New Ways of Working

Warum sollten Unternehmen Zeit und Geld investieren, um neue veränderte Arbeitsbedingungen zu schaffen? Studien ^[1], ^[2], ^[3] belegen, dass ausgeglichene und zufriedene Mitarbeiter nachweislich bis zu 12 Prozent produktiver und kreativer sind. Zudem führt die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigender Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber, was wiederum zu sinkenden Fluktuationskosten führt.

^[1] _{Deloitte (2018), Deloitte Millennial Study 2018}
^[2] _{Dobre, O. (2013), Review of Applied Socio-Economic Research, Volume 5, Issue 1, pp. 53}
^[3] _{Dole, C. and Schroeder, R.G. (2001), Managerial Auditing Journal, Vol. 16 No. 4, pp. 234-45}

Internetkonzerne als Vorreiter

Internetkonzerne wie Google, Amazon, Facebook und Co. machen bereits seit Jahren vor, was sich die Generationen Y und Z von ihrer Arbeitsumgebung wünschen: Sie investieren Millionen von Dollar in die Neugestaltung sowie den Bau von Büros, um „State-of-the-Art Offices“ zu erschaffen. Dadurch gelingt es Ihnen, einen Arbeits-Lifestyle zu schaffen, den es zuvor in dieser Form nicht gab und der für die meisten jungen Arbeitnehmer höchst attraktiv wirkt. Die Arbeitsumgebung ist in der Regel so gestaltet, dass sie das Wohlbefinden und die daraus resultierende Produktivität der Mitarbeiter fördert. Traditionelle, private Büros werden durch große Freiflächen in Kombination mit Teamräumen für gemeinschaftliche Arbeit sowie Spots für private Gespräche ersetzt. Es stehen diverse Arten von Sitzmöglichkeiten zur Verfügung, die individuell verstellbar sind, sodass jeder Mitarbeiter den nach seinen Bedürfnissen maßgeschneiderten Arbeitsplatz findet. Durch Zusatzangebote wie eine kostenfreie Gourmet-Verpflegung, Massagen, Haustierbetreuung sowie Sport- und Freizeitaktivitäten werden die Büros zu Erlebnisstätten. Die Unternehmen erhoffen sich, mittels besonderer Gestaltung und Ausstattung der Arbeitsflächen einen besseren Ideenaustausch unter den Mitarbeitern, eine schnellere Entscheidungsfindung sowie eine erhöhte Kreativität zu fördern, um letztendlich innovativere Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Damit schaffen sie es, trotz flexibler Arbeitsmodelle, die orts- und zeitungebundenes Arbeiten ermöglichen, ihre Mitarbeiter dazu zu bewegen, die Corporate Offices als präferierte Arbeitsstätte wahrzunehmen und diese vermehrt zu nutzen.

Wie sieht es bei Unternehmen in Deutschland aus? Sind deutsche Unternehmen schon dazu bereit, sich den tiefgreifenden Veränderungen der neuen Arbeitswelt zu stellen und diese aktiv in ihren Büros zu berücksichtigen?

Arbeitsplatzrealität in Deutschland

Moderne, flexible Arbeitsumgebungen sind omnipräsente Themen, die Unternehmen heute und zukünftig stark beschäftigen. Doch zeigt eine Umfrage von Deloitte unter mehr als 1.000 deutschen Arbeitnehmern, dass nahezu die Hälfte (47%) aller Unternehmen laut Aussage ihrer Mitarbeiter (noch) keine neuen, flexiblen Arbeitsumgebungen umgesetzt haben. Insbesondere in kleineren Unternehmen ^[4] haben solche Konzepte eine eher geringe Verbreitung. So geben 66 Prozent der Arbeitnehmer aus Kleinunternehmen an, dass ihre Arbeitgeber keine neuen, modernen Arbeits(platz)konzepte etabliert haben ^[5]. Damit klaffen Trend und Realität in vielen Unternehmen noch immer weit auseinander. Aber warum ist eine Vielzahl deutscher Unternehmen noch nicht bereit, die tiefgreifenden Veränderungen einer neuen und digitalen Arbeitswelt aktiv mitzugestalten?

