Avansert innkjøpsoptimalisering

Publisert: 10. mai 2023

Av: Nirvair Singh og William N. Rødsrud

Hvorfor velge «Avanserte innkjøpsoptimaliseringsverktøy», og hva gjør de?

Tidligere programvarer har vært gode på selve gjennomføring av et digitalt innkjøp ved bruk av et elektronisk anbudsdokument som etterspør et kostnadsoverslag eller pris på varer og tjenester fra markedet. Disse programvarene har til nå ikke tatt i bruk data fra tidligere innkjøp og konkurransegjennomføringer til å beregne mulige kombinasjoner av varer og leverandører som kan bli brukt for å dekke behovene. Dette kan bruken av «Avanserte innkjøpsoptimaliseringsverktøy» gjøre noe med. En definisjon på dette er; Verktøy som optimaliserer tildelinger ved bruk av scenariobaserte matematiske modelleringer.

Tildelingskriterier og begrensninger blir vurdert sammen med andre relevante faktorer og innlemmet i et skreddersydd prisscenario som muliggjør betydelig besparelsespotensiale. Verktøyet kan ta hensyn til endrede begrensninger og forslagsoppdateringer i sanntid, noe som muliggjør en umiddelbar og forbedret beslutningstaking.

Data fra tidligere innkjøp og konkurransegjennomføringer, kan i kombinasjon med sekundærdata som offentlige eller eksterne logger, databaser og tredjepartsapplikasjoner, tas i bruk for å gi et bedre beslutningsgrunnlag ved å analysere tidligere hendelser og bidra med å gi innsikt.

Avanserte innkjøpsoptimaliseringsverktøy tilbys nå av leverandører som tradisjonelt har operert innenfor Source-to-Pay segmentet, slik som Jaggaer, Ivalua og Coupa, og er med på å automatisere ikke-verdiskapende aktiviteter og øke det analytiske grunnlaget til innkjøpsledere.

Tre måter innkjøpsoptimaliseringsverktøy skaper merverdi

Tilnærmingen til innkjøp må skifte mer mot planlegging og bruk av prediktiv informasjon som er relevant for beslutningsprosessen eller for å utnytte uforutsette forekomster til et innkjøpsfortrinn ved å dra nytte av datanalyse- og modelleringsevner.

1. Flere kriterier kan inkluderes

Fullt justerbare innkjøpsprosesser kan konfigureres med et uendelig antall datafelt. Dette gjør det enklere for innkjøperne å ha et totalkostnadsbilde som kan modelleres med sofistikerte kostnadsformler. All informasjon knyttet til innkjøpsprosessen, fra RFI til kvalitetspoeng, miljøhensyn, rabatter, pakker, krav, begrensinger, etc. kan inkluderes og tilrettelegge for en mer informert beslutningsprosess.

2. Tilbudsevaluering blir enklere

Umiddelbar dataanalyse og rapportering gjør det enkelt å sammenligne tilbud på tvers av leverandører, scenarier og hendelsesstadier. Ettersom prosjektomfanget varierer og flere anbudsrunder krever tilpasninger, reduserer avanserte innkjøpsverktøy tiden til markedet, ettersom oppdateringer og endringer kan samles inn og analyseres i sanntid. Bruken av helhetlige tildelingskriterier, begrensninger og transparent modellering av tildelinger muliggjør en informert beslutningsprosess.

3. Maler reduserer administrasjonstid 

Optimaliseringsverktøy er svært sofistikerte, og brukerne trenger noe opplæring og erfaring for å utnytte verktøyets potensiale. Utvikling og bruk av kategorispesifikke maler kan gjøre det lettere å ta i bruk disse verktøyene og skape umiddelbar verdi mens organisasjoner er i en overgangsfase for å digitalisere innkjøpsteamene.

Potensielle barrierer og våre anbefalte løsninger

Mange organisasjoner ser fordelene med innkjøpsdigitalisering, men sliter ofte med å forankre teknologien i organisasjonen og oppnå alle fordelene. Dette er noen av de mest observerte og kritiske barrierene:

• Manglende kunnskap på hvordan innkjøpsoptimaliseringsverktøy kan skape verdi umiddelbart.
• Begrenset bruk eller at teknologien kun benyttes i mindre deler av organisasjonen.
• Manglende støtte og opplæring for innkjøpere og innkjøpsledere gjør at verktøyene fremstår komplekse og vanskelige å ta i bruk.

For å overkomme disse utfordringene anbefaler Deloitte å etablere:

• En kommunikasjonsstrategi for å skape større bevissthet og redusere bekymringer.
• Pilotprosjekter for å sikre høy synlighet og redusere risiko ved implementering.
• Maler for kategoristyring og støttestruktur med fokus på endringsledelse for å forankre bruk.

Innkjøp som funksjon utvikler seg

Digitalisering av innkjøp, i form av økt automatisering, avansert dataanalyse og økt besparelse, er nødvendig for å overkomme dagens utfordringer og henge med i en mer sammensatt og konkurranseutsatt hverdag. Det må investeres i digitalisering av prosesser, oppgaver og ferdigheter.  Avanserte innkjøpsoptimaliseringsverktøy vil endre arbeidsmetodene til organisasjoner og øke effektiviteten samtidig som kostnader knyttet til innkjøp kan reduseres, både med automatisering av ikke verdiskapende aktiviteter og en gunstigere konkurransegjennomføringsprosess. For å realisere den fulle verdien avanserte innkjøpsoptimaliseringsverktøy kan by på må organisasjoner ta en helhetlig tilnærming for å tilrettelegge for de ansatte. En balansert og gjennomtenkt tilnærming kan sørge for en vellykket implementering og vil skape verdi.