Legal Corporativo

La Superintendencia de Sociedades brinda respuesta a la consulta sobre la posibilidad de pactar en los estatutos de la sociedad la celebración de la reunión ordinaria en una fecha posterior al 31 de marzo del año correspondiente.

Al respecto, la entidad señala que los accionistas de una sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) gozan de libertad de configuración para que, en ejercicio de la voluntad privada, procedan a organizar la estructura de la compañía de forma que la misma se adecúe a sus necesidades particulares y que el funcionamiento de ésta posibilite el mejor desarrollo de las actividades sociales.

Posteriormente, enuncia que el artículo 45 de la Ley 1258 de 2008 establece por regla general que, en lo no previsto por esta regulación, las S.A.S. se regirán por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, las normas previstas para la sociedad anónima y por las disposiciones generales que rigen a las sociedades contempladas en el Código de Comercio. Además, la entidad hace énfasis en el artículo 422 del Código de Comercio, según el cual las reuniones ordinarias se deben celebrar por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

En conclusión, la entidad establece la base jurídica para determinar que es viable el pacto de una fecha extraordinaria para la celebración de la reunión ordinaria, sintetizando las siguientes dos opciones: (i) la establecida en los estatutos; y (ii) dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio en caso de silencio estatutario. Por lo tanto, los estatutos pueden prever una fecha distinta a la establecida de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.
 

Mediante el oficio nro. 220-042769 la Superintendencia de Sociedades resuelve la consulta sobre el marco regulatorio y documental del registro de una situación de control cuando la controlante es una compañía extranjera.

Para ello, la corporación realiza un recuento de la normativa aplicable para efectuar dicho registro, enunciando lo consagrado en el artículo 7.7, título II de la Circular Básica Jurídica (CBJ). Bajo este precepto, la entidad indica que le corresponde a la matriz o controlante calificar el cumplimiento de los supuestos para declarar la situación de control. El registro de la situación de control debe efectuarse de manera oportuna y completa, es decir, debe ser inscrita ante el registro mercantil de la cámara de comercio de la respectiva circunscripción, dentro de los treinta (30) días siguientes a la configuración de la situación de control. Asimismo, la Superintendencia de Sociedades indica que la inscripción debe efectuarse mediante la presentación de un documento privado que contenga información detallada de la situación de control, señalando la presunción que da lugar a su configuración.

Por otro lado, para garantizar la transparencia y la adecuada revelación de la situación, la compañía extranjera o controlante debe cumplir con los siguientes criterios: (i) revelar el controlante real; (ii) determinar si la modalidad de control es individual o conjunto; (iii) indicar la fecha de configuración del control; (iv) relacionar todas las sociedades vinculadas; (v) incluir a las sociedades en liquidación, cuando sea procedente; (vi) en caso de control indirecto, indicar las entidades por medio de las que se ejerce el control.

Además, deberá indicar cuáles circunstancias no constituyen excepciones para el cumplimiento de la obligación de inscripción, estas son: (i) la temporalidad de la ocurrencia del control; y (ii) el tamaño de la matriz o las sociedades vinculadas.

Con respecto a las obligaciones del grupo empresarial con matriz extranjera, es importante destacar que se deberá elaborar el documento privado que contenga la declaración de la situación de control o grupo empresarial y la inscripción de este y de toda modificación en el registro mercantil de la cámara de comercio correspondiente al domicilio de cada una de las subordinadas.

Sin perjuicio de lo anterior, la Circular Externa 100-000002 de 25 de abril de 2022 brinda instrucciones a las cámaras de comercio, según las cuales no se podrá exigir originales o fotocopias autenticadas de los documentos que se presentan a registro, ni tampoco exigir que se autentiquen las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registros, salvo excepciones previstas en la ley.

A su vez, conforme al artículo 823 del Código de Comercio, los términos técnicos o usuales que se emplean en documentos destinados a probar contratos u obligaciones mercantiles, o que se refieran a la ejecución de dichos contratos u obligaciones, se entenderán en el sentido que tengan en el idioma castellano.