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E-Bilanz

Da steckt Potential drin

Fachbeitrag zur E-Bilanz: Die Rolle der Steuerabteilung im Unternehmen könnte sich bald ändern.

Ausgangslage

Fast drei Millionen E-Bilanz-Datensätze hat die Finanzverwaltung bis Ende 2015 erhalten. Ist das der Beweis für die Praxistauglichkeit der E-Bilanz?

Anfangs wurde die technologische Aufrüstung der Finanzverwaltung seitens der Unternehmen eher abwartend beobachtet. Kein Wunder bei hohen Einmalkosten und Umstellungsproblemen, trotz Minimalstrategie.

Nach der erfolgreichen Premiere können die Unternehmen jetzt allerdings ihr Potenzial aus der E-Bilanz ausschöpfen. Die Möglichkeiten sind vielfältig:

  • Tax Data Analytics, 
  • Automation bei der Ermittlung von Ertragssteuerpositionen (in Jahresabschlüssen und Steuererklärungen)
  • Hilfe beim Aufbau eines internen Kontrollsystems für Steuern (IKS)
  • Effizienzgewinne und Kostenentlastungen bei den Offenlegungspflichten und der Kreditwürdigkeitsprüfung

Interne Neupositionierung der Steuerabteilung

Die Anforderungen an die Steuerabteilung haben sich stark erhöht: Seit November 2014 fordert die Finanzverwaltung in ihrem sog. GoBD-Schreiben eine Dokumentation aller besteuerungsrelevanten Prozesse und IT-Systeme im Unternehmen.

Das Rollenbild der Steuerabteilung wird vor allem durch die E-Bilanz neu definiert. Zahlreiche standardisierte Bearbeitungsprozesse für Ertragsteuerprozesse können durch die Standardisierung jetzt eingeführt werden. Das bietet in einem prozess-, kontroll- und risikoorientierten Umfeld neue Chancen:

  • Erhöhung des Automationsgrades
  • Verbesserung des innerbetrieblichen Kontrollumfelds
  • Reduzierung manueller Bearbeitungsfehler
  • Einsparung von Bearbeitungszeiten und Personalkosten

Um diese Potenziale auszuschöpfen, müssen Entscheidungsträger die Steuerabteilung stärker in relevante Unternehmens-, Entscheidungs- und Finanzprozesse einbinden. Auf diesem Weg führen die Automation und Technologieunterlegung von Steuerprozessen zur internen Aufwertung der Steuerabteilung. Die ersten praktischen Erfahrungen bestätigen diesen Trend.

Weitere Informationen

Detaillierter Beitrag zu Dokumentations-vorschriften auf Deloitte Tax News

Deloitte Tax News

Risikoeinschätzung und Datenauswertung durch analytische Verfahren

Die steuerliche Risikoeinschätzung und die analytische Steuerdatenauswertung (Tax Data Analytics) verfolgen grundsätzlich drei Ziele:
 
  1. Zukunftsorientierung: Datenanalyse zur Ableitung von Entscheidungshilfe für künftige Entwicklungen
  2. Gegenwartsorientierung: Datenanalyse zur Unterstützung und Steuerung gegenwärtiger Unternehmensprozesse
  3. Vergangenheitsorientierung: Datenanalyse zur rückblickenden Evaluierung gegenwärtiger Entwicklungen

Strukturierte wie unstrukturierte Daten, die wegen der zunehmenden Digitalisierung in immer größerem Umfang vorhanden sind, sind kritische Erfolgsfaktoren und strategische Werttreiber. Trotzdem hatten viele Steuerabteilungen bisher keinen oder nur eingeschränkten Zugriff auf notwendige Unternehmens- und Finanzdaten. Dies kann sich mit der E-Bilanz ändern.

Bisher war beispielsweise die Umsatzsteuer als transaktionale Steuer für viele Unternehmen ein erster Einstieg zu Tax Data Analytics. Jetzt müssen sich Firmen auch mit ertragssteuerlichen Fragen auseinandersetzen.

Immer mehr Anbieter drängen mit ihren Anwendungen in den Markt für Tax Data Analytics-Software. Diese lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

1. Externe Tax Data Analytics-Lösungen von Wirtschaftsprüfungs-, Consulting- oder Softwareunternehmen 
2. Interne Tax Data Analytics-Lösungen, die in der IT-Landschaft des Unternehmens teil- oder vollintegriert sind.

a) Externe Analysen

Externe Analysen erfolgen einmalig oder regelmäßig (z.B. Monat, Quartal). Sie basieren meist auf Methoden, die auch die Finanzverwaltung im Rahmen der Betriebsprüfung verwendet. Als Analysetool würde sich daher die IDEA-Software anbieten, die auch die Finanzverwaltung nutzt. Allerdings ist sind die Datensätze der E-Bilanz zurzeit nicht mit IDEA auswertbar.

Deshalb erfolgen externe Analysen meist durch selbst entwickelte Analyseplattformen oder Client-/Server-Systeme. Solche Plattformen laden die Daten über eine Schnittschnelle aus dem System direkt in eine Datenbank. Anschließend erfolgt mittels grafischer Auswertungsoberflächen (z.B. QlikView, MS Power BI, SAP Lumira) eine Auswertung und Visualisierung über definierte Kennzahlen.

Dieser Ansatz bietet schnell und kurzfristig individuelle Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten. Der initiale Aufwand für die Einrichtung sowie die einzelnen Datenimporte ist jedoch häufig sehr hoch.

b) Interne Analysen

Interne Analysen erfolgen häufig über die Implementierung einer (teil-)integrierten Analyseplattform. Der Markt bietet dabei Standard-Analyse- und –Auswertungssoftware mit direkter Schnittstelle zu den jeweiligen Systemen.

Teilintegrierte Lösungen ermöglichen nur einen Zugriff auf die Konsolidierungsebene der Finanzdaten (d.h. auf Saldenebene). Weitere Finanzbuchhaltungsdaten können aufgrund der Datengröße meistens nicht verarbeitet werden.

Je nach Zielsetzung ermöglichen diese Lösungen sehr gute Analysemöglichkeiten. Einschränkungen gibt es jedoch bei der Analyse von vollständigen Transaktionsdaten. Dies soll nun durch vollintegrierte Tax Data Analytics-Lösungen möglich werden, die von Anwendungen aus Enterprise Performance Management („EPM“) und Business Intelligence („BI“) unterstützt werden. Softwarelösungen dieser Art laden die Daten über sog. ETL-Lösungen („Extract, Transfer, Load“) in eine Datenbank. Mittels einer integrierten Business Intelligence Plattform werden so Analysen möglich.

Darüber hinaus erlaubt die Nutzung einer Datenbank („Tax Data Warehouse“) auch das Laden und Auswerten von „Big Data“ (d.h. sehr großer Datenmengen). Als Quellen können z.B. ERP-Systeme oder auch Tabellenkalkulationsprogramme dienen.

Aufgrund der zahlreichen praktischen Möglichkeiten dürften vollintegrierte Plattformen der interessanteste Bereich für die Steuerabteilungen sein.

Automation der Steuerberechnung und Steuererklärungen

Bisher lag das zentrale Problem bei der Automation der Steuerberechnung in der eingeschränkten Verfügung über detaillierte kontenbasierte Informationen in der Buchführung. Besonders unzureichend granulare Kontenpläne für Körperschafts- und Gewerbesteuer machten eine Automatisierung schwer.

Eine Untersuchung anhand der Steuerformulare 2015 kam hier zu einem interessanten Ergebnis: Die Vollautomation der Berechnung für Körperschafts- und Gewerbesteuer wäre aufGrundlage der E-Bilanz möglich! Hierfür müsste allerdings die Haupttaxonomie für Kapitalgesellschaften um ca. 310 zusätzliche Positionen (insb. in der GuV) ergänzt werden. In der Praxis werden davon im Schnitt jedoch nur ca. 30%-40% aktiv genutzt. So müssen nicht alle zusätzlich einzurichtenden steuersensiblen Konten mit Werten befüllt werden.

Mit der E-Bilanz rückt eine Lösung für die Steuerabteilung in realisierbare Nähe. Sie zeichnet sich durch einen hohen Detailgrad und die Chance zur Automation aus. Bisherige Prozesse, die durch manuelle Tätigkeiten und zeitaufwändige Nachbearbeitungen geprägt waren, werden durch die E-Bilanz automatisiert.

Der Softwaremarkt bietet mittlerweile eine Auswahl an lokalen und globalen Tax Accounting-Lösungen. Diese sind flexibel genug, um die E-Bilanz als Datenmodell-Grundlage für laufende und latente Steuern aufzunehmen. So kann der komplette Steuerberechnungsprozess (teil-)automatisiert abgedeckt werden.

