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Vereinfachung der Arbeit

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„Studien belegen, dass zu hohe Arbeitskomplexität nur kurzfristig positive Effekte – im Sinne einer subjektiv erlebten Leistungssteigerung – zeigt, langfristig jedoch mit reduzierter Produktivität einhergeht. Auch die laufende Bearbeitung von E-Mails trägt nur scheinbar zu einer erhöhten Leistung bei; die laufenden Arbeitsunterbrechungen durch E-Mail-Bearbeitung sind massive Störungen im Arbeitsablauf und beeinträchtigen vor allem die konzentrative und produktive Arbeit.“ Univ. Prof. Dr. Christian Korunka, Arbeits- und Organisationspsychologie Universität Wien

Wussten Sie, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich mehr als ein Viertel seiner Arbeitszeit damit verbringt, E-Mails zu bearbeiten? Kann es stimmen, dass wir unsere Mobiltelefone täglich rund 150 Mal checken, um ja keine wichtigen Nachrichten zu verpassen?

Die permanente Flut an Informationen und die Herausforderung, mit „always on“ Technologien im Job bewusst umzugehen, wird von immer mehr Mitarbeitern als Belastung wahrgenommen. Dazu kommen komplexe Arbeitsabläufe und immer komplexer werdende Aufgaben und Jobs, wie die Deloitte Human Capital Trends 2015 bestätigen: 74 % der internationalen Teilnehmer schätzen ihre Arbeitsumgebung als besonders komplex ein – in der österreichspezifischen Auswertung sind es sogar 85 %.

Der positive Ausblick: Bereits die Hälfte der befragten Unternehmen plant Aktivitäten, um an der Vereinfachung von Jobs, Arbeitsumgebungen und Prozessen zu arbeiten. Aus gutem Grund: Bleibt das Problem unbeachtet, sinken Engagement und Motivation der MitarbeiterInnen. Neben den leider nur zu gut bekannten gesundheitlichen Folgen von zu viel Stress können „leere Kilometer“ in einer komplexen Arbeitsumgebung letztendlich zu verringerter Produktivität, mangelnder Innovation und Qualität im Unternehmen führen.

Wo können Sie konkret ansetzen?
  • Überlegen Sie, ob die Gestaltung der Arbeitsinhalte den aktuellen Erfordernissen und Prioritäten entspricht: Stimmen die Aufgaben in historisch gewachsenen Funktionen noch mit dem heutigen Bedarf des Unternehmens überein? Welche Tätigkeiten sind wirklich notwendig, um den Erwartungen des Kunden gerecht zu werden?
  • Durchforsten Sie etablierte Arbeitsroutinen und -prozesse: Welche Meetings und Abstimmungen sind wirklich erforderlich? Wo können z.B. Entscheidungsprozesse vereinfacht werden? Binden Sie die betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter ein – sie kennen die Hindernisse und Zeitfresser in ihrem Arbeitsalltag.
  • Gestalten Sie gemeinsam mit den Führungskräften eine Entwicklung vom Performance Management zum Performance Development:
    Wie können Führungskräfte die Mitarbeiter aktiv dabei unterstützen, die richtigen Prioritäten zu setzen und unwichtigere Aufgaben loszulassen? Wie schaffen Sie es, einen kontinuierlichen Dialog über Entwicklung und Aufgabenschwerpunkte zu etablieren, anstatt auf starre, einjährige Ziele zu fokussieren?
  • Hören Sie auf die Stimmen Ihrer Mitarbeiter – nicht nur die VertreterInnen der Generation Y möchten Sinn ihrer Arbeit finden: Welche Erwartungen haben die Mitarbeiter an ihre Tätigkeit? Wie passen Arbeitsinhalt, Gestaltungsspielraum und Ausmaß der Verantwortung zusammen? Nutzen Sie Mitarbeiterbefragungen bzw. die Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz als Impulse.
  • Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die zur Vereinfachung und Sinnstiftung beiträgt: Welche Werte und Verhaltensweisen sind in Ihrem Unternehmen zentral? Passen Strategie und Unternehmenskultur zusammen? Wie können Sie die Arbeitsbedingungen so gestalten, dass Komplexität und Aufwand reduziert werden?

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Kontaktieren Sie uns - wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

 

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