El regulador hace preguntas, eDiscovery responde

El hombre bien preparado para la lucha, ya ha conseguido medio triunfo

Miguel de Cervantes

El alcance de las actuaciones de los diferentes reguladores es cada vez mayor, y las técnicas que ellos emplean son cada vez más sofisticadas, por lo que las organizaciones y compañías sujetas a sus requerimientos deben analizar con cuidado su grado de madurez para reaccionar ante estas situaciones. Es importante para ello realizar un estudio en profundidad del requerimiento, así como de sus posibles implicaciones y/o ramificaciones, para desarrollar una estrategia a medida.

Gracias al empleo de diferentes tecnologías y herramientas, adaptadas a cada una de las distintas fases del proceso, se pueden maximizar resultados, generando un impacto mínimo en el día a día del negocio. La aplicación de soluciones de eDiscovery y el apoyo en otras soluciones y capacidades como Analytics, Monitoring o Red Flag Analysis, nos permite asegurar la obtención de resultados defendibles, trazables y completos. Estos procedimientos basados en tecnologías de alcance y aceptación global, generan confianza en el regulador, lo que reduce considerablemente el riesgo de posteriores requerimientos.

A pesar de que la presión por parte de los organismos reguladores no va a disminuir en un futuro próximo, al menos parece haber consenso en los últimos años respecto a que el uso de tecnologías no sólo va a definir el marco regulatorio (lo cual ya es evidente en normativas como RGPD), sino también en cómo los reguladores esperan que enfoquemos sus requerimientos e investigaciones y en cómo ellos mismos los enfocan. Organismos extranjeros como SEC, DOJ, o FCA, y nacionales como la CNMV, la Agencia Tributaria, o la CNMC, entre muchos otros, han hecho declaraciones, planes estratégicos o alianzas en este sentido, definiendo así una hoja de ruta muy clara que no debemos pasar por alto.

En este sentido, también esperan que las lecciones aprendidas durante este tipo de procesos, se aprovechen para desarrollar o revisar normativas y políticas internas. Estas actualizaciones de procesos internos no sólo ayudarán a mitigar el riesgo de requerimientos futuros, sino que también facilitarán los procesos de respuesta al regulador en el caso de que dichos requerimientos se produjeran.

Este cambio de planteamiento, de reactivo a enfoque proactivo ha sido clave en el éxito de nuestros clientes en el ámbito regulatorio y sancionador. No sólo por la confianza y protección que dichos procedimientos internos generan ante el regulador y los propios empleados, sino porque, debido al incremento exponencial de información en formato electrónico en el mundo empresarial, cualquier otra opción terminará en unos años siendo sinónimo de un fracaso casi seguro.