Incorporação de software para gerenciamento de dados fiscais

A necessidade de mais habilidade perante a manipulação dos dados fiscais está cada vez mais urgente. As autoridades do setor estão exigindo maior transparência das organizações, além de uma transformação da administração fiscal para um modelo digital. As regras específicas de cada país estão mudando conforme os esforços globais das reformas tributárias acontecem e é provável que a prática fiscal encare uma necessidade crescente na aquisição de sistemas tecnológicos e de granularidade dos dados que possibilitem a elaboração de relatórios locais, entre outros novos requisitos.

A liderança da área está ciente dos novos desafios que estão chegando rapidamente. A pesquisa “Tax Transformation Trends: Tecnologia” entrevistou mais de 300 executivos fiscais e financeiros de grandes empresas – e 70% afirmaram acreditar que as autoridades fiscais terão um acesso mais direto aos seus sistemas durante os próximos três a cinco anos.

Muitas organizações estão atendendo às suas crescentes necessidades referentes aos dados fiscais por meio da implementação da nova geração de ERP em nuvem (Enterprise Resource Planning ou sistema de planejamento de recursos empresariais, em português). No entanto, para algumas empresas a transformação do modelo de ERP não é uma etapa imediata – o que faz com que, à medida que as exigências fiscais avançam, corram o risco de ficarem para trás. Das empresas participantes da pesquisa que ainda não implementaram um sistema ERP em nuvem, quase um quarto afirmou que a sua capacidade de planejar cenários – para avaliar o impacto das reformas dos Pilares 1 e 2 da OCDE nas regras fiscais internacionais – era “pouca” ou "muito fraca".

Nesse contexto, qualquer organização que ainda não tenha avançando na atualização de seu ERP, precisa de um plano de ação para acompanhar o ritmo do mercado. A Deloitte ajuda os clientes a construírem soluções de gerenciamento de dados para hoje e para o futuro, incluindo opções de terceirizações flexíveis e focadas em operações.

O infográfico abaixo pode ajudar na avaliação das opções da sua empresa quando se trata de soluções de gerenciamento de dados que não incluam uma implementação ERP de curto a médio prazo.

Opções para avançar intencionalmente

Uma opção para acompanhar essa evolução é estabelecer um banco de dados de propriedade do departamento fiscal – isso pode aumentar a capacidade dos recursos de forma relativamente rápida, mesmo quando a atualização para um ERP em nuvem não é um caminho viável. Esse banco de dados pode otimizar o gerenciamento de dados do ERP e alinhá-los para fins fiscais, fornecendo um armazenamento central para todos os dados de origem, resultados calculados e valores relatados. Ele pode aprimorar os processos da prática tributária e reduzir significativamente o tempo necessário para otimizar dados vitais utilizados para cálculos, análises e relatórios.

A opção preferida por muitas organizações fiscais é a implementação de um banco de dados utilizando uma solução de gerenciamento de dados de terceiros. Essa solução, caracterizada como “prontas para uso”, inclui aceleradores que permitem implementações simplificadas e sem muito envolvimento do departamento de TI (que normalmente é envolvido quando são soluções de gerenciamento de dados personalizadas). As soluções de terceiros (ou third-party solutions) incluem uma usabilidade amigável e facilitada, o que agiliza e simplifica as tarefas de gestão de dados, juntamente com sua governança e controle.

Com esse tipo de solução, o departamento tributário obtém acesso ilimitado e disponível em qualquer lugar aos principais dados e informações necessárias para a conformidade e o planejamento tributário e regulatório. Um banco de dados fiscais também melhorará a visibilidade global do departamento sobre as obrigações (fiscais e legais) e permitirá uma resposta mais ágil à inspeção regulamentar.

Algumas empresas não permitem a hospedagem de seus dados por terceiros, o que pode impossibilitar a implementação desse tipo de solução. Para esses casos, um banco de dados desenvolvido internamente pode ser uma opção, utilizando uma infraestrutura de serviço em nuvem existente e aprovada. Essa abordagem provavelmente levará mais tempo para ser criada e testada, e exigirá um grande envolvimento de equipe de TI.
 

De olho no futuro

A combinação de alterações regulamentares, o impulso para uma maior transparência e as exigências por conhecimentos baseados em dados, constrói o argumento comercial para equipar o departamento fiscal com os melhores recursos de gestão de dados. Para muitas organizações, a implementação de um sistema ERP de última geração resolve muitos dos seus problemas relacionados à dados de origem – e quanto mais cedo esse desafio for solucionado, melhor. Para empresas onde isso não é possível, soluções de gerenciamento de dados de terceiros podem trazer valor e vantagens significativas.

Os benefícios de um banco de dados fiscal ainda serão percebidos, independentemente do sistema ERP demorar anos ou ser implementado o quanto antes. Cada passo tomado hoje para compreender e gerir melhor os seus dados fiscais renderá lucros no futuro, ajudando a definir os requisitos de dados fiscais e influenciando o design do ERP desde o início. Além disso, um banco de dados de propriedade fiscal pode ser o ambiente ideal onde regras fiscais em constante mudança são gerenciadas e aplicadas aos dados, sem exigir modificações dispendiosas no ERP.

Para uma gestão bem-sucedida de dados fiscais, as organizações devem criar um roteiro tecnológico claro que estabeleça o prazo para essa transformação, o estado final ideal e as soluções provisórias que podem ser necessárias ao longo do caminho. A identificação dos impulsionadores de negócio para os dados fiscais e uma abordagem direcionada, por meio da utilização de um roteiro de tecnologia fiscal, ajudarão a liderança da área a fazer o melhor uso dos recursos internos e dos parceiros terceirizados ao longo da sua jornada de transformação. Ao considerar o papel da terceirização, é necessário analisar – processo por processo – para determinar qual a melhor abordagem para acelerar a transformação da sua equipe.