働き方改革の「改革」。
ポストコロナの生産性
・ガバナンス向上へ

働き方改革の「改革」に向けて
新たなステップが踏み出される

近年、業務の可視化を進めて課題を抽出することで、生産性向上や働き方改革につなげようという機運が高まっている。さらに昨今の新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大でテレワークが広まり、経営層は従業員の働き方が見えづらくなっている。従業員としても経営層に自身の業務の提供価値を明確に伝え難い状況となっており、業務の可視化に対する必要性がより一層高まっている。しかし、業務の可視化には従前の手法では対応しきれず、新たなガバナンス（統治）手法の構築が早急に求められている状況だ。有限責任監査法人トーマツ リスクアドバイザリー事業本部で新規事業推進に携わる宮田健太郎が、働き方改革の「改革」を実現し、新たなガバナンス手法の構築、そして生産性向上に向けた新規事業への取り組みを語る。

課題が山積する中で生産性向上、働き方改革に伴う
新たなガバナンスの構築が急務となる

現在、日本は少子高齢化に伴う人口減少トレンドにあり、それに伴い、若年労働力が今後減少し続けていくことが社会課題となっている。このような状況下で、企業には人にしかできない業務に人材を振り分け、生産性を向上させていくことが求められている。また、直近で働き方の見直しの大きな要素となっているのが、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大を受けた緊急時対応の要請だ。

このような環境下で生産性を維持・向上させていくためには、多様な働き方を認める一方で、企業として適切なレベルでガバナンスを利かせることが必要だ。しかし、企業がテレワークなどの新たな働き方の推進を急速に進める中で、経営層と従業員の間で互いに業務に対する共通理解が持てず、適切なレベルでのガバナンス構築ができていない状況がある。

特にテレワークの場合、物理的に従業員の仕事の状況が目に見えないため、経営層は、従業員がオフィスに通勤していた際と同等のパフォーマンスを発揮できているのか把握しづらく、不安を抱えるケースも想定される。結果、マイクロマネジメントを進めてしまう経営層も散見されるが、その場合、従業員は報告業務の手間が増え、経営層から強く管理されているように感じるといった不満も発生してしまう。そのため、この負のサイクルから生じる業務のブラックボックス化を避け、相互の確かな理解の上で多様な働き方を推進する新たなガバナンス手法が今、求められている。

デジタルツールによる可視化を起点に
働き方改革を「改革」する

新たなガバナンスの前提になるのは、業務の確実な可視化だ。まずは客観的な業務状況を把握できない限り、適切なガバナンスの利かせ方さえ分からない。特にテレワークのような多様な働き方を進める際に、見えない業務を適切に把握しマネジメントするには、その前提となる「目」が欠かせない。その一つの手段となるのが業務モニタリングツールのJC360だ。

JC360は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどで行われた作業について、どの業務をどの程度の時間をかけて行ったかを自動で収集、分析できるアプリケーションだ。他のツールでは、各デバイスやアプリケーションのOn-Offやタスク別の時間を抽出するものに留まっていた。JC360は、誰に対する（Who）、どのような業務に（What）、いつ（When）、どれくらいの時間を要しているか（How long）といった情報も得ることができ、クライアント別の業務量・業務内容まで把握ができる。さらに詳細な業務取得ルールを設定することで、設定者の望む粒度で業務を詳細に測定することが可能だ。JC360を活用することで、従来であれば定量化できなかった粒度で業務を可視化し、経営層と従業員が同等の認識を持つ糸口としていくことができる。

宮田は「経営層・従業員の双方で無理なく多様な働き方を進めるための新たなガバナンス構築を目指すには、この粒度の情報が必要です」と、他ツールと比較した上で、JC360を業務分析ツールの一つとして選択した理由を語った。また、昨今の新型コロナウイルスの状況を鑑みると、導入までのスピードが重要になる。他ツールではサーバーを構築したり、専任のIT担当者を立てる必要があるが、JC360はクラウド管理のためサーバーが不要で、導入時のスピード感がある。「グループウェアや社内システムなどのアプリケーション、電話などとのデバイスと連動したログ取得も従来ツールと比較すると容易で、従業員の業務情報の粒度の細かさだけではなく、広く可視化し、集約できるのも選択した理由の一つです」と、広く細かい情報収集こそが新しいガバナンスを構築する上での前提条件であるとした。

