Análisis

El CFO, sin lugar a dudas un gran beneficiado por RPA (Robotic Process Automation)

Artículo elaborado por Isabel Rodríguez

En el primer artículo de esta serie, Fernando Oliva explicaba porque veíamos al CFO como un early adopter de la transformación digital en relación a una de las tendencias tecnológicas que hoy están transformando las operaciones de las áreas de finanzas: Cloud. En este segundo artículo hablaremos de las razones por las cuales entendemos que, RPA también será una tecnología impulsada por estos ejecutivos, dados los beneficios inmediatos que genera, tanto por la automatización de tareas realizadas en las áreas de finanzas, del tipo repetitivas y automatizables, así como por los beneficios económicos de automatizar actividades de otras áreas de la organización.

Si bien, la robotización automática de procesos no es un concepto nuevo en cuanto a lo que hace, sí es una nueva tendencia tecnológica en el cómo lo hace. Hace muchos años que existe la automatización de tareas a través de diversos mecanismos como ser “desarrollando demonios”, “corriendo archivos .bat”, “invocando scripts”, incluso “programando macros” o diseñando tareas automáticas dentro de un workflow, pero con RPA esto se ha llevado a un commodity, es decir, a una configuración de un software de RPA que nos permite estandarizar el diseño de la secuencia de pasos que queremos automatizar, qué se debe hacer en cada paso, en qué sistema de debe hacer, con qué datos, etc.

Y a su vez han surgido varios proveedores de estas herramientas, empresas world class, con fuerte inversión e internacionalización y alto nivel de madurez, que han desarrollado de forma muy rápida estas funcionalidades, estandarizando y pre-configurando una amplia gama de casuísticas a automatizar en lo que respecta a operaciones tradicionales de cualquier empresa.  

 

¿Qué es RPA?

Para entender que es esta nueva tecnología RPA, podemos decir que es un sistema que hace lo mismo que hace una persona, sin agregar inteligencia alguna.

Los software de RPA permiten programar robots para que ejecuten secuencias de actividades que a menudo realizan personas, como, por ejemplo, conciliar datos, copiar y pegar datos entre sistemas, procesar datos estructurados y enviar un resultado, seleccionar archivos en base a una regla, alertar por algún medio de comunicación digital sobre una regla que no se cumple, abrir y enviar correos electrónicos, leer contenido y adjuntos, copiar archivos en carpetas, leer y escribir datos de una base de datos o de un documento (PDF, imagen, etc.) ingresar a un sistema digitando el usuario y clave como lo hace un usuario humano, etc.

Esas secuencias en general están asociadas a tareas administrativas que se realizan en áreas de soporte como ser áreas contables, back office, adquisiciones, jurídicas, recursos humanos, reporting, etc. Este tipo de automatización nos permite liberar horas de trabajo rutinario para reutilizarlas en tareas que generen mayor valor, en primer lugar, para la persona que las realiza, sacándole el robot al ser humano; y, en segundo lugar, para la organización que utilizará sus recursos en forma más eficiente y eficaz.

Algunas de las ventajas que podemos percibir de forma inmediata y que impactarán en el mediano plazo a nivel económico, incluso para los usuarios finales de las organizaciones (consumidores, ciudadanos, reguladores, entre otros) es que estos robots (no de los que “caminan” sino digitales) no cometen errores, trabajan 24/7, no se distraen sino que trabajan en forma continuada lo que los hace más rápidos que los seres humanos, pueden procesar cientos de transacciones en forma secuencial permitiendo una cobertura total de transacciones (por ejemplo, para conciliar datos en forma completa en vez de por muestreo).

Esta combinación de características, posiciona a las tareas del tipo administrativas que muchas veces recaen en las áreas de Finanzas (conciliaciones entre sistemas, o entre áreas, o con terceros; procesamiento de pagos; registro y emisión de comprobantes; comunicación de saldos; generación y envío de reportes a terceros o a casas matrices, etc.), como primeras candidatas para su automatización.

Aplicar RPA, genera beneficios económicos inmediatos, tanto por la eficiencia en el uso de los recursos al automatizar tareas del tipo repetitivas y manuales, así como por los ahorros dados por la exactitud, cobertura y rapidez en ejecutar tareas, sobre todo administrativas o de soporte.

Debemos considerar además que con la incorporación inicial de RPA deberemos seleccionar y asignar las tareas automatizables a un robot y las tareas no automatizables a personas, permitiendo que personas inteligentes no pierdan tiempo valioso para ellos y para la empresa en algo que puede hacer un software solamente parametrizando tareas. Claro está, que como sabemos, la automatización cognitiva y la inteligencia artificial avanzan a paso ligero, y también sustituirán otras funciones que hoy implican el uso de la inteligencia humana. Esta es la evolución natural de RPA y las herramientas están sumando estas capacidades a la automatización.

El CFO es sin lugar a dudas, quien primero percibe estos beneficios, solicita cambiar la forma de procesamiento de estas tareas, e impulsa hacer lo mismo en otros sectores de la organización como ser operaciones/backoffice, adquisiciones, etc. Mientras los gerentes de producción se enfocan en robotizar físicamente las operaciones productivas, es el CFO quien vemos se está enfocando en automatizar vía software las operaciones de control y backoffice para toda la organización. Al igual que en nuestro artículo sobre la nube, en donde decíamos que no hay marcha atrás en el uso de la misma, la automatización también llegó para quedarse, y cada vez estará más embebida en los sistemas que implementemos.

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