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Tax-Compliance-Management-Systeme in der Betriebsprüfung

Ein funktionierendes Tax-CMS hilft nicht nur, Steuerstrafverfahren zu vermeiden. Im Idealfall fungiert es auch als Managementinstrument – und bildet eine zusätzliche sinnvolle Informationsquelle für die Betriebsprüfung. Davon ist man in Deutschland aber noch relativ weit entfernt.

Die Digitalisierung verändert Unternehmen und deren Prozesse grundlegend. Darauf muss und wird auch die Betriebsprüfung reagieren und ihre Prüfungsschwerpunkte an das neue, durch Technologien geprägte Kontrollumfeld anpassen.

Umso bemerkenswerter ist, dass ausgerechnet die Steuerfunktion, verglichen mit anderen Abteilungen, oft erheblichen Nachholbedarf in Sachen Automatisierung hat: Während etwa im Rechnungswesen zahlreiche Routinefunktionen (zum Beispiel das Buchen von Eingangsrechnungen mit Bestellbezug) bereits automatisiert sind, nutzen viele Steuerfunktionen für die Vorbereitung von Steueranmeldungen und -erklärungen nach wie vor selbstgestaltete Excel-Tabellen. Die Fehleranfälligkeit ist entsprechend hoch.

Automatisierung verändert steuerliches Kontrollumfeld

Die grundlegende Tendenz, auch in der Steuerfunktion auf technologiegestützte Standardisierung zu setzen, ist allerdings unübersehbar. Durch Einführung eines Tax Ledgers, also einer parallelen steuerlichen (Haupt-)Buchführung, lässt sich beispielsweise die Automation der Steuerberechnung unterstützen. Auch das Erstellen von Steuererklärung wird dadurch deutlich vereinfacht: Geschäftsvorfälle werden originär steuerlich gebucht, sodass Anpassungen im Rahmen der Steuerberechnung bzw. -erklärung grundsätzlich entbehrlich sind.

Voraussetzung für eine korrekte steuerliche Berechnung in einem solchem Umfeld ist jedoch, dass die Transaktionen fehlerfrei erfasst werden. Entsprechend ist bei standardisierten Vorgängen die Qualität der Vorprozesse von elementarer Bedeutung. Das gilt umso mehr, als auch die Betriebsprüfung ihren Fokus in der Zukunft auf eben jene Vorprozesse verlagern wird. Unternehmen müssen folglich Instrumente entwickeln, um interne Verantwortlichkeiten festzulegen und zu beaufsichtigen. Zufälligkeiten im steuerlichen Kontrollumfeld sind nicht mehr hinnehmbar.

Tax-CMS: Mehr als ein Instrument zur Haftungsvermeidung

Steuerpflichtige, die sich rechtstreu verhalten (wollen), können ihre Haftungsrisiken minimieren, indem sie ein innerbetriebliches Kontrollsystem einrichten, das der Erfüllung steuerlicher Pflichten dient. So steht es im finalen Anwendungserlass zu § 153 AO, den das BMF am 23.05.2016 veröffentlicht hat.

Allerdings greift eine Reduzierung des Tax-CMS auf seine Funktion im Steuerverfahren zu kurz: Ein Tax-CMS ist auch ein Management-Tool, mit dem sich organisatorische, technologische und steuerstrategische Fragen priorisieren lassen – und das im Rahmen von Betriebsprüfungen wertvolle Unterstützung bieten kann. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Prozessdokumentation. Sie ist mit der Verfahrensdokumentation nach den GoBD in Einklang zu bringen, die der Betriebsprüfung dazu dient, die Buchführung in ihrer Gesamtheit nachzuvollziehen und deren Ordnungsmäßigkeit – einschließlich des internen Kontrollsystems – zu bestätigen.

Verspäteter Paradigmenwechsel in Deutschland

Kooperative Compliance-Modelle, und damit auch die Errichtung eines Tax-CMS, sollen Anreize für rechtskonformes Verhalten setzen sowie den Grad der Kooperation mit der Finanzverwaltung – über das regulatorisch vorgesehene Mindestmaß hinaus –erhöhen. Dieses Ziel lässt sich umso leichter erreichen, je eher Finanzverwaltung den sich regelkonform Verhaltenden Vergünstigungen anbietet, die mögliche Mehrkosten des gewünschten Verhaltens mindestens aufwiegen.

Andere Länder, etwa Österreich, haben das bereits getan: Hier ergeben sich solche Vergünstigungen regelmäßig durch ein schnelleres Erlangen von Rechtssicherheit. Die Prüfungen dauern weniger lang, die damit verbundenen Kosten sinken. Deutschland hingegen hat hier noch Nachholbedarf: Denn auch wenn es aus Unternehmenssicht durchaus angezeigt sein kann, dem Betriebsprüfer – ohne Bestehen einer Rechtspflicht – die Tax-CMS-Dokumentation zu übergeben, so gibt es doch noch keine institutionalisierten Vorteile, die eine solche Kooperation belohnen.

Das Ausland hat die Nase vorn

Im internationalen Vergleich liegt die deutsche Finanzverwaltung also noch deutlich zurück, was die digitale Transformation anbelangt. Es gibt aber eine Tendenz in die richtige Richtung. Beginnend mit einem erkennbaren Fokus auf die Prüfung der Einhaltung genereller, durch die neuen GoBD vom 28.11.2019 konkretisierter Ordnungsmäßigkeitskriterien über eine verstärkte Prüfung von DV-Systemen und deren Einbindung in ordnungsgemäße steuerliche Prozesse sind auch hierzulande erste Ansätze der Evaluierung von Elementen des Tax-CMS zu erkennen.