Der digitale Energieversorger – die SAP S/4HANA-Implementierung als Basis

Ausgangssituation vor Projekt

Der Kunde hatte eine über die Jahre heterogen gewachsene Anwendungs- und Prozesslandschaft, die zunehmend zum Hemmnis für den Angang aktueller Herausforderungen wurde. Es galt, die Transformation hin zu einer leistungsfähigen, flexiblen, aber vor allem auch standardisierten Zielarchitektur zu bewerkstelligen. So sollte die Basis für weitere Digitalisierungsmaßnahmen gelegt werden.

Der Kunde hat sich an Deloitte gewandt, um von unserem Know-how in der Konzeption und Durchführung derartiger Transformationsprojekte zu profitieren und gleichzeitig seine Mitarbeiter als Wissensträger im Projektgeschäft zu entlasten. Auch der Aspekt des umfassenden Risikomanagements war entscheidend für unsere Unterstützung: so konnte insbesondere die SAP S/4HANA Einführung dank stringentem Programmmanagement nicht nur in Zeit sondern vor allem auch vollständig im geplanten Budget durchgeführt werden.

Digitale Roadmap als Ausgangspunkt

Ausgehend von der Definition einer Digitalen Roadmap und eines modernen Steuerungsmodells wurden organisatorische und technologische Maßnahmen abgeleitet, die eine erste Leistungsstufe auf dem Weg in die digitale Zukunft des Kunden weisen:

• Die Organisationseinheit „Digitale Services“ als Business Partner für die Unternehmensfunktionen wurden definiert und etabliert.
• Der „Renovierungsbedarf“ in der Applikations- und Prozesslandschaft wurde identifiziert und eine Innovationsroadmap ausgeplant.
• Change Management als wesentliche flankierende Maßnahme zur digitalen Transformation wurde ausgeplant, vorbereitet und von Anfang an mit Leben gefüllt.

Die Ablösung des ERP Systems wurde als wesentlichste Handlungsmaßnahme identifiziert

Ein neues ERP System sollte als „Digital Core“ für das Unternehmen fungieren. Dabei sollte neben dem betriebswirtschaftlichen Kern auch das Workforce-Management des Kunden nachhaltig digital aufgestellt werden.

Hierfür haben wir Licht in die aktuelle Anbieterlandschaft gebracht. Parallel zur Software- und Umsetzungspartnerauswahl wurde ein stabiles Anforderungsmanagement etabliert und die Umsetzung konsequent vorbereitet – insbesondere auch im Kontext der öffentlichen Vergabestelle. Deloitte konnte hier seine breite Expertise auch in rechtlichen Fragestellungen zum Einsatz bringen und so eine maßgeschneiderte Lösung zur Implementierung von SAP S/4HANA bei diesem regionalen Energieversorger mitgestalten.

SAP S/4HANA wurde binnen 12 Monaten erfolgreich beim Energieversorger implementiert

Klares Ziel war, 2019 im neuen System starten zu können. Dieser ambitionierte Fahrplan wurde von Beginn der Implementierungsphase an stringent und rollierend strukturiert und geführt. Alle Projektbeteiligten wurden über die gesamte Implementierungsphase durch das begleitende Change Management befähigt, die ungewohnte Projektrolle auszufüllen und zum Erfolg zu bringen.

Nicht unüblich für eine SAP Einführung: vor allem „auf den letzten Metern" wurde es eng. Dabei wurde klar, dass der stabile Anlauf der neuen ERP Plattform von flankierenden Change Management Maßnahmen begleitet werden muss. Um nahtlos mit der Nutzung des neuen Systems beginnen und gleichzeitig den Jahresabschlussprozess noch im Legacy System durchführen zu können, wurde ein täglicher Stand-Up etabliert, bei dem die Prozessexperten des Kunden gemeinsam mit dem Deloitte Team integrativ und kurzfristig Probleme identifizieren und lösen konnten.

Der ehrgeizige Zeitplan konnte nur durch klare Design-Prinzipien eingehalten werden:

• Ein klarer Fokus auf Standardisierung in der Umsetzung
• Konsequente Einbindung aller Unternehmensbereiche
• Ein integrativer Blick auf Prozesse und Schnittstellen

Die Reise geht weiter

Einheitliche Prozesse sorgen nun für effiziente und digitalisierte Abläufe in den Bereichen Finanzen, Instandhaltungs- und Workforcemanagement. Und bilden so die Blaupause für die nächsten Transformationsschritte und gleichzeitig einen nachhaltigen Anknüpfungspunkt um bspw. nun auch in Vertrieb und Abrechnung die Plattform- und Prozessrenovierung voranzutreiben.

Die Transformation des Energieversorgers ist deshalb noch nicht zu Ende – aber wesentliche und nachhaltige Grundlagen sind gelegt. Die erfolgreiche Implementierung von S/4HANA bildet für den Energieversorger eine stabile, digitale Basis für die Zukunft.