deși teoria sună încurajator, din practică a rezultat, de-a lungul timpului, că, în fazele de implementare a unei astfel de măsuri, apar diverse neconcordanțe din cauza cărora întregul proces devine anevoios. Și de această dată, fie că analizăm din punct de vedere comercial sau din punctul de vedere al resurselor care trebuie alocate pentru utilizarea sistemului, este de așteptat ca noua măsură să genereze o povară administrativă suplimentară pentru mediul de afaceri, cel puțin în faza inițială.

Aspectele comerciale și tehnice care ridică semne de întrebare pentru contribuabili ar trebui discutate și lămurite cu autoritățile fiscale până în iulie 2022. Printre acestea se numără modalitatea de comunicarea a facturii către un client neînregistrat în sistem, perioada de implementare a unei conexiuni care să lege sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) al contribuabilului la sistemul autorității fiscale sau procedura de transmitere a facturilor care conțin atât bunuri cu factor de risc ridicat, cât și alte tipuri de bunuri.

În concluzie, având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică și experiența altor state care l-au adoptat, pentru o implementare eficientă este nevoie de timp, comunicare și cooperare între autorități și mediul de afaceri.