業務の可視化を進める上で、従業員が業務負担・心理的抵抗を感じてしまうという懸念点に対しても、JC360はカバーしている。JC360のユーザーは、インストールして簡易設定のみ行えば自動収集が開始でき、モニタリングのOn-Offをユーザー側で切り替えが可能だ。さらにデイリーで自身の業務レポートを送付する設定もある。つまりユーザー側にとって報告作業のストレスが少なく、自身の業務の可視化や業務改善につなげることも可能なのだ。これにより、経営層と従業員が業務情報を得る共通の「目」としてJC360を活用できるようになる。

宮田は「このような共通前提となる情報を土台にすることで、経営層と従業員が相互に信頼した上で日々の業務に取り組むことができ、多様な働き方においても適切に業務およびリソースをマネジメントするという新たなガバナンス手法を構築できます。そして、場所にとらわれない労働環境を整えることができれば、昨今の新型コロナウイルスの状況が落ち着いた後（ポストコロナ）、これまで定着してこなかった働き方改革が持続的なものへと変化するのではないでしょうか」と語る。

そして業務量を可視化した後にこそ、働き方改革を「改革」する鍵がある。「どの業務を効率化させるべきか、どの業務で効率化を進めるメリットがあるか、どの業務にAIやRPAを活用していかにして効率化できるか、といった観点でのアプローチまで至れば、働き方改革を『改革』することができ、そして生産性向上までが見えてきます。当然ながら、その変化に呼応したガバナンス構築の視点も不可欠です」と宮田は提言し、単なる生産性向上という目線だけでなく、企業のガバナンス視点を持つコンサルティングファームが業務分析ツールを提供する最大の意義を提示する。これは、働き方改革の定着、新しいガバナンスの構築、生産性の向上に向けて山積する課題の解決にも寄与する。「私が所属するリスクアドバイザリー事業本部は、ガバナンス・リスク・コンプライアンス（GRC）を主軸の一つとして、コンサルティングサービスを提供している組織です。単なる業務量調査にとどまらない、ガバナンスやデジタルソリューションの専門家を多数擁する組織だからこそ、業務量を可視化したその先にある生産性向上・企業のガバナンス構築まで見据えることができます」と、本ソリューションに取り組む意義を述べた。

自社PoCで得た知見を生かし、
適切なガバナンス構築へ

宮田は「適切な新しいソリューションをアジャイルで開発するためには、まずは『自分ごと化』することが必要だと思い、自社へのPoC（実証実験）を実施しました」と、新規事業へ取り組む姿勢を語った。

自社の部署内におけるPoCの結果、一般社員が6時間以上を費やして作成したあるクライアント向けの資料に対し、管理職の確認時間が1分にも満たない案件や、中にはゼロになっている案件もあることが分かった。「これはファクトベースの新しい業務可視化の例であり、抽出されたこれらの業務を見直すだけでも、生産性の向上に大きくつながり得ることを実感しました」と、宮田は総括した。新しいソリューションを提供する側として、自らを「自分ごと化」するために実施したPoCから得られた知見を、コンサルティングサービスへと生かしている。

グローバルな社会変化や不確実性の高まりに対し、企業は柔軟に対応していかなくてはならない。しかし、新型コロナウイルスの例をとっても分かるように、社会変化は多くの場合は私たちの予想を超える。変化に適切に対応していくためには、企業としてテレワークのような平時とは異なるプランBを用意し、そのプランBをも包含するガバナンスを用意しておく必要がある。

「JC360などのデジタルツールは、あくまで企業が成長をしていくための手段の一つでしかありません。日々変動する世の中に、適切なガバナンスを常に構築し続けることが本質的な目的です。その中で、働き方改革の『改革』を定着させ、生産性の向上まで貢献していきたいです」と、宮田はその先を展望する。