ServiceNow Strategic Portfolio Management

Was bietet ServiceNow SPM?

ServiceNow SPM (Strategic Portfolio Management) ist nicht einfach ein weiteres Business-Management-Tool. Es bietet verschiedene Module, die jeweils für einen speziellen Teil Ihres Geschäftsplanungszyklus eingesetzt werden. Es befähigt Führungskräfte dazu, Strategien in Ergebnisse umzusetzen, die den Nutzen steigern. Unternehmen können Roadmaps erstellen, um Investitionen und Kommunikationspläne zu steuern und den Fortschritt laufend zu verfolgen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Besonderheiten von ServiceNow SPM werfen:

Das Projektportfoliomanagement (PPM) spielt für große Organisationen eine wichtige Rolle beim Erreichen von Geschäftszielen. PPM besteht aus verschiedenen Tools und Techniken, um alle wichtigen Aspekte von Projekten und Anforderungen zu verfolgen. Das ermöglicht es Organisationen, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren.

PPM in ServiceNow bietet einen benutzerfreundlichen und einfach zu verstehenden Ansatz, wie man Ziele gemeinsam angehen und erreichen kann. Unterschiedliche Abteilungen können in sogenannten "Teamspaces" Ideen, Anforderungen, Projekte und Portfolios individuell bearbeiten.

Jeder Teamspace hat sein eigenes Ideenportal, Bedarfs- und Projektmanagement sowie Programm- und Portfoliomanagement. Sie können Finanzen und Ressourcen verwalten und je nach Budget verschiedene Szenarien planen und verfolgen.

Innovation als treibende Kraft für unternehmerische Kompetenz

Das Ideenportal verwaltet alle Ideen, die von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommen. Es gibt ihnen die Möglichkeit, sich an Innovationsinitiativen zu beteiligen, ein Abstimmungssystem misst die Popularität einer Idee. Zusätzlich erleichtert der Kommentarbereich die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung von Ideen.

Jede Idee kann im Anschluss überprüft und, falls entschieden, in eine Anforderung, ein Projekt oder eine User Story umgewandelt werden. Um einen vollständigen Überblick zu erhalten, können die Managerinnen und Manager des Ideenportals Analysetools nutzen, um verschiedene Kategorisierungen von Ideen zu sehen und zu entscheiden, welche die beste für das Unternehmen ist.

Demand Management

Demand Management dient dazu, den Wert einer Idee für das Business zu bewerten und ihren Anwendungsbereich zu erweitern. Jeder Demand durchläuft 6 Phasen (Draft, Submitted, Screening, Qualified, Approved und Completed), beginnend mit einem Entwurf, der eingereicht wird, um die Machbarkeit der Idee zu bewerten.

Die drauffolgende Screening-Phase ist besonders wichtig: In ihr können die Demand-Managerinnen und -Manager andere Stakeholder miteinbeziehen, um deren Meinung einzuholen. Wenn der Demand als geeignet klassifiziert wurde (Qualified), kann er genehmigt (Approved) und abgeschlossen (Completed) werden.

In der Screening-Phase werden Fragebögen zur Bewertung der strategischen Ausrichtung und der Risiken an die Stakeholder verschickt. Basierend auf diesen Bewertungen können auf der „Demand-Workbench“ alle Demands mit einem geschätzten Aufwand (angegeben in Form von T-Shirt-Größen wie z.B. Small, Medium oder Large) eingesehen werden.

Wenn ein Demand entsprechend groß ist und ein Unternehmen Kosten- & Ressourcenpläne verwalten muss, kann direkt in ServiceNow ein Projekt gestartet werden.

Projektmanagement von der Initiierung bis zum Abschluss

In der Planungsphase können Projekte als Wasserfall-, Agile- oder Hybridprojekte klassifiziert werden. ServiceNow bietet bereits konfigurierte Vorlagen, die den Aufwand des Projektmanagements erheblich verringern können. Das Finanzmanagement ermöglicht es, den Gesamtkostenbedarf zu bestimmen, den Ressourcenbedarf zu ermitteln sowie die Kosten und tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu dem genehmigten Budget zu verfolgen.

