Slik gjør du aktsomhetsvurderinger

Publisert: 22. november 2023

1. Forankring

Forankring i styrende dokumenter dreier seg om å utarbeide og kommunisere din virksomhets forpliktelse til respekt av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er viktig at retningslinjer og styrende dokumenter er tydelige på din virksomhets forpliktelser og forventninger til deres leverandører.
 

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Utarbeidelse og oppdatering av styrende dokumenter og prosedyrer.
• Vurdering av og / eller utarbeidelse av nødvendig prosedyreverk, som for eksempel «Human Rights Policy»
• Bistand i forbindelse med forankring i ledergruppe og i styret, som for eksempel utkast til styrebeslutning og informasjons- og presentasjonsmateriell
• Tilpasning og utforming av etiske retningslinjer for leverandører og øvrige kontraktskrav.
• Utarbeidelse av rammeverk med konkrete retningslinjer for virksomhetens arbeid med og gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og risikovurderinger
• Integrere aktsomhetsvurderinger i relevante prosesser og prosedyrer, eksempelvis knyttet til innkjøp, HR, salg og markedsføring

For å sikre en effektiv og god forankring av relevante prosedyrer vil det ofte være hensiktsmessig å bygge dette rundt virksomhetens eksisterende policyer og prosedyrer. Det er også avgjørende å se ivaretakelse av menneskerettigheter i sammenheng med virksomhetens øvrige mål og strategier, blant annet på bærekraftsområdet generelt.  

2. Risikovurderinger

Kartlegging og vurdering av negative konsekvenser både i egen virksomhet, leverandørkjede og med forretningsforbindelser er sentralt i arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Bistand til gjennomføring av risikovurdering av negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjede
• Bistand til å få oversikt over leverandørporteføljen
• Utvikle rammeverk og verktøy for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og risikovurderinger i leverandørkjeden
• Rådgivning om prioritering og håndtering av risiko med oppfølgingsplan (for anbefalte risikoområder)
• Bistand til interessentdialog internt og eksternt

Vi benytter anerkjent og etablert metodikk i arbeidet med risikovurderinger som baseres på OECD sine retningslinjer, og legger særlig vekt på at arbeidet tilpasses din virksomhets størrelse og art.

I arbeidet med gjennomføring av aktsomhetsvurderinger er vi opptatt av aktiv involvering og dokumentering, slik at virksomheter er godt rustet til å videreføre arbeidet internt og sikre kontinuerlig forbedring.

3. Tiltak og handlingsplaner

Åpenhetsloven krever at virksomheter jobber for å stanse, forebygge eller begrense mulige negative konsekvenser, eksempelvis gjennom tiltak og handlingsplaner. Det er viktig at tiltakene følger virksomhetens prioriterte risikovurderinger.

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Utarbeidelse av handlingsplaner basert på din virksomhets risikoområder
• Gjennomføre risikobasert oppfølging av risikoforhold, leverandører og avtaleparter
• Oppdatere kontrakter/kontraktsvilkår
• Utarbeidelse av Etiske retningslinjer for leverandører og implementering av relevante krav og forventninger i innkjøpskontrakter
• Revisjoner og undersøkelser av hvordan virksomhetens leverandører ivaretar krav til seriøsitet, herunder lønns- og arbeidsvilkår, HMS, miljøstyring og grunnleggende menneskerettigheter
• Opprettelse og drift av varslingskanal som tilpasses din virksomhet
• Oppfølging av risikoer i egen organisasjon

4. Oppfølging av tiltak og handlingsplaner

Overvåking av iverksatte tiltak og handlingsplaner er sentralt for et godt arbeid med identifiserte risiko. Oppfølging og overvåking er også sentralt for å kunne rapportere godt på kravene i åpenhetsloven.

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Utarbeidelse av årshjul for operasjonalisering av oppfølgingsplan // systematisk oppfølging av identifisert risiko
• Utarbeidelse av systemer, verktøy og malverk for å sikre effektiv operasjonalisering og monitorering av risiko og status på tiltak
• Interessentanalyser og dialog med berørte parter
• Oppfølging og håndtering av varslingssaker

5. Rapportering

Både åpenhetsloven og europeisk regelverk krever at virksomhet kommuniserer hvordan de jobber med risiko og negative konsekvenser for mennesker som følge av deres virksomhet. God kommunikasjon rundt eget arbeid med åpenhetsloven er viktig for å kunne besvare eventuelle spørsmål fra kunder, samarbeidspartnere eller leverandører.

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Bistand i forbindelse med håndtering av informasjonsplikten
• Kvalitetssikre og bistand til utarbeidelse av redegjørelse
• Forberedelse til rapportering på ESRS og CSRD, herunder eksempelvis gap-analyse og tolkning av kravenes anvendelse på virksomheten
• Tilpasse rapporteringen til åpenhetslovens til taksonomiens krav hvis relevant
• Utarbeidelse av KPIer

6. Gjenoppretting og erstatning

Dersom din virksomhet kartlegger faktisk negativ påvirkning, må dere sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd. Gjenoppretting kan se ulikt ut avhengig av skadens omfang og virksomhetens tilknytning. Det er viktig å sørge for at klager fra berørte interessenter blir godt håndtert.

Vi kan blant annet hjelpe med:

• Bistand til å utarbeide gjenopprettelsespolicy
• Advokattjenester ifm. gjenoppretting eller erstatningskrav
• Håndtering av varslingssaker og/eller konflikt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker