Gjennomføring av bakgrunnssjekk i rekrutteringsprosesser

Publisert 28. januar 2020.

Begrepet «bakgrunnssjekk» er vidt, og omfatter mange former for undersøkelser i arbeidsforhold.Sjekk av CV, referansesjekk, innhenting av vandelsattest, kredittvurdering og verifisering av utdanning er eksempler på bakgrunnssjekker. I enkelte tilfeller kan bakgrunnsjekker bli ansett som en form for kontrolltiltak som reguleres av både arbeidsmiljøloven og personvernregelverket. Et kontrolltiltak kan tilfredsstille et legitimt behov som arbeidsgiver har, men det kan også være i strid med regelverket. Her er det viktig å ikke trå feil.

Referansesjekk – innhenting av helseopplysninger

Arbeidsmiljølovens