Analysen

Tax CMS und die Senkung der Umsatzsteuer

Wie ein funktionierendes Tax CMS die temporäre Umstellung der USt erleichtert

Das von der Bundesregierung beschlossene Konjunkturpaket 2020 setzt die Unternehmen und die Beraterschaft vor Herausforderungen: Die Senkung der Umsatzsteuer soll binnen kürzester Zeit gelten, aber auch nur für ein halbes Jahr: Dann ist alles wieder zurückzustellen. Wer in dieser Zeit auf dokumentierte Prozesse oder auf ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) zurückgreifen kann, dem wird die Umstellung deutlich leichter fallen.

Umsatzsteuersenkung: Auswirkungen auf interne Prozesse und Schnittstellen

Die Änderungen von Steuersätzen ist ein klassischer Anwendungsfall, auf den jedes Tax CMS vorbereitet sein sollte. Dabei sind übergreifende Compliance-Strukturen im Unternehmen, insbesondere die Schnittstelle zwischen Rechnungswesen und Steuern, als wesentlicher Bestandteil eines Tax CMS entscheidend für die Umsetzung. Gerade die Senkung der Umsatzsteuersätze erfordert wegen des transaktionsbasierten Charakters der Umsatzsteuer eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens – nicht nur die Steuerabteilung ist betroffen.

Senkung der Umsatzsteuer: Stresstest für das Tax CMS

Für bestehende Tax CMS kommt die temporäre Senkung der Umsatzsteuer einem ersten Stresstest gleich. Zwar sind Rechtsänderungen im Steuerrecht nicht unüblich, dass jedoch eine Umsetzung derart schnell und dann auch nur temporär erfolgen soll, stellt ein Novum dar. Wer kein Tax CMS implementiert hat, wird jetzt im Rahmen einer ad-hoc Analyse die Umsetzung angehen müssen.

Neben der Identifikation und Bewertung von Risiken sowie der Einführung risikominimierender Maßnahmen und Kontrollen enthält ein Tax CMS Regelungen zu Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Dabei wird insbesondere identifiziert, wer an welcher Stelle steuerliche Entscheidungen trifft. Daraus ist ersichtlich, wer sich innerhalb oder außerhalb der Steuerabteilung um die Umsetzung der Steuersatzsenkung kümmern müsste.
Für Führungskräfte ergeben sich hierdurch nunmehr folgende Fragen:

  • Welche Abteilungen sind betroffen und an welchen Prozessschritten treffen Mitarbeiter umsatzsteuerliche Entscheidungen?
  • Was muss sich jetzt im täglichen Arbeitsablauf der einzelnen Mitarbeiter ändern?

Aufgrund der Corona-bedingten Arbeitssituation ergibt sich des Weiteren eine Sondersituation hinsichtlich der Unternehmenskommunikation - fehlen derzeit doch informelle Wege wie spontane Teammeetings, gemeinsame Mittagessen oder auch schlicht der „Flurfunk“. Ein effektiver Austausch muss in diesen Zeiten auf andere Weise sichergestellt werden, wie z.B. per E-Mail als Newsletter, Team-Calls oder Workflow- bzw. Collaboration-Tools.

Wo Bedarf besteht, sollte zudem an kurzfristige Online-Schulungen gedacht werden. Dies gilt insb. für Mitarbeiter mit wenig steuerlicher Vorbildung, z.B. für Mitarbeiter eines (ggf. sogar im Ausland ansässigen) Shared Service Centers.

Welche umsatzsteuerlichen Prozesse sind betroffen?

Aus umsatzsteuerlicher Sicht sind im Wesentlichen die Prozesse der IT-Systeme, Prozesse rund um die Rechnung sowie übrige Vorprozesse, die Einfluss auf die umsatzsteuerliche Deklaration haben, anzupassen.

Da viele Unternehmen die Unterstützung von ERP-Systemen und Tools nutzen, sind insbesondere deren Stammdateneinstellungen betreffend (Vor-)Steuerschlüssel anzupassen. Ebenso sollten Programme zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen, Rechnungsscannern oder Rechnungsportale im Hinblick auf die geänderten Steuersätze und evtl. Schnittstellen zu anderen Systemen überprüft werden. Es bedarf hier einer engen Zusammenarbeit zwischen den IT-Mitarbeitern und der Rechnungswesen- bzw. Steuerfunktion. Werden Sie von einem externen IT-Dienstleister betreut, sollten Sie auch prüfen, ob die Anpassungen Teil der vertraglich vereinbarten Leistungen sind.

Unabhängig von Tools zur Unterstützung der Rechnungsprozesse ist natürlich stets auf die Erfüllung der umsatzsteuerlichen Voraussetzungen zu achten. Einerseits müssen Rechnungen formal vollständig und richtig sein. Dabei ist auf den Steuersatz und den Steuerbetrag ein besonderes Augenmerk zu richten, um sicherzustellen, dass der Vorsteuerabzug in der richtigen Höhe erfolgt. Denken Sie dabei daran, dass evtl. Verträge, die als Rechnungen gelten, ergänzt werden müssen. Andererseits sind unternehmensspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen, z.B. in Bezug auf die Vorsteuerabzugsberechtigung, Aufteilung der Vorsteuerquoten sowie die Leistungsabgrenzung durch Vertriebsmitarbeiter.

Letztlich sollten Sie im Rahmen der Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicherstellen, dass sämtliche Vorprozesse ordnungsgemäß in die Datenbasis übernommen werden. Prüfen Sie, ob die implementierten Kontrollen an dieser Stelle ausreichen, oder ob eine Schärfung oder weitere Kontrollen erforderlich sind. Eventuelle Fehler in der Rechnungsbearbeitung und -buchung sowie in den IT-Einstellungen können nämlich an dieser Stelle ggf. noch aufgedeckt werden.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der umsatzsteuerlichen Änderungen z.B. im Rahmen einer Ad-hoc Analyse bzw. eines Prozess-Reviews. Eine erste Einschätzung, ob Sie alles berücksichtigt haben, können Sie anhand der Kontrollfragen erhalten.

Sollten Sie Fragen zu Ihrem bestehenden Tax CMS haben oder möchte Sie vor dem Hintergrund des aktuellen Arbeitsumfelds (Corona, Umsatzsteueränderungen) mit dem Aufbau eines Tax CMS beginnen, wenden Sie sich gerne an uns.

 

Autoren: Andreas Kirsch, Jerusha Kloke

Kontrollfragen:

  • Können Sie einen zuständigen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern benennen, die sich um die technische, prozessuale und fachliche Umsetzung kümmert?
  • Haben Sie einen Überblick über die erforderlichen Anpassungen? Haben Sie Besonderheiten in Ihrem Unternehmen, die evtl. eine Absicherung durch einen externen Berater bedürfen? Z.B. (teilweise) Berechtigung zum Vorsteuerabzug und quotaler Vorsteuerabzug, besondere Formen der Projektabwicklung und damit einhergehende Rechnungstellung.
  • Haben Sie die Senkung der Umsatzsteuersätze und ihre prozessualen Folgen im Unternehmen kommuniziert? Z.B. über Newsletter, Abteilungsrunden, o.ä.
  • Sind sämtliche Mitarbeiter, die mit steuerlich relevanten Aufgaben betraut sind, darüber informiert, ob und was sich in ihrem Arbeitsprozess ändert? Haben Sie das Risikobewusstsein der Mitarbeiter im Hinblick auf die aktuelle Änderung geschärft?
  • Haben Sie Ihre IT-Systeme angepasst und die Anpassungen dokumentiert?
  • Haben Sie evtl. Arbeitsanweisungen und Checklisten überarbeitet oder ergänzt, um Ihren Mitarbeitern eine Entscheidungsstütze zu geben?
  • Haben Sie im Blick, wann und wie die temporäre Umstellung wieder rückgängig gemacht werden? Ist sichergestellt, dass eine evtl. Verlängerung der Regelung über den 31. Dezember 2020 hinaus rechtzeitig zur Kenntnis genommen und umgesetzt wird?

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