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Von der Vorlagensammlung zur Klauseldatenbank

Vorteile nutzen und typische Fehler vermeiden – die Dos and Don’ts der Clausification

Was ist Clausification?

Clausification, auch content deconstruction genannt, ist der Prozess des Aufbrechens statischer Vertragsvorlagen in einzelne Klauseln und die Erstellung einer Bibliothek von Klauseln und dynamischen Templates, die anhand interner Logiken auf die Klausel aus der Klauselbibliothek verweisen.

 

Vorteile der Clausification

Der Wechsel von der starren Vertragsvorlage zum dynamischen Template mit Klauselbibliothek birgt zahlreiche Vorteile:

  • Reduzierter Wartungsaufwand. Wird der Wortlaut einer Klausel angepasst, kann jedes dynamische Template davon profitieren, das auf die Klausel Bezug nimmt. Das zeitintensive und fehlerträchtige Übertragen von neuen Formulierungen in zahllose Word-Vorlagen entfällt.
  • Beschleunigte Entwurfserstellung und -verhandlung. Besonders unter Einsatz von Logiken können rasch individualisierte Vertragsentwürfe erstellt werden. Viele Plattformen erlauben neben der Verwendung der präferierten Formulierung auch den Einsatz von „Fallback“-Klauseln, um auf typische Änderungswünsche der Gegenseite rasch mit einem angepassten Entwurf reagieren zu können, ohne das erneut eine inhaltliche Prüfung (z.B. durch die Rechtsabteilung) stattfinden muss.
  • Stärkung der Compliance. Während einzelne Vorlagen oft dezentral und mit unterschiedlichen Qualitätsniveaus verwaltet und gepflegt werden, führt die Einführung von dynamischen Templates durch granulare Versionskontrolle und release management zu einem größeren Grad an Kontrolle über den Inhalt der Templates und den Prozess ihrer Entstehung und Aktualisierung.
  • Inhaltliche und formale Konsistenz. Der modulare Aufbau der dynamischen Templates trägt wesentlich dazu bei, dass Entwürfe sowohl inhaltlich als auch in Struktur und Darstellung einheitlich sind. Vereinheitlichung und Standardisierung unterstreichen nicht nur den professionellen Auftritt des Unternehmens, sondern erleichtern auch das Arbeiten mit den Verträgen während ihrer gesamten Lebensdauer.
  • Granulare Daten. Pro Klausel können zahlreiche Datenpunkte erfasst werden, die so für späteres Reporting und Analysen zur Verfügung stehen. Beispielsweise kann ausgewertet werden, welche Klausel in welcher Version in einem bestimmten Vertragsentwurf enthalten ist. Gerade im Rahmen von Risk Assessments kann so verlässlich sichergestellt werden, dass sich keine Risiken in unbekannten Vertragspassagen verstecken.

 

Scoping und Planung einer Clausification

Im Rahmen der Planung eines clausification-Projektes sollten zunächst in einem dreistufigen Verfahren die wesentlichen Vorfragen geklärt werden:

Erste Stufe: In-scope templates identifizieren

Zunächst ist mittels einer Evaluierung zu ermitteln, welche Templates überhaupt „klausifiziert“ werden sollen. In der Praxis haben sich dabei folgende Kriterien bewährt:

  •  Häufigkeit der Nutzung. Je öfter ein Template genutzt wird, desto mehr wird der Zugewinn an Qualität und die größere Konsistenz durch „wiederverwendete“ Klauseln spürbar sein.
  • Vereinheitlichungspotenzial. Je ähnlicher die Klauseln oder Verträge sind, desto einfacher gestalten sich die weiteren Schritte des clausification-Prozesses.
  • Wichtigkeit. Je größer die wirtschaftliche oder strategische Bedeutung eines Templates für das Unternehmen ist, desto größer ist im Ergebnis auch der Mehrwert einer clausification.

Zweite Stufe: Gewünschte Tiefe der Vereinheitlichung festlegen

Ferner ist zu bestimmen, in welcher Tiefe die Klauseln aus den verschiedenen Vorlagen konsolidiert und damit zu “geteilten” Klauseln (shared clauses) werden sollen. Die Spannbreite reicht hierbei von der Beschränkung auf Boilerplate-Klauseln (wie etwa salvatorische Klauseln, Rechtswahlklauseln, Abtretungsverbote) bis zur Überprüfung aller Klauseln sämtlicher Templates auf ihr Vereinheitlichungspotential.