Politische Diskussionen über einen Systemwechsel zur Selbstveranlagung für Ertragssteuern auf Unternehmensgewinne sollten von allen Unternehmen aufmerksam beobachtet werden.

Für viele Unternehmen, könnte dies nämlich direkte Auswirkungen haben. Weitgehend ausgenommen hingegen wären Firmen, die Ertragsteuern bereits als einen spezialisierten Finanzprozess verstehen und die E-Bilanz bereits über eine erweiterte Taxonomie zur stärkeren Automation ihrer Steuerberechnungen und -erklärungen nutzen. Hier würde dieser Systemwechsel nur zu geringen Veränderungen führen.

Alle Unternehmen, die die E-Bilanz mit einer Minimalstrategie eingeführt haben, müssten im Rahmen einer Selbstveranlagung hingegen mit einer substanziellen Veränderung ihrer internen Abläufe rechnen. Hier müssten ggf. größere Investitionen in Prozesse und IT-Systeme getätigt werden. Spätestens, wenn der Systemwechsel konkreter wird, sollte geprüft werden, ob eine mehrfache Berechnung der Vorauszahlungen im Jahr für KSt und GewSt möglich ist. Die elektronische Anmeldung könnte zukünftig unkompliziert mit einem E-Bilanz-Datensatz erfolgen.

Nutzung der E-Bilanz für Offenlegung und Kreditwürdigkeitsprüfung

Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben von Juni 2013 einen früheren Zielkonflikt für die handelsrechtliche Offenlegung aufgelöst. Dieser bestand auf der einen Seite aus steuerlichen Anforderungen der Finanzverwaltung. Auf der anderen Seite stand der Unternehmenswunsch nach einer Mehrfachnutzung der E-Bilanz-Daten. Grund: Die Einheitstaxonomien und Zweitverwendung der E-Bilanzdaten erlauben den Unternehmen Effizienzsteigerungen und Kostenersparnisse. Zudem können die für die E-Bilanz ohnehin eingerichteten Prozesse den Unternehmen so als Grundlage für die Erfüllung handelsrechtlicher Offenlegungspflichten.

XML und XBRL sind zudem das preiswerteste technische Übermittlungsformat, für das der BAnz. bei bestimmten Jahresabschlüssen Festpreise gewährt.

Um die Sicherheit und die Verwendungsfähigkeit von E-Bilanz- Datensätzen (z.B. Berichts- und Offenlegungspflichten) zu gewähren, durchläuft jede Anpassung der Einheitstaxonomien immer einen definierten zweistufigen Prozess:

Stufe 1: Anpassung der Taxonomie an die sich verändernden handelsrechtlichen Berichts- und Offenlegungspflichten und Rahmenbedingungen.

Stufe 2: Aufbauend aus Stufe 1 diskutiert die Finanzverwaltung mit Verbands- und Unternehmensvertretern in der sog. Fach-AG die weiteren steuerrechtlichen Änderungen.

Ausblick

Die E-Bilanz ermöglicht der Steuerabteilung zahlreiche Chancen. Erstmals wird ein Zugang zu standardisierten Ertragsteuerdaten möglich. So kann sie über Tax Data Analytics einen Wertbeitrag zur Gesamtstrategie des Unternehmens leisten.

Die Standardisierung durch die Taxonomien bietet zudem die Möglichkeit, die Berechnung von Steuerrückstellungen und Ertragsteuererklärungen zu (teil-)automatisieren.

In Konzernen mit prozess-, kontroll- und risikoorientiertem Controlling-System bieten sich, basierend auf der E-Bilanz, verschiede Anknüpfungspunkte für den Auf- oder Ausbau eines internen Kontrollsystems für Steuern (IKS) mit einem besseren Kontrollumfeld für Ertragsteuern.

Die Steuerabteilung sollte gemeinsam mit dem Rechnungswesen weiterhin prüfen, ob die für die E-Bilanz eingerichteten Prozesse auch für die handelsrechtliche Offenlegung und die Kreditwürdigkeitsprüfung genutzt werden können.

 

Dieser Beitrag ist in Auszügen entnommen aus dem Beitrag „E-Bilanz: Status aus der Sicht der Unternehmen“, DER BETRIEB Beilage 04 zu Heft Nr. 47 25.11.2016, S. 8 ff..

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