Die Ressourcenplanung hilft dabei, Ressourcen effektiv auf Projekte zu verteilen. Dabei gibt es unterschiedliche Rollen: Ressourcenanfordererinnen und -anforderer erstellen einen Plan, um Einzel- oder Gruppenressourcen anzufordern. Sobald der Plan genehmigt ist, erscheinen diese Ressourcen in der „Resource Workbench“ und können dort zugewiesen werden. In der „Resource Workbench“ hat das Ressourcenmanagement einen Überblick über aktuelle und zukünftige Zuweisungen seiner Ressourcen, kann Ressourcenansichten filtern und Ressourcenpläne genehmigen. Sobald die Ressourcen zugewiesen sind, kann mit der Phase der Ausführung begonnen werden.

Beim Portfoliomanagement geht es darum, die Umsetzungskosten, den Betrieb sowie den tatsächlichen Mehrwert für das Business zu verstehen.

Die Portfolio Planning Workbench bietet einen Überblick über alle Projekte innerhalb einer Organisation, um die zielgerichtete und sinnvolle Verteilung von Investitionen zu gewährleisten. Portfoliomanagerinnen und -manager legen das Budgetziel fest und erstellen Szenarien mit verschiedenen Projekten, die dem Gesamtbudget entsprechen. Auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Risiko, einem Score und der Bewertung des Nutzens für das Business können verschiedene Szenarien verglichen und das beste Szenario genehmigt werden.

Nach der Bestätigung des Umsetzungsplans kann das Portfoliomanagement die tatsächlich ausgegebenen Kosten und verwendeten Ressourcen sowie verschiedene Projekt-KPIs mitverfolgen.

Die Zeitleistenvisualisierungen bieten einen Überblick über die strategischen und operativen Aktivitäten im Laufe der Zeit. Die CIO-Roadmap ist eine interaktive Visualisierung, die alle Projekte und Portfolios abbildet. ServiceNow bietet hierfür 2D- und 3D-Ansichten.

Der Arbeitsbereich „Alignment planner workspace“ bietet dem SPM-Planungspersonal eine integrierte End-to-End-Erfahrung, um die Roadmap zu planen und zu verwalten. Das Tool ermöglicht es Programm-, Projekt- oder Demandmanagerinnern und -managern, Roadmaps für beliebige Wasserfall- oder agile Arbeitselemente zu erstellen.

Der Plan kann einfach angepasst werden, indem Sie die Roadmap-Elemente verschieben, um sie an der Gesamtplanung auszurichten. Sie können die Roadmap personalisieren, indem Sie Elemente gruppieren und Details wie Owner ausblenden oder anzeigen. Der Alignment-Planner-Workspace kann von mehreren Managerinnen und Managern gemeinsam genutzt werden, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu unterstützen.

Mit der mobilen App "Project Status" kann der Status der Projekte verfolgt und mit allen Beteiligten interagiert werden. Sie können den neuesten Status sowie Statusberichte anzeigen, Risiken und Entscheidungen einsehen und mobile Benachrichtigungen erhalten, wenn es Änderungen in einem Projekt gibt.

Verbessern Sie die Konnektivität Ihrer Workflows über beliebige Systeme hinweg.

Mit dem Integration Hub können wiederverwendbare Integrationen mit Systemen von Drittanbietern erstellt und von jeder Stelle der Plattform aufgerufen werden.

Diese Integrationen sind mit dem Flow-Designer-Tool einfach zu konfigurieren, sodass Sie einem Workflow schnell leistungsstarke Aktionen hinzufügen können, ohne dabei Code schreiben zu müssen. Bei der Workflowdefinition können Sie benutzerdefinierte Abläufe und Subabläufe mit einer Kombination aus vordefinierten Aktionen verbinden.