^[4] _{Unter Kleinunternehmen (oder auch: Kleinstunternehmen) sind Unternehmen <50 Mitarbeiter zu verstehen}
^[5] _{Deloitte (2019), Umfrage zum Thema "Future Workplace"}

I. Fehlende flexible Arbeitsmodelle

Die Ergebnisse der Deloitte-Studie zeigen, dass nahezu einem Fünftel der Arbeitnehmer hierzulande weder die flexible Einteilung von Arbeitszeiten, noch die freie Wahl von Arbeitsorten möglich ist. Selbst geringe Abweichungen von Präsenzzeiten sind für 17 Prozent der Umfragebeteiligten nur in seltenen Ausnahmefällen möglich. Während sich bei Großunternehmen ^[6] tendenziell flexiblere Arbeitszeitmodelle etabliert haben (80 Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben an, Präsenzzeiten flexibel ändern zu können), ist die freie Wahl von Präsenzzeiten für 38 Prozent der Arbeitnehmer in Kleinunternehmen noch immer nicht möglich. Darüber hinaus mangelt es in vielen Unternehmen an fest definierten Homeoffice-Regelungen. Diese sind für 63 Prozent der befragten Arbeitnehmer nicht vorhanden. Vor allem in Kleinunternehmen haben sie eine geringe Verbreitung (19%) ^[7]. Die geringe Verbreitung von klar definierten Homeoffice-/ Mobile-Working-Regelungen ist unter anderem dem Umstand geschuldet, dass Unternehmen durch die Vorgaben ihrer Betriebsräte (die ein Mitbestimmungsrecht bei Homeoffice-Regelungen haben) dazu angehalten werden, ihren Mitarbeitern im Homeoffice einen Arbeitsplatz in der gleichen Qualität sicherzustellen, wie er auch im Unternehmensbüro verfügbar ist. Das Ganze stellt Arbeitgeber jedoch vor große Herausforderungen. Die Schaffung eines derartigen Homeoffice-Arbeitsplatzes ist es im Grunde nur schwer umsetzbar und mit einem erheblichen Kostenaufwand verbunden.

^[6] _{Unter Großunternehmen sind Unternehmen >= 500 Mitarbeiter zu verstehen}
^[7] _{Deloitte (2019), Umfrage zum Thema "Future Workplace"}

II. Unzureichende technische Ausstattung

Unternehmen, die neue flexible Arbeitsumgebungen umsetzen wollen, brauchen insbesondere die richtige technische Ausstattung. Allerdings ist dies gegenwärtig in der Mehrheit der deutschen Unternehmen noch nicht gegeben. Im Rahmen der Studie haben lediglich 14 Prozent der befragten Arbeitnehmer angegeben, dank vorhandener technischer Ausstattung mobil arbeiten zu können. Insbesondere die fehlende Verbreitung von Laptops (53%) und Smartphones (35%) sowie von mobilem Internet (45%) sind daran schuld. Während immerhin ein Fünftel der befragten Großunternehmen ihren Mitarbeitern die notwendige Ausstattung an die Hand geben, ist die Lage bei Kleinunternehmen deutlich gravierender (9%) ^[8].

^[8] _{Deloitte (2019), Umfrage zum Thema "Future Workplace"}

III. Keine Veränderung des Führungsverhaltens

Doch selbst das Vorhandensein klarer Regelungen und der notwendigen technischen Ausrüstung, die ein flexibles Arbeiten prinzipiell möglich machen, bedeutet nicht, dass Arbeitnehmer ihre Möglichkeiten auch wahrnehmen. So orientieren sich noch immer viele Mitarbeiter an ihren Vorgesetzen, die laut Angabe der Befragten zu 41 Prozent ein flexibles Arbeiten nicht vorleben ^[9]. Die Bereitschaft der Mitarbeiter, flexibel zu arbeiten sinkt hierdurch beträchtlich. Zu groß sind die Sorgen vor potenziellen Konsequenzen. Dieses Verhalten ist insbesondere auch auf eine fehlende Veränderung des Führungsverhaltens zurückzuführen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die im digitalen Zeitalter neue, moderne Arbeitskonzepte implementieren möchten, nur dann erfolgreich sind, wenn die Führungsspitze mit gutem Beispiel vorangeht. Denn ein Wandel der Unternehmenskultur kann nur funktionieren, wenn die eigenen Chefs die notwendigen Veränderungen selbst vorleben und ihre Mitarbeiter aktiv auf diese Reise mitnehmen.

