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Virtuelle Gesellschafterversammlungen bei der GmbH

Nach einem aktuellen Beschluss des BGH auch bei beurkundungspflichtigen Gesellschafterbeschlüssen zulässig

Bei der GmbH hat der Gesetzgeber zwar im Rahmen der „Corona-Gesetzgebung“ - anders als bei der Aktiengesellschaft - nicht kraft Gesetzes die Möglichkeit eröffnet, Gesellschafterversammlung auch virtuell abzuhalten. Diese Möglichkeit kann jedoch durch eine entsprechende Satzungsregelung eingeführt werden, was auch nach dem Ende der Pandemie unter Flexibilisierungs- und Modernisierungsaspekten höchst empfehlenswert ist. Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesgerichtshofs sollte eine virtuelle Beschlussfassung unter bestimmten Voraussetzungen selbst bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen möglich sein.

Virtuelle Gesellschafterversammlung bei der GmbH gesetzlich nicht vorgesehen

Bedingt durch das Gebot der Distanzierung hat die Covid-Pandemie in vielen Bereichen zu einer Verlagerung von physischen Zusammenkünften auf virtuelle in Form von Video- und Telefonkonferenzen geführt. Wie in vielen anderen Bereichen des Lebens steht im Hinblick auf Zusammenkünfte und Abstimmungen unter Gesellschaftern jedoch zu erwarten, dass auch nach Beendigung der Pandemie an nicht physischen Versammlungen per Video- und Telefonkonferenzen festgehalten werden soll. Für die GmbH bestand bis Ende August 2022 – anders als für die AG, die Genossenschaft und den eingetragenen Verein – durch das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVMG) lediglich eine vereinfachte Möglichkeit, schriftlich Beschlüsse zu fassen. Ohne entsprechende Satzungsregelung bestand jedoch keine Möglichkeit, virtuell Gesellschafterversammlungen abzuhalten. Dies bedeutet allerdings nicht, dass während der Dauer der Pandemie und erst recht auch nach der Pandemie, keine virtuellen Gesellschafterversammlungen bei der GmbH möglich sind.

 

Satzungsregelung möglich und erforderlich

Die insoweit maßgebliche Regelung in § 48 Abs. 1 GmbHG sieht als Grundsatz vor, dass Gesellschafterbeschlüsse bei der GmbH in Versammlungen gefasst werden. Dieser Versammlungsbegriff geht von persönlicher Anwesenheit und Abstimmungsteilnahme aus, so dass nach der h.M. aus dem GmbHG selbst die Zulässigkeit virtueller Gesellschafterversammlungen nicht abgeleitet werden kann. Nach der h.M. ist die Beschlussfassung per Telefon- oder Videokonferenz bzw. auf vergleichbare Weise (per E-Mail oder Chat) jedoch dann – aber auch nur dann – zulässig, wenn diese in der Satzung vorgesehen ist. Sieht die Satzung eine derartige virtuelle Beschlussfassung nicht vor, kann selbst dann keine virtuelle Gesellschafterversammlung spontan abgehalten werden, wenn alle Gesellschafter damit einverstanden sind; vielmehr muss zunächst ein Beschluss über eine entsprechende Änderung der Satzung gefasst werden, der notariell zu beurkunden und in das Handelsregister einzutragen ist.

Bei der Gestaltung entsprechender Satzungsregelungen, die solche virtuellen Gesellschafterversammlung ermöglichen, ist wichtig, dass sie die Möglichkeit der Beteiligung aller Gesellschafter an der Beschlussfassung hinreichend sicherstellen. Insoweit muss es aber als zulässig angesehen werden, eine Teilnahme per Video- oder Telefonkonferenz in Gesellschafterversammlungen auch gegen den Willen einzelner Gesellschafter oder gar generell zuzulassen. Weitere regelungsbedürftige Aspekte sind die Frage, mit welchen Mitteln bei virtuellen Versammlungen die Identität der Teilnehmer (insbesondere, wenn keine visuelle Zusammenkunft erfolgt) geprüft werden soll und wie die (formlose) Beschlussfassung zu dokumentieren ist. Auch ist klarzustellen, ob (nur) die Stimmabgabe per E‑Mail während der laufenden virtuellen Versammlung zugelassen wird oder – sinnvoller Weise – auch eine akustische Mitteilung im Rahmen einer Telefon- oder Videokonferenz ebenfalls möglich ist. Zwingend ist jedenfalls, dass zumindest eine akustische Möglichkeit zum Austausch besteht.

