Robotic Process Automation in der Immobilienbranche

Immobilienunternehmen sind im Vergleich zu Unternehmen anderer Branchen nicht als Innovationsführer oder „Early Adaptor“ in Bezug auf neue Technologien bekannt. Für einige Firmen mag Robotic Process Automation (RPA) immer noch wie eine ferne Zukunftstechnologie klingen, andere Firmen verwechseln RPA vielleicht mit einer R2D2-ähnlichen physischen Maschine. Aufgrund des kontinuierlichen Ausbaus und des offensichtlichen Geschäftspotenzials von RPA beginnen jedoch immer mehr Immobilienunternehmen, diese Technologien in ihrem Tagesgeschäft einzusetzen und so die Effizienz ihrer Belegschaft zu steigern. Dennoch befinden wir uns mit Blick auf die branchenspezifischen Prozesse und den Verwaltungsaufwand bei der Bewirtschaftung von Immobilien erst am Anfang dieser Entwicklung.

Dabei ist die Idee hinter RPA einfach: RPA setzt Software ein, die manuelle, wiederkehrende und regelbasierte Prozesse und Aufgaben automatisiert. RPA wird mit Endbenutzer-Software, z. B. ERP-Systemen, MS-Excel, Internetseiten oder Email-Programmen, verknüpft und führt dann manuelle arbeitsintensive Aufgaben gemäß der Programmierung im RPA-Quellcode automatisch aus. 

Was haben Immobilienunternehmen davon?

Der offensichtliche und bereits am stärksten genutzte Anwendungsbereich ist das Backoffice, wie z. B. die Buchhaltung. Viele Aufgaben in dieser Abteilung weisen einen relativ hohen Anteil an repetitiven und strukturierten Prozessen auf. Die Überwachung aller Rechnungen, Zahlungen und Buchungen bedeutet viel Arbeit, die derzeit häufig mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden ist. Dadurch fehlt den Mitarbeitern zum einen die Zeit für die Erledigung komplexerer Aufgaben, die direkt zur Wertschöpfung beitragen, und zum anderen stellen menschliche Fehler oder auch Betrugsmöglichkeiten ein relevantes Geschäftsrisiko dar.

RPA hilft bei der Erledigung solcher Vorgänge. Weiter kann RPA eingesetzt werden, um Daten aus verschiedenen Systemen automatisch zu extrahieren, zu strukturieren und zu formatieren sowie die generierten Berichte automatisch zu verteilen bzw. zum Download zur Verfügung zu stellen. Dies kann für ganze Portfolios, administrative Einheiten oder einzelne Anlagen erfolgen und ist damit ein einfaches Beispiel für die Anwendung von RPA. Speziell im Immobiliensektor gibt es allerdings noch viele weitere Anwendungsbereiche, die derzeit noch nicht genutzt werden. Das allgemeine Potenzial ist in der folgenden Grafik exemplarisch dargestellt.

Haupttreiber für RPA in der Zukunft

Wie vorstehend ausgeführt, wird RPA bereits eingesetzt, um den manuellen Aufwand bei datenintensiven Tätigkeiten zu reduzieren. Der künftige Stellenwert dieser Funktion korreliert mit der zunehmenden Digitalisierung des Immobiliensektors und dem zunehmenden Einsatz intelligenter Gebäudetechnik. Bereits heute tun sich viele Unternehmen schwer mit der Nutzung der Massen an unstrukturierten Daten, die von Gebäuden und der Gebäudetechnik produziert werden. Darüber hinaus verursacht die hohe Anzahl an unterschiedlichen Datenformaten Schwierigkeiten, durch die der Aufwand noch gesteigert oder sogar die Nutzung der Daten verhindert wird. RPA ist ein wichtiger Faktor für die Konvertierung dieser Daten in relevante Informationen, kann jedoch die Daten nicht selber interpretieren.

Daher ist die Erweiterung der RPA-Technologie durch kognitive oder sogar künstliche Intelligenz (CI/AI) ein weiterer Treiber. Diese Verbindung erweitert den Anwendungsbereich von einfachen „regelbasierten Prozessen“ hin zu KI-basierten Prozessen und prognosebasierten Entscheidungen unter dem Stichwort „Cognitive Automation“. Zurzeit würde ein regelbasierter RPA-Prozess bei einem unvorhergesehenen Ereignis anhalten und den betreffenden Mitarbeiter darüber informieren, damit dieser entsprechend reagieren kann. CI/AI-basierte RPA-Prozesse werden Anwendungsfälle für Entscheidungsvorbereitung, strukturierte Vorschläge und Priorisierung von Alternativen oder in Zukunft sogar für direkte Entscheidungswege ermöglichen. Durch mehrdimensionale Datenbestände, die sich über Zeithorizonte und geografische Grenzen erstrecken und Terabytes an unstrukturierten Daten umfassen können, sind solche Entscheidungen möglicherweise präziser als jede von Menschen getroffene Entscheidung.

Auch wenn das Potenzial dieser Technologie bereits jetzt groß ist, erwarten wir erst in den nächsten Jahren eine starke Entwicklung bei der Prozessautomatisierung im Immobiliensektor. Darüber hinaus gilt: die Investitionen für CI/AI sind hoch, und je intelligenter die Technologie wird, desto mehr Anwendungsfälle ergeben sich. Daher ist die Frage nicht, ob die Technologie in der Zukunft an Bedeutung zunehmen wird, sondern welche Unternehmen sie zuerst einsetzen, um gegenüber Mitbewerbern kurzfristig einen entscheidenden Vorteil durch Effizienzsteigerungen, Kosten- und Risikoreduzierungen oder – in Verbindung mit CI/AI – langfristig sogar echte Alleinstellungsmerkmale zu erzielen.

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Ihr Ansprechpartner zum Thema

Hendrik Aholt
Senior Manager | Deloitte Consulting
haholt@deloitte.de