^[9] _{Deloitte (2019), Umfrage zum Thema "Future Workplace"}

IV. Mangelhafte Einbindung der Mitarbeiter

Im Umgang mit Mitarbeitern bei der Veränderung von Arbeitsbedingungen gibt es zwei typische Fehler, die Unternehmen regelmäßig unterlaufen. Zum einen werden die betroffenen Mitarbeiter und der Betriebsrat bei der Gestaltung oder Veränderung des Arbeitsumfelds nicht ausreichend eingebunden und fühlen sich übergangen. So gibt lediglich die Hälfte der befragten Arbeitnehmer an, bei der Gestaltung ihres aktuellen Arbeitsplatzes eingebunden worden zu sein. Dies führt regelmäßig zu einer Blockadehaltung von Mitarbeitern und Betriebsrat. Gut gemeinte Veränderungen können dann statt einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit einen gegensätzlichen, negativen Effekt haben. Eine andere Studie belegt, dass rund 80 Prozent der Mitarbeiter in den nächsten zehn Jahren keine oder nur geringfügige bzw. langsame Veränderungen ihres Arbeitsplatzes erwarten ^[10]. Dies zeigt, dass Mitarbeiter auf den Wandel bisher nicht vorbereitet sind. Zum anderen sehen traditionelle Unternehmen vermehrt agile Organisationsformen als einen Teil ihrer Strategie, vergessen hierbei aber, auch die Gestaltung des Arbeitsumfelds einzubeziehen. Das Aufbrechen hierarchischer Strukturen ist intern allerdings häufig schwierig zu vermitteln, sofern Einzelbüros weiterhin als Statussymbol gesehen werden. Stattdessen ist es wichtig, eine Neugestaltung des Arbeitsumfelds strategisch zu berücksichtigen und als Signal kulturellen Wandels zu nutzen.

^[10] _{Deloitte (2018), European Workforce Survey} 

V. Zu geringes Budget für Investitionen

Ohne die Bereitstellung des benötigten Budgets wird die Umsetzung bzw. Veränderung einer neuen, modernen Arbeitsumgebung nicht funktionieren. Das klassische, von Kosten getriebene Flächenmanagement muss sich wandeln. Um dabei erfolgreich zu sein, müssen entsprechende finanzielle Mittel in die Hand genommen werden. Eine Umfrage von Deloitte unter 278 deutschen Mittelständlern8 zeigt: Erfolgreiche Unternehmen investieren im Schnitt mehr als doppelt so viel Geld in die „neue Arbeitswelt“ als weniger erfolgreiche Unternehmen ^[11].