 

Beurkundung virtuell gefasster Beschlüsse

Sieht die Satzung Regelungen über die virtuelle Beschlussfassung vor, ist umstritten, ob auch beurkundungsbedürftige Beschlüsse in einer virtuellen Gesellschafterversammlung gefasst werden dürfen. Der BGH (Beschluss vom 5.10.2021, Az.: II ZB 7/21) hat nun (abweichend von den beiden Vorinstanzen, die die Eintragung der Verschmelzung zweier Genossenschaften abgelehnt hatten, bei der die Vertreterversammlung der übertragenden Genossenschaft dem Verschmelzungsvertrag auf einer virtuell abgehaltenen Versammlung zugestimmt hatte), entschieden, dass der Verschmelzungsbeschluss einer Genossenschaft virtuell gefasst werden kann, wenn der Notar physisch am Ort des Versammlungsleiters zugegen ist.

Der BGH weist zunächst darauf hin, dass nach der h.M. ein Umwandlungsbeschluss zwingend in einer Versammlung der Gesellschafter zu fassen sei, also nicht im schriftlichen Umlaufverfahren gefasst werden kann. Er urteilt dann jedoch, dass das Umwandlungsgesetz (UmwG) nicht zwingend verlange, dass die Anteilsinhaber bei der Versammlung physisch anwesend sind. Die Versammlung könne vielmehr auch in anderer Form, d.h. auch virtuell durchgeführt werden, wenn dies nach dem Gesetz oder der Satzung für den jeweiligen Rechtsträger zulässig ist und die Möglichkeiten der Anteilsinhaber zum Meinungsaustausch mit den Gesellschaftsorganen und untereinander einer physischen Versammlung vergleichbar sind und auch die Ausübung des Stimmrechts gewährleistet ist. Aufgrund der Entwicklung der modernen Kommunikationstechniken können nach Auffassung des BGH unter einer Zusammenkunft der Anteilsinhaber nach allgemeinem Sprachgebrauch auch Zusammenkünfte beispielsweise in Telefon- und Videokonferenzen gefasst werden, wenn eine Erörterung des Beschlussgegenstands gewährleistet sei. Auch die nach dem UmwG vorgeschriebene notarielle Beurkundung des Verschmelzungsbeschlusses erfordere keine physische Versammlung; vielmehr könne das Beurkundungserfordernis bei einer rein virtuellen Versammlung dadurch gewahrt werden, dass der Notar für die Beurkundung am Aufenthaltsort des Versammlungsleiters zugegen ist, sich dort von dem ordnungsgemäßen Ablauf des Beschlussverfahrens überzeugt und sodann die Feststellung des Beschlussergebnisses durch das zuständige Gesellschaftsorgan beurkunde.

Unserer Einschätzung nach ist dieser Beschluss des BGH zum einen auch auf Umwandlungen anderer Rechtsträger wie die GmbH oder die AG und zum anderen auch auf andere strukturelle Änderungen bei der jeweiligen Gesellschaft, wie z.B. eine Satzungsänderung anwendbar, so dass viel dafürspricht, dass auch bei der GmbH Beschlüsse virtuell unter Beteiligung eines Notars gefasst werden können. Voraussetzung dürfte aber sein, dass ein Versammlungsleiter bestimmt wird und der Notar sich physisch am Ort des Versammlungsleiters aufhält.

 

Praxistipp

Um eine größtmöglich flexible Willensbildung im Rahmen der GmbH unter Nutzung der Digitalisierung zu ermöglichen, empfehlen wir – soweit noch nicht geschehen – bestehende Satzungsregelungen um Regelungen zu virtuellen Gesellschafterversammlungen sowie zur Bestimmung eines Versammlungsleiters zu erweitern. Anders als bei der AG, für die es bereits einen Referentenentwurf zur Einführung der virtuellen Hauptversammlung als dauerhafte Regelung im Aktiengesetz gibt, bestehen nach derzeitigem Kenntnisstand keine diesbezüglichen Pläne des Gesetzgebers für die GmbH, so dass die Gesellschafter selber tätig werden müssen und sollten.

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