Artikkel
Digital transformasjon – hvordan gå ett skritt av gangen?
De store IT-prosjektenes tid er forbi
Digitalisering assosieres ofte med store og dyre IT-prosjekter. Beslutningsprosessene er ofte lange, dokumentasjonen omfattende og løsningene som innføres er store som elefanter. Men elefanter passer ikke alltid inn i den kliniske hverdagen på sengepost X. Behovet for løsning var kanskje noe annet, og de ønskede gevinstene uteble. Det sies at «tiden for de store IT-prosjektenes er forbi», og det er nødvendig å få ned tiden fra idé til den er innført i klinikk. Det er behov for å endre måten vi digitaliserer på. Her er en praktisk guide til hvordan bryte ned store digitaliseringsprosjekt til mindre endringsinitiativ.
Publisert: 06. mars 2023
Av: Gudmund Wiker og Merete Tjøm
Det første skrittet
Det første skrittet kan være å gjennomføre en digital modenhetsanalyse, som vil gi veiledning for den videre digitaliseringen. I analysen gjøres det vurderinger på tvers av temaene brukere, teknologi, strategi, prosesser og kultur. Formålet med analysen er å få svar på tre grunnleggende spørsmål:
- Hvor digital er virksomheten i dag?
- Hvor digital må virksomheten bli i møte med fremtiden?
- Hvordan kommer vi oss dit?
Det desidert viktigste av de tre spørsmålene er det siste. Hvordan i alle dager kommer vi oss dit? Hvordan gjør vi denne reisen overkommelig?
Ved å bryte ned ambisiøse digitale strategier til mindre initiativer som bygger stein på stein kan vi levere kontinuerlig verdi. Mange kjenner til konseptet «minimal viable product (MVP)» fra smidig arbeidsform som fokuserer på å levere minste fungerende løsning som gir verdi. Mindre kjent er imidlertid konseptet «minimal viable change (MVC)». MVC har som mål å levere den minste mulige endringen som gir verdi til sluttbrukerne. Vi vet at små endringer i prosesser, strategi eller brukeropplevelser, kan gi store effekter på både kort og lang sikt. Svaret på spørsmålet om «hvordan komme oss dit» er nettopp MVC. Vi må starte med den minste mulige endringen som gir mest verdi.
De neste skrittene
Så hva er de neste skrittene? Vi må etablere en fleksibel organisasjon med god porteføljestyring. I praksis så må man fortsette å prioritere de løsningene og prosessene som gjør at virksomheten får mest mulig utbytte av ny teknologi eller nye arbeidsprosesser. Her er prioriteringer viktig. Man skal ikke gjøre alt. For å velge endringsinitiativ i riktig rekkefølge kreves det tett dialog med sluttbrukerne som kjenner behovene i klinikk. Man må også unngå de langsiktige planene der det ikke er rom for justering etter hvert som behovene endrer seg eller dersom teknologien gir nye muligheter. Vi må se til det langsiktige målbildet fra modenhetsanalysen som beskriver «hvor digital virksomheten må bli i møte med fremtiden», og gjøre valg som er i tråd med dette. Da verden er i stadig endring, må også målbildet justeres fortløpende.
Banalt enkelt, eller?
Noen kan hevde at det er enkelt å gjennomføre en digital modenhetsanalyse, og basert på denne prioritere initiativ. Det som uansett er mer krevende er å få med seg organisasjonen på den kontinuerlige endringsreisen med stadig innføring av nye «minimal viable changes». Mange steder er det en endringstretthet etter mange store IT-prosjekter som ikke har levert som lovet.
Det er imidlertid mulig å bygge en kultur der helsepersonell ser kontinuerlige mindre endringer som noe positivt, nødvendig og en naturlig del av arbeidshverdagen. For å få til dette må denne måten å arbeide på være skikkelig forankret i virksomhetens ledelse. Ledelsen må være endringsinitiativenes største heiagjeng. De må fremsnakke initiativene, støtte tilnærmingen til digitalisering gjennom små endringer, fristille nødvendige ressurser og fjerne hindringer som hemmer fremdrift. Å hele tiden snakke om de positive effektene av endringer innført, vil også være viktig for videre motivasjon og stamina i den kontinuerlige digitaliseringsreisen.
Videre handler digitalisering om så mye mer enn innføring av ny teknologi. En «minimal viable change» kan være endringer i arbeidsprosesser, kultur, strategi, brukeropplevelse eller teknologi. Vi må sørge for en balansert tilnærming, og valg av endring bør ta hensyn til alle disse faktorene. Slik vil de enkelte endringsinitiativene gi størst mulig verdi for virksomheten som helhet.
Til syvende og sist er man nødt til å tenke nytt rundt hva digitalisering er, og hvordan det bør gjøres. Vi må unngå å sende de store elefantene inn i den kliniske hverdagen på sengepost X.
Deloitte Helse
Vi satser på helsesektoren! Deloitte er Norges største kunnskapshus innenfor rådgivningstjenester i helsesektoren. Vi arbeider med nasjonale myndigheter, regionale helseforetak, helseforetak i alle landets regioner, og kommunal sektor. Vi er mer enn 100 personer som jobber med helse. Sammen med helsesektoren jobber vi for å skape helhetlige, trygge og nyskapende tjenester som fremmer helse og mestring.