^[11] _{Deloitte (2018), Arbeitswelten 4.0 im Mittelstand}

VI. Restriktionen in vorhandenen Verordnungen

Potenzielle Restriktionen stellen unter anderem das Arbeitszeitgesetz, die Arbeitsstättenverordnung und Betriebsräte dar. Obwohl die Arbeitsstättenverordnung 2017 mit dem Ziel reformiert wurde, die Regelungen an die Anforderungen neuer Technologien und Arbeitsformen anzupassen, stellt sie durch strikte Vorgaben z.B. hinsichtlich der Ergonomie und Mindestgrößen von Arbeitsplätzen sowie hinsichtlich Abständen, Verkehrsflächen und Bewegungsflächen eine Einschränkung bei der Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen dar. Möchte ein Unternehmen beispielsweise Flächen diversifizieren und damit Raum für sogenanntes „Used-based Working“ schaffen, so gelten viele Gestaltungsmöglichkeiten gemäß Arbeitsstättenverordnung nicht als vollwertiger Arbeitsplatz. Denn stellt man z.B. eine Couch anstelle eines Schreibtischstuhls als Sitzgelegenheit zur Verfügung, entspricht die eingerichtete Fläche nicht den ergonomischen Anforderungen. Der Arbeitsplatz darf folglich nicht als solcher vorgesehen werden. Kommt es im Falle von „Hot Desking“ mit einer Belegungsrate <1 ^[12] dazu, dass ein Arbeitnehmer keinen als solchen ausgewiesenen Arbeitsplatz einnehmen muss (da z.B. kein „richtiger Arbeitsplatz“ mehr verfügbar ist), so gerät das Unternehmen in Gefahr, gegen die offiziellen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung zu verstoßen. Dies ruft regelmäßig eine Blockadehaltung des Betriebsrats hervor. Darüber hinaus dürften Unternehmen solche, „inoffiziellen“ Arbeitsplätze in digitalen Buchungssystemen nicht zur Buchung durch den Mitarbeiter freigeben. Die Darstellung verfügbarer Plätze wäre damit verfälscht.

Gesetzliche Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz spielen bei der Einführung neuer flexibler Arbeitsbedingungen gleichfalls eine Rolle. Mobile Endgeräte, die eine ständige berufliche Erreichbarkeit und allzeitiges Arbeiten ermöglichen („Always-on Mentalität“), führen zu einem Verschwimmen von Arbeits- und Freizeit. Arbeitgeber sind jedoch dazu verpflichtet, sich gemäß Arbeitszeitgesetz an die gesetzlichen (maximalen Arbeitszeiten) und entsprechend vorgegebenen Ruhezeiten zu halten. So ist insbesondere die Einhaltung einer 11-stündigen Ruhepause nach Beendigung der Arbeitszeit als schwierig einzustufen, wenn Arbeitnehmer vor dem Schlafengehen „eben noch ein paar Mails beantworten“ und am nächsten Tag wieder um 9 Uhr am Schreibtisch sitzen. Darüber hinaus stellt sich die Frage, wie die Arbeitszeit im Zeitalter flexibler Modelle zukünftig berechnet werden kann: Gilt das Lesen einer E-Mail auf einem mobilen Endgerät während der eigentlichen Freizeit als Arbeitszeit? Wenn ja, laufen Arbeitnehmer durch diese gewonnene Flexibilität dann in Gefahr, gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiten sogar regelmäßig zu überschreiten?

^[12] _{Eine Belegungsrate <1 impliziert, dass nicht auf jeden Mitarbeiter ein Arbeitsplatz fällt. Beträgt sie z.B. 0,8, so bedeutet dies, dass auf einen Mitarbeiter 0,8 Arbeitplätze fallen.} 

New ways of Working – Umdenken für den Wandel

Unternehmen stehen also im Kontext neuer, moderner Arbeitsumgebungen vor besonderen Herausforderungen. Den wesentlichen Treiber stellt in diesem Zusammenhang der Fachkräftemangel in Kombination mit sich verändernden Mitarbeiteranforderungen dar. Unternehmen sind dazu gezwungen, auf diese Anforderungen einzugehen, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie sind dazu angehalten, die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, um flexibles, mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Dazu zählt neben technischen Mitteln auch ein Wandel der Führungsmentalität, um Vorgesetzte als aktive Vorbilder dieser Arbeitswelt auf die Reise zu schicken. Unsere aktive Marktbeobachtung zeigt, dass das Bewusstsein von Unternehmen, auf diese Trends zu reagieren, in den letzten Jahren deutlich gestiegen ist. Sie verstehen, dass sie reagieren müssen, schaffen Initiativen, um den Wandel mitzugehen – doch wird es noch einige Zeit dauern, bis dieser flächendeckend vollzogen ist und auch die Politik diese Entwicklung durch zukunftsgerichtete Verordnungen unterstützt.

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