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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die (wirksame) Durchführung einer internen Untersuchung als zentrale Folgemaßnahme 

Am 16. Dezember 2022 wurde der Regierungsentwurf des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) im Bundestag verabschiedet. Das Gesetz wird voraussichtlich im Frühjahr 2023 in Kraft treten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die Bedeutung für das CMS

Hinweise auf Fehlverhalten haben keinen Selbstzweck. Vielmehr schreibt das HinSchG eine interne Untersuchung des Falls als eine der zentralen Folgemaßnahmen vor (§ 18 Nr. 1 HinSchG). Das bedeutet konkret: Bei Vorliegen konkreter Hinweise auf (systematisches) Fehlverhalten von Mitarbeitern ist die Unternehmensleitung verpflichtet, unverzüglich hinreichende Maßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts einzuleiten. Interne Untersuchungen (oder Internal Investigations) haben in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen und sind essenzieller Bestandteil eines jeden Compliance-Management-Systems (CMS). Denn ein wirksames CMS verlangt nicht nur strikte Prävention, sondern auch Aufarbeitung (Detection) und Selbstreinigung (Remediation). Zudem verliert ein CMS an Glaubwürdigkeit, wenn Hinweise auf Fehlverhalten nicht professionell untersucht werden.

Die Sachverhaltsaufklärung ist nur der erste Schritt. Sie dient der Schaffung einer angemessenen Informationsgrundlage, damit die Unternehmensleitung auf dieser Basis weitere Entscheidungen zum Umgang mit dem Vorfall innerhalb des haftungsfreien Ermessensspielraums der Business Judgement Rule treffen kann. Je nach Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung hat die Unternehmensleitung weitere Anschlussmaßnahmen zu treffen, namentlich dafür Sorge zu tragen, dass

  • aufgedeckte Verstöße abgestellt,
  • involvierte Mitarbeiter angemessen sanktioniert und
  • identifizierte Schwächen des Compliance-Management-Systems behoben werden, um künftige Verstöße der gleichen Art zu verhindern.

In der Praxis empfiehlt es sich zudem in der Regel, die vorgenannten Maßnahmen in einem Abschlussbericht zu dokumentieren. Hierbei muss freilich stets im Blick behalten werden, dass (verschriftlichte) Ergebnisse der internen Untersuchung u.U. von Ermittlungsbehörden beschlagnahmt werden können.

Zwar sind interne Untersuchungen gesetzlich nicht explizit geregelt. Gleichwohl finden sie keineswegs im rechtsfreien Raum statt. Vielmehr setzt die Wirksamkeit einer internen Untersuchung die Beachtung einer Reihe mitunter komplexer gesetzlicher, insbesondere datenschutzrechtlicher und arbeitsrechtlicher Vorgaben voraus.

Sachverhaltsklärung als erster Schritt

Die Sachverhaltsaufklärung ist nur der erste Schritt. Sie dient der Schaffung einer angemessenen Informationsgrundlage, damit die Unternehmensleitung auf dieser Basis weitere Entscheidungen zum Umgang mit dem Vorfall innerhalb des haftungsfreien Ermessensspielraums der Business Judgement Rule treffen kann. Je nach Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung hat die Unternehmensleitung weitere Anschlussmaßnahmen zu treffen, namentlich dafür Sorge zu tragen, dass

  • aufgedeckte Verstöße abgestellt,
  • involvierte Mitarbeiter angemessen sanktioniert und
  • identifizierte Schwächen des Compliance-Management-Systems behoben werden, um künftige Verstöße der gleichen Art zu verhindern.

Hinweise für die Praxis und interne Untersuchungen

In der Praxis empfiehlt es sich zudem in der Regel, die vorgenannten Maßnahmen in einem Abschlussbericht zu dokumentieren. Hierbei muss freilich stets im Blick behalten werden, dass (verschriftlichte) Ergebnisse der internen Untersuchung u.U. von Ermittlungsbehörden beschlagnahmt werden können.

Zwar steht inzwischen fest, dass der Entwurf des Verbandssanktionengesetzes, der erstmals explizite gesetzliche Vorgaben für interne Untersuchungen vorsah, zumindest vorerst von der Koalition ad acta gelegt worden ist. Gleichwohl finden interne Untersuchungen keineswegs im rechtsfreien Raum statt. Vielmehr setzt die Wirksamkeit einer internen Untersuchung die Beachtung einer Reihe mitunter komplexer gesetzlicher, insbesondere datenschutzrechtlicher und arbeitsrechtlicher Vorgaben voraus.

Broschüren: Die jeweils 10 wichtigsten Fragen zu Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und internen Untersuchungen

Anhand von zehn zentralen Fragen aus Sicht der Unternehmensleitung geben wir Ihnen in unseren Broschüren einen kompakten, verständlichen und praxisnahen Überblick zum Regierungsentwurf des HinSchG sowie dazu, wie Sie rechtssicher mit Verdachtsfällen im Unternehmen umgehen und die Durchführung einer internen Untersuchung wirksam und effizient gestalten.

Hier erhalten Sie die beiden Broschüren als PDF:

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und stehen Ihnen bei Rückfragen gerne zur Verfügung.

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