Электронный документооборот

Решения

Электронный документооборот 

Введение

Последние несколько лет наблюдается активное и поступательное развитие технологии юридически значимого электронного документооборота (ЭДО), поддерживаемого со стороны как бизнес-сообщества, так и контролирующих органов.

Кроме того, в последнее время отмечается тренд на введение обязательного использования ЭДО в отдельных сегментах бизнеса, в частности в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке и прослеживаемости

При этом на данный момент компании находятся на разных стадиях внедрения ЭДО. Одни уже широко используют новую технологию, другие еще только внедряют ЭДО или начинают задумываться о его необходимости, третьи по-прежнему используют лишь автоматизированные системы работы с отсканированными копиями и не готовы применять ЭДО по различным причинам. В любом случае «Делойт» может принести пользу вашей компании, оказывая услуги, необходимые на текущем этапе ее развития, применяя гибкий подход к решению всевозможных задач в различных областях ЭДО, включая такие новые области, как кадровый, транспортный, трансграничный ЭДО и т. д.

Мы комплексно подходим к внедрению ЭДО, понимая, что этот процесс затрагивает множество смежных областей, зачастую неразрывно связанных с использованием электронных документов. К таким областям, в частности, относятся налоговое, таможенное, валютное законодательство. Для реализации проектов в смежных областях могут быть использованы следующие технологии: конструкторы договоров и иных документов, электронный архив, налоговый мониторинг и витрины данных, обработка «больших данных», технологии роботизации и прочие технологические инструменты.

Мы делаем сложное простым, предварительно убеждаясь в том, что компания получит максимальные выгоды, не приводящие к возникновению новых рисков.

Наши услуги

Предпроектное сопровождение введения ЭДО

Несмотря на достаточно большое количество законодательных актов в сфере ЭДО, данная технология постоянно и интенсивно развивается. Вопросы ее целесообразности, безопасности, простоты использования и эффективности продолжают возникать у многих компаний из различных отраслей, несмотря на очевидные преимущества, о которых говорят крупнейшие участники российского рынка, уже применяющие ЭДО.

В связи с этим при оценке необходимости внедрения ЭДО в конкретной компании очень важно сделать качественный предпроектный анализ такого проекта, оценить все риски и преимущества, а также разработать дорожную карту.

Наши специалисты будут рады оказать вам поддержку при проведении анализа готовности к внедрению ЭДО как внешней, так и внутренней среды, начиная с оценки технологической, организационной и процессной готовности самой компании и заканчивая аналогичным анализом контрагентов, третьих лиц и контролирующих органов.

Мы также будем рады провести для вас качественный анализ финансовых последствий внедрения ЭДО посредством оценки его экономической эффективности и расчета необходимых инвестиций.

По итогам детальной предпроектной подготовки мы поможем сформировать концепцию внедрения ЭДО и дорожную карту проекта именно для вашей компании. Это позволит вам максимально быстро достичь поставленных целей — без дополнительных затрат и с использованием лучшей деловой практики.

Внедрение ЭДО в ежедневную операционную деятельность

После принятия решения о необходимости внедрения технологии ЭДО компаниям следует провести ряд мероприятий, направленных на подготовку сотрудников к переходу на полностью безбумажный документооборот.

Здесь потребуется доработка текущих документарных процессов, разработка форматов новых документов и адаптация к ЭДО внутренних нормативных актов, а также хозяйственных договоров и процессных инструкций по работе с контрагентами и третьими лицами. Благодаря большому количеству реализованных проектов в сфере трансформации документарных процессов, мы поможем вам пройти эти шаги, обеспечивая необходимыми ресурсами и применяя эффективное установление требований, используя опыт и навыки необходимых участников в нужное время.

Помимо прочего, при запуске проекта внедрения ЭДО компании сталкиваются с необходимостью выбора операторов, а также поставщиков, предлагающих услуги по внедрению, интеграции и поддержке систем ЭДО. В этот момент важно провести качественный отбор существующих вариантов, а также рассмотреть их интеграцию с фискальными чеками и данными по маркировке, максимально используя решения, интегрируемые в вашу ИТ-архитектуру и учитывающие специфику ваших документарных процессов. Имея обширные знания рынка ЭДО, мы поможем вам избежать лишних доработок и трудозатрат за счет использования выбранных моделей интеграции и систем электронных подписей, электронных операторов, внутренних контрольных процедур и документарных процессов.

Мы будем рады оказывать вам поддержку при составлении технических заданий, тестировании и переводе систем в промышленную эксплуатацию, чтобы удостовериться в корректности их работы, готовности всех участников процесса, а также соблюдении поставленных сроков.

Совершенствование внедренной системы ЭДО

Если в вашей компании уже внедрена система ЭДО и вы считаете себя одним из «пионеров» внедрения этой технологии, то неизбежно возникают следующие вопросы:

·       Каковы перспективы расширения сферы применения безбумажного документооборота?

·       Не привел ли проект внедрения ЭДО к появлению юридических, налоговых и бухгалтерских рисков?

·       Достаточно ли эффективно работают обновленные документарные процессы?

·       Обеспечена ли безопасность передачи данных и достаточно ли надежна система внутреннего контроля ИТ?

·       Приняты ли во внимание текущие изменения законодательства?

Для того чтобы получить ответы на эти вопросы, наши эксперты готовы провести всесторонний комплексный анализ ЭДО вашей организации, выявляя новые возможности развития, разрабатывая рекомендации по снижению рисков, а также предлагая новые методы управления непрерывностью деятельности систем ЭДО.

Кроме того, имея профильный юридический опыт, мы готовы оказать вам содействие в разрешении споров с государственными органами, а также в формировании позиции в юридических и коммерческих спорах в отношении доказывания юридической значимости электронных документов и подписей

Контакты

Анна Климова

Анна Климова

Директор

Анна специализируется на методологическом сопровождении и внедрении систем юридически значимого электронного документооборота. Анна имеет более чем 15-летний опыт в сфере финансов, учета и налогооблож... Дополнительно

Елизавета Ливке

Елизавета Ливке

Старший менеджер

Елизавета является старшим менеджером Департамента налогов и права компании «Делойт», СНГ и работает в Группе технологий и процессов в области налогообложения и учета. Она работает в сфере финансов бо... Дополнительно