Legal Corporativo

La Superintendencia de Sociedades se pronunció respecto a una consulta presentada en relación con el requisito de publicidad en las operaciones de fusión y escisión.

Sobre el particular, la Entidad establece de primera mano que la obligación de publicación de los proyectos de fusión y escisión tiene por objetivo asegurar la divulgación de la operación, permitiendo que, terceros interesados tengan conocimiento de la reorganización propuesta y puedan ejercer sus derechos. Así mismo, trae a colación los artículos 5 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 174 del Código de Comercio, donde se tiene prevista la obligación de publicidad.

Adicionalmente, la Superintendencia establece que la publicación de los proyectos de escisión o fusión debe realizarse en un diario de amplia circulación nacional y en el domicilio de las partes intervinientes de forma acumulativa; es decir, se debe cumplir con ambas publicaciones para que el requisito se entienda cumplido.

Así mismo, relaciona que las variables que se deben tener en cuenta para determinar si un diario es de amplia circulación son:

1. Cantidad de ejemplares distribuidos
2. Frecuencia de publicación
3. Diversidad de temas cubiertos
4. Público a que se dirige.

Finalmente, la Entidad establece que, en caso de que no se cumpla con el requisito de publicidad exigida por el ordenamiento, la consecuencia jurídica que se deriva es la nulidad de la operación, por cuanto se está omitiendo el cumplimiento de una obligación formal esencial de la fusión o escisión.

En conclusión, se reitera la importancia de dar cumplimiento al requisito de publicidad exigido por el ordenamiento, en pro de la protección de los terceros que puedan ver afectados sus derechos y en pro del principio de transparencia en la operación de escisión o fusión.
 

La Superintendencia de Sociedades se pronuncia en respuesta a una consulta que le fue presentada, relacionada con la conservación y custodia de libros y papeles de una sociedad una vez liquidada.

En principio, la Entidad refiere el Oficio nro. 220–247442 relacionado con la conservación y custodia de los libros y papeles del comerciante, donde se informa que se deberán seguir las reglas de la Ley 594 de 2000 y el artículo 60 del Código de Comercio. En palabras sencillas, los libros y papeles de las sociedades deben, en principio ser conservados por lo menos 10 años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Así mismo, se otorgan las siguientes pautas para la conservación de documentos y archivos:

1. Una vez cumplido el término de 10 años, se podrá proceder con la destrucción de los documentos, siempre que se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico.
2. El medio técnico, magnético o electrónico seleccionado para la reproducción, deberá permitir una reproducción exacta de los documentos o libros que serán destruidos.
3. En casos de liquidación de la sociedad, el liquidador tiene la obligación de conservar los libros y papeles durante 5 años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, conforme al artículo 2420 de 2015. Disposición que se completa con el artículo 256 del Código de Comercio que prevé que las acciones de los asociados y terceros prescriben en el término de 5 años.

En conclusión, la Superintendencia de Sociedades, establece que, en el caso de sociedades liquidadas, la obligación de conservar los papeles y libros de la sociedad se encuentra en cabeza del liquidador y, que el mismo deberá custodiar, proteger y conservarlos por el término de 5 años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.