Epidemie : des actions pragmatiques à mettre en place

Face à l'épidémie, les autorités internationales ont rapidement réagi. Les actions mises en œuvre montrent la prise en compte des leçons apprises lors des pandémies précédentes : le gouvernement chinois a mis en quarantaine les régions touchées par le virus, des avis aux voyageurs ont été émis par les différentes autorités internationales et nationales, et l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) a convoqué un comité d'urgence sur le sujet. Ce comité a décrété que la flambée épidémique due au 2019-nCoV constituait une urgence de santé publique de portée internationale. La situation est sous étroite surveillance car la propagation du virus continue de s’accélérer en Chine. Les prochains jours et semaines détermineront si les mesures de confinement déployées sont efficaces.

A l’image de cette réaction rapide des autorités publiques, les différentes organisations doivent se préparer au mieux pour faire face à l’épidémie.  

Liste d’actions pragmatiques à mettre en place

Revoyez et mettez à jour vos plans d’action liés à la pandémie

La plupart des entreprises ont mis en place des plans pandémie lors de l’émergence de la crise H1N1 il y a une dizaine d’années. Il est temps de les revoir et de vous assurer qu'ils sont adaptés à la situation de votre organisation en 2020. Cette revue devrait être réalisée par un comité transverse, permettant la prise en compte de l’ensemble des attentes et besoins des différentes parties prenantes au sein de l’organisation. Si vous n'avez pas de plan, il est temps d'en élaborer un.

Etablissez votre profil de risque et soyez clair sur votre rôle

Toutes les mesures que vous mettez en place doivent être pragmatiques, proportionnées et adaptées au rôle de votre organisation. Prenez le temps de vous poser quelques questions simples :

- Quel est votre rôle dans cette réponse en tant qu’entreprise ou organisation ?
- Quelles sont vos responsabilités envers vos collaborateurs ? Que ferez-vous, que pouvez-vous faire et (le plus important) que ne ferez-vous pas en tant qu’organisation si la situation s’aggravait ?
- Quel est votre profil de risque ? Avez-vous des bureaux, des sites ou des collaborateurs dans l'une des zones touchées ? Certains de vos collaborateurs voyagent-ils régulièrement en Chine ? Votre chaîne d'approvisionnement dépend-elle d’axes à destination ou en provenance de la Chine ?

Comprenez où vous vous situez sur la courbe de risque et adaptez vos mesures en conséquence.  

Communiquez avec vos équipes dès maintenant

Communiquez dès maintenant auprès de vos collaborateurs sur les mesures qui pourraient être mises en place si la situation dégénère. Commencez à intégrer les mesures de contrôle liées à l’épidémie dans vos communications internes habituelles : partagez les informations et les infographies publiées par les autorités publiques, les conseils aux voyageurs et les dernières mises à jour. Toutes les communications doivent être réfléchies et précises.

Actualisez régulièrement votre Politique Voyage

Mettez en place un dispositif de surveillance des conseils aux voyageurs publiés par les autorités publiques pour les zones touchées par l’épidémie. Tenez-vous prêts à prendre des décisions et à communiquer rapidement avec vos collaborateurs amenés à voyager.

Assurez-vous que votre agence de voyages (si vous en avez une) est au courant des conseils que vous avez fournis ou des décisions prises - ne sous-estimez pas la possibilité que des informations contradictoires parviennent à vos collaborateurs.

Soyez en contact avec vos fournisseurs critiques

Vos fournisseurs sont-ils prêts ? Si certains de vos fournisseurs sont critiques pour assurer votre continuité d’activité, assurez-vous que ces derniers sont également prêts à faire face aux évènements. Dans un premier temps, concentrez votre attention sur les fournisseurs critiques qui ont une dépendance à l’égard de la Chine.

Les organisations les plus préparées sont susceptibles d'avoir déjà en place des dispositifs d’évaluation des risques et des plans d'urgence pour assurer la continuité de leur chaîne d'approvisionnement. Il n’est pas nécessairement temps de les activer, mais c'est le moment de vous refamiliariser avec ces plans.

Soyez attentifs aux détails

Certains petits détails peuvent se transformer en problèmes majeurs en cas de déclaration d’une pandémie. Prenez les mesures adéquates pour les gérer dès maintenant.

Par exemple, assurez-vous que les coordonnées de vos collaborateurs et les informations relatives à leurs proches sont à jour dans vos bases de données. Vérifiez que tous les collaborateurs amenés à voyager sont inscrits aux newsletters relatives à la Politique Voyage et qu'un système de suivi des voyages est bien en place. Enfin, revoyez votre police d'assurance voyage.

Inscrivez vous à des newsletters vous informant des dernières évolutions et conseillant sur les évènements

Assurez vous de disposer des dernières informations relatives à l’épidémie, notamment celles fournies par l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) : informations sur le virus et conseils pratiques pour les voyageurs et les entreprises, y compris des infographies pouvant être imprimées à diffuser sur le lieu de travail ou à envoyer aux voyageurs.

En commençant par mettre en place ces mesures dès maintenant, vous gardez une longueur d’avance sur l’épidémie et protégez vos collaborateurs et votre organisation.