Legal Corporativo

Reuniones no presenciales - cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que pruebe la asistencia y participación de todos los asociados o miembros de la junta directiva – Superintendencia de Sociedades.

Mediante el Oficio 220-133691 de 26 de agosto de 2014, la Superintendencia de Sociedades aborda la validez y los requisitos para la realización de reuniones no presenciales en juntas directivas y asambleas generales de accionistas. El oficio pretende responder al interrogante de si es que el acta de la reunión sería el medio idóneo para probar que se efectuó una reunión no presencial.

En primer lugar, la entidad hace referencia al Oficio 220-67777 de 28 de agosto de 2012, en el cual se resolvió la consulta de si era posible realizar una reunión virtual de junta directiva a través de llamada telefónica y la forma en la que ésta debía ser soportada. Al respecto, recuerda que, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto-Ley 019 de 2012, establece que es posible realizar reuniones de la junta de socios, asamblea general de accionistas o junta directiva mediante cualquier medio que permita la comunicación simultánea o sucesiva de todos los miembros. Así mismo, recuerda que el artículo 22 subsiguiente, dispone la ineficacia de las decisiones adoptadas cuando alguno de los socios o miembros no participa en la comunicación, asegurando la participación de todos los involucrados.

Respecto a la evidencia de la realización de la reunión, el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de este tipo de reuniones en la medida que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva o de todos los socios o accionistas, tratándose de reuniones del máximo órgano social. Por lo anterior, las reuniones no presenciales son viables siempre y cuando exista un medio técnico o tecnológico que permita probar que todos los miembros de la junta directiva o asamblea general de accionistas participaron en las deliberaciones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas.

Finalmente, en relación con el medio tecnológico que puede emplearse, la entidad retoma el Oficio 220-085459 de 18 de septiembre de 2010, para manifestar que las reuniones no presenciales pueden emplear avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía chat, así como todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados.

En suma, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva.

Datos sensibles biométricos – concepto nro. 24-413954 – Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) emitió un pronunciamiento en respuesta a una consulta sobre la implementación de un sistema de registro de ingreso de residentes mediante datos biométricos en un conjunto residencial. La consulta planteaba varias inquietudes, entre ellas, si es obligatorio proporcionar datos biométricos, qué deben hacer los residentes que no están de acuerdo con proporcionar sus datos personales sensibles, y cómo pueden revocar la autorización previamente otorgada.

En primer lugar, la SIC aclara que, según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, no tiene la facultad para resolver situaciones de carácter particular, ya que esto implicaría una vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Así mismo, reitera el pronunciamiento de la Corte Constitucional, según el cual se ha establecido, por Sentencia C-542 de 2005, que los conceptos emitidos en respuesta a un derecho de petición de consulta son opiniones y recomendaciones que no tienen carácter vinculante.

En el caso en particular, la entidad realiza un recuento normativo con respecto al régimen de protección de datos personales. Particularmente, enuncia lo reglado por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 21, en donde se determina que la SIC tiene varias funciones, entre ellas, velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales, adelantar investigaciones, ordenar medidas necesarias para hacer efectivo el derecho de habeas data, y promover los derechos de las personas en relación con el tratamiento de datos personales.

Igualmente, la Ley 1581 de 2012 define los datos personales sensibles en su artículo 5 como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos como el origen racial, la orientación política, y los datos biométricos. Al respecto, la Corte Constitucional, en la Sentencia C-640 de 2010, reconoció el derecho a la intimidad como un derecho fundamental que permite a las personas manejar su existencia con el mínimo de injerencias exteriores.

Por otro lado, el concepto emitido por la SIC recuerda que el tratamiento de datos sensibles está prohibido, excepto en casos específicos como la autorización explícita del titular, según el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Esta autorización explícita para el tratamiento de datos personales debe ser previa, expresa e informada, y puede ser obtenida por escrito, de forma oral, o mediante conductas inequívocas del titular. El Decreto 1074 de 2015 reglamenta que el responsable del tratamiento debe informar al titular sobre la finalidad específica del tratamiento y obtener su autorización en el momento de la recolección de los datos.

Por último, la entidad indica la revocatoria de la misma autorización está contemplada en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, que establece que los titulares pueden solicitar la supresión de sus datos personales cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, así como el Decreto 1074 de 2015, que en su artículo 2.2.2.25.2.6 detalla que la solicitud de supresión debe ser atendida por el responsable del tratamiento y, en caso de incumplimiento, el titular puede solicitar a la SIC que ordene la supresión de los datos.

En resumen, la opinión emitida por la entidad sobre la implementación de sistemas de datos biométricos en conjuntos residenciales es que estos deben cumplir con las normativas de protección de datos personales. Así mismo, los residentes tienen el derecho de no proporcionar sus datos sensibles y de proporcionarlos bajo una autorización explícita que, de igual manera, puede ser revocada en cualquier momento por el titular.