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Wie können umsatzsteuerliche Betriebsprüfungen in Deutschland einfacher und effizienter werden?
Überblick über neue Technologielösungen von Deloitte
Steuerliche Betriebsprüfungen sind in Deutschland nach wie vor äußerst zeit- und kostenintensiv. Sowohl den Unternehmen als auch der Finanzverwaltung entsteht an vielen Stellen unverhältnismäßig hoher Aufwand in finanzieller und personeller Hinsicht. Die Probleme werden in einer aktuellen Umfrage des BDI unter seinen Mitgliedern verdeutlicht: Fast alle Unternehmen werden durch langjährige Rechtsunsicherheit und hohe Nachzahlungszinsen belastet. Dies wird zunehmend als Standortnachteil wahrgenommen – v. a. im Vergleich mit Ländern wie Österreich oder den Niederlanden. Hier werden mit Modellen einer kontinuierlichen, zeitnahen Prüfung ("begleitende Kontrolle“ bzw. "horizontal monitoring") praxistaugliche Alternativen angeboten.
Celonis TaxRay
Gesetzliche Neuregelungen wie die EU VAT Quick Fixes 2020 stellen an Unternehmer hohe Anforderungen. Unternehmen müssen ihre Prozesse und die damit verbundenen umsatzsteuerlichen Besonderheiten vollumfänglich verstehen und vor allem automatisiert auswerten können.
Auch vor dem Hintergrund der weltweiten Tendenzen hin zu Real-Time-Reporting von umsatzsteuerlich relevanten Daten ist es wichtig, Prüfroutinen zu automatisieren und Abweichungen vom Standardprozess zeitnah und mit geringem Aufwand zu erkennen.
Viele Prüfroutinen sind stichprobenbasiert. Ungewollte Abweichungen vom Standardprozess (bzw. umsatzsteuerliche Risiken) werden meist nur zufällig erkannt. Diese manuellen bzw. punktuellen Prüfroutinen sind zeitintensiv und angesichts der Anzahl der relevanten Transaktionen häufig nicht ausreichend, um die umsatzsteuerlichen Risiken frühzeitig automatisiert zu erkennen.
Celonis TaxRay ermöglicht automatisierte Process Mining Prüfroutinen zur Entdeckung umsatzsteuerlicher Risikofelder. Das Celonis TaxRay Dashboard bildet steuerliche Analysen ab und ermöglicht so den Anwendern, notwendige Kontrollmaßnahmen und Mitigationsprozesse anzustoßen.
Ihr Vorteile:
- Prozessverbesserungen durch datengesteuerte Erkenntnisse
- Automatisierte Prüfroutinen
- Höhere Kontrolldichte
- Geringerer manueller Aufwand
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Tax 4.0 – Tax Data Analytics und digitales Management der Betriebsprüfung
Die digitale Neuausrichtung birgt für Unternehmen große Chancen: Weniger Bürokratie, mehr Effizienz, niedrigere Kosten und ein besseres Risikomanagement. Eine Vielzahl von Abteilungen (z.B. Einkauf, Logistik, Vertrieb etc.) sind für einen Prozess verantwortlich bzw. davon betroffen. Komplexe ERP-Infrastrukturen mit mehreren Nebensystemen speichern Informationen in unterschiedlichen Strukturen und Detailgraden. Daher entwickelt sich im digitalen Zeitalter die Steuerabteilung immer mehr zum Datenmanager, der sich mit steuersensiblen Datenbeständen aktiv und im Sinne der Gesamtstrategie des Unternehmens zukunftsorientiert auseinandersetzt.
Methoden und Werkzeuge der Datenanalyse können große umsatzsteuerliche Datenmengen strukturieren und für Verprobungen und Auswertungen nutzbar machen. Transaktionsdaten werden dabei nicht nur in Bezug auf die Vergangenheit, sondern auch für die Gegenwart und Zukunft betrachtet. Die Ermittlung der Steuerzahllast wird transparent und nachvollziehbar. Damit leistet die Steuerabteilung einen wertvollen und messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg.
Zudem sollten Unternehmen auch ihr Betriebsprüfungsprofil und ihre Risikoklasse einschätzen und dahingehend prüfen, ob Maßnahmen angezeigt sind, die eine günstigere Risikoeinstufung seitens der Finanzverwaltung ermöglichen. Die Länderfinanzverwaltungen werden u.a. E-Bilanz-Datensätze zukünftig als Basis für das Risikomanagement und für die Planung von Betriebsprüfungen nutzen. Eine günstige Risikoeinstufung und ein dokumentiertes internes Kontrollsystem für Steuern könnten anschlussgeprüften Unternehmen einen bevorzugten Zugang zur zeitnahen Betriebsprüfung ermöglichen.
Z1/Z3 Beratung – Unterstützung beim Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Die deutsche Finanzverwaltung ist berechtigt, auf alle steuerrelevanten elektronischen Daten direkt (sog. „Z1“-Zugriff), indirekt (sog. „Z2“-Zugriff) oder per Daten-Download (sog. „Z3“-Zugriff) zuzugreifen. Betriebsprüfer können grundsätzlich alle drei Zugriffsarten parallel anfordern, allerdings ist die Anforderung des Z2-Zugriffs eher auf Vor- und Nebensysteme beschränkt und weniger bedeutend, als der Z1- und Z3-Zugriff.
Deloitte unterstützt bei der Bereitstellung von Zugriffen der Finanzverwaltung auf das ERP-System sowie Vor- und Nebensysteme. Dabei werden die eingerichtete Prüferrolle bzw. die erstellten Datensätze bezogen auf die jeweiligen Anforderungen der Finanzverwaltung getestet. Mandanten erhalten so die Möglichkeit, ihre Datensätze und die eingerichteten Zugriffsrollen überprüfen zu lassen.
Ihre Vorteile:
- Erstellung und Übergabe technisch lesbarer Datensätze
- Erstellung und Übergabe valider Datensätze an den Betriebsprüfer
- Sicherung eines guten Einstiegs in die Betriebsprüfung
- Kennen der Auswertungsoptionen
- Rechtzeitiges Erkennen von Fehlerrisiken und Dokumentationslücken
- Antizipation von Prüfschritten
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