Dritte Stufe: Kosten-Nutzen-Rechnung

Die Überlegungen aus der ersten und der zweiten Stufe müssen anschließend in ein Verhältnis zueinander gesetzt werden. Auch hier ergibt sich aus der Praxis eine etablierte Vorgehensweise:


 

  • Schneller Mehrwert: Für eine kleine Anzahl besonders geeigneter Templates werden ausgewählte Klauseln (typischerweise die Boilerplate-Klauseln ) vereinheitlicht. In dieser Variante kann mit überschaubarem Aufwand ein schnelles Ergebnis erzielt werden und das Projektteam kann sich mit den Abläufen der clausification vertraut machen.
  • Einheitliche Lösung: Etwas anspruchsvoller ist die Vereinheitlichung der Boilerplate-Klauseln über alle Templates hinweg. Die einheitliche Lösung kann dabei sowohl als Zwischenschritt zur vollständigen clausification dienen oder dauerhaften Zielzustand des Projekts darstellen.
  • Proof-of-Concept: Für eine kleine Anzahl besonders geeigneter Templates wird der Versuch einer maximalen Vereinheitlichung aller Klauseln unternommen. Dieser Ansatz eignet sich gut, um zu erproben, ob eine „Komplettvereinheitlichung“ sich auch für die weiteren Templates lohnen kann.
  • Volles Potenzial: Alle Klauseln und alle Templates werden soweit möglich vereinheitlicht. Sobald alle Klauseln und alle Templates in den Prozess eingebunden sind, wird das volle Potenzial der clausification ausgeschöpft.

Was für das jeweilige Vorhaben das beste Vorgehen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Wer bzw. können die „richtigen“ Mitarbeiter die clausification unterstützen? Welches Budget wurde gewährt? Gibt es Unterstützung im Unternehmen?

Gerade bei Unternehmen, die sich erstmalig mit dem Thema auseinandersetzen, empfiehlt sich ein phasenweises Vorgehen, wobei nach ersten Erfahrungen immer anspruchsvollere clausifications in Angriff genommen werden können.



Inhaltlicher Ablauf der Clausification

Steht die Planung, kann in die konkrete clausification eingestiegen werden. Für diese bieten sich die folgenden Schritte an.

  1. Template cleanup. In der Regel müssen die ausgewählten Templates für die bevorstehende clausification noch vorbereitet werden. Wenn für den gleichen Vertragstypen mehrere Templates existieren, ist zunächst das am besten geeignete Template zu bestimmen (oder aus den verschiedenen Templates zu konsolidieren). Empfehlenswert ist es, in allen Templates die gleichen Überschriften- bzw. Gliederungsebenen und Nummerierungen zu verwenden und diese auch ansonsten formattechnisch anzugleichen. Ferner kann es für die spätere Vereinheitlichung hilfreich sein, umfangreiche Klauseln mit mehreren Regelungsinhalten in kleinere Bestandteile aufzuspalten.
  2. „Gold-Standard“ pro Klausel identifizieren. Für jede Klausel, die in mehr als einem Template verwendet werden soll, ist der unternehmensinterne „Gold-Standard“ zu ermitteln, also die Formulierung, welche die Unternehmensinteressen bestmöglich abdeckt. Ferner können alternative „Fallback“-Klauseln (bspw. als Verhandlungsoption) vorbereitet werden.
  3. Unterschiede identifizieren. Die „Gold-Standard“-Klausel wird in einem letzten Schritt mit inhaltlich gleichen Klauseln verglichen und es muss entschieden werden, ob eine Vereinheitlichung in Frage kommt oder aus zwingenden Gründen ausgeschlossen ist. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis alle Klauseln in den zu vereinheitlichenden Templates überprüft wurden.

 

Lessons learned

Ressourcengerechtes Scoping. Gerade wenn das Projektteam noch wenig Erfahrung mit clausification hat, sollte man sich nicht zu viel vornehmen. Kleine Gestaltungen wie “Schneller Mehrwert” (siehe oben) verschaffen dem Team ein rasches Erfolgserlebnis und bilden einen Grundstein für eine erfolgreiche Phase 2 und 3.

Rechtzeitig die technische Plattform auswählen und verstehen. Unter rein praktischen Erwägungen ist eine clausification nur unter Einsatz einer geeigneten technischen Plattform möglich, die durch ihre spezifische Funktionalität zugleich auch die technischen Rahmenbedingungen der clausification setzt. Das bedeutet auch, dass gegebenenfalls aus technischen Gründen eine bestimmte inhaltliche Ausgestaltung der clausification nicht möglich ist. Wer zum Beispiel in seinen Templates häufig mit Verweisen auf andere Absätze des Vertrags arbeitet („Sofern in § 3 Abs. 2 nicht anders bestimmt…“), sollte rechtzeitig prüfen, wie diese Verweistechnik technisch in den Klauseln und – dynamischen! – Templates abgebildet werden kann.

Das clausification-Projekt als Transformationsprojekt verstehen, nicht (nur) als Technologieprojekt. Auch wenn das clausification-Projekt typischerweise mit der Einführung eines neuen Tools einhergeht (oder jedenfalls mit einer neuen Nutzung eines bestehenden Tools), sollte es nicht als reines Technologieprojekt aufgefasst werden. Neben der starken juristisch-inhaltlichen Komponente dürfen auch darüberhinausgehende Aspekte des change management nicht vernachlässigt werden. Umsichtige Projektkommunikation und ausreichende Trainingsangebote sollte daher in keinem clausification-Projekt fehlen.


 

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