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Digitalisierung der Betriebsprüfung
Wie Plattformen den Datenaustausch mit den Betriebsprüfern vereinfachen können
Auch in der Finanzverwaltung schreitet die Digitalisierung voran. Bislang war bei Betriebsprüfungen der Datenaustausch mit der Finanzverwaltung ausschließlich über physische Datenträger wie CDs/DVDs, USB-Sticks und Festplatten möglich. In Zukunft könnten hierfür Datenaustauschplattformen eingesetzt werden und die Digitalisierung der Betriebsprüfung einen großen Schritt voranbringen.
Hintergrund
Auch in der Finanzverwaltung macht die Digitalisierung Fortschritte. Nach wie vor ist in Betriebsprüfungen die Datenträgerüberlassung i.S.v. § 147 Abs. 6 S.2 AO die überwiegend eingesetzte Form des Datenzugriffs. Diese geht aufgrund der steigenden Datenmenge in den Unternehmen mit mitunter sehr großen Datensätzen einher. Bislang war der Datenaustausch mit der Finanzverwaltung in der Tat ausschließlich über Datenträger, d.h. durch den Versand physischer Datenspeicher wie CDs/DVDs, USB-Sticks und Festplatten, möglich.
Einige Bundesländer führen Plattformen zum Datenaustausch ein
Im Laufe der letzten beiden Jahre haben einige Finanzverwaltungen virtuelle Datenaustauschmöglichkeiten geschaffen. In der Regel stehen diese Datenaustauschplattformen allen Betriebsprüfern zur Verfügung, es liegt aber in der Entscheidungsbefugnis des Betriebsprüfers, ob diese Möglichkeit des Datenaustausches genutzt wird. Datenaustauschplattformen stehen z.B. in Bayern, Hessen, Niedersachen, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern zur Verfügung. Andere Bundesländer, wie beispielsweise NRW und Berlin verfügen derzeit (noch) nicht über eine entsprechende Datenaustauschmöglichkeit. In den Bundesländern, in denen keine entsprechenden Datenaustauschplattform implementiert wurde, bleibt dem Steuerpflichtigen auch weiterhin nur der Versand der Datensätze per Datenträger.
Von der Datenaustauschplattform zur BP-Kollaborationsplattform?
Es gibt teilweise große Unterschiede in Aufbau und Nutzungsmöglichkeiten der verschiedenen Plattformen. Beispielsweise verwendet Bayern die Securebox, die vom deutschen Cloudanbieter Uniscon (Anbieter der Datenaustauschplattform iDGARD) entwickelt wurde. Hier haben die Nutzer jederzeit die Möglichkeit die hochgeladenen Daten zu sehen und weitere Dokumente bereitzustellen. Auf anderen Plattformen, z.B. dem in Hessen verwendeten „HessenDrive“, können zwar Unterlagen hochgeladen werden, jedoch kann der Steuerpflichtige oder der Berater diese anschließend nicht mehr einsehen, erneut herunterladen oder ergänzen. In der Folge kann z.B. die Securebox in Bayern auch als einfache Kollaborationslösung in der Betriebsprüfung genutzt werden. Voraussetzung ist, dass diese nicht nur als reine Datenaustauschplattform, sondern mithilfe der bestehenden Funktionen und einer vorherigen Abstimmung mit dem Betriebsprüfer, auch zum Austausch von Betriebsprüfungsanfragen und deren Beantwortung verwendet wird. Dies kann insbesondere helfen, wenn Informationen ausgetauscht werden sollen, die aufgrund von Größen- oder Formatrestriktionen nicht per E-Mail verschickt und sonst nur auf dem Postweg ausgetauscht werden könnten. Gut aufgesetzte Secureboxen erlauben mit einem gewissen manuellen Aufwand auch ein Tracking offener Betriebsprüfungsanfragen.
Hinweise für die Verwendung von Datenaustauschplattformen
Bei der Verwendung der Datenaustauschplattformen ist außerdem darauf zu achten, dass frühzeitig, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung die Möglichkeit des Datenaustausches über entsprechende Plattformen zu besprechen ist., Grund: das Aufsetzen der Plattformen muss mitunter über die OFD (bzw. Bayerische Landesamt für Steuern) erfolgen und benötigt entsprechenden zeitlichen Vorlauf. Gleichzeitig sollte auch festgelegt werden, welche Daten über die Plattform ausgetauscht werden, da die Datenformate, die in den einzelnen Plattformen verarbeitet werden können, unterschiedlich sind. Nach Abschluss einer Betriebsprüfung werden die hochgeladenen Informationen im Übrigen wieder gelöscht. Als Archivierungslösung dienen die Plattformen also nicht. Somit müssen die übergebenen Daten, wie bisher auch, auf Seiten des Steuerpflichtigen selbst gesichert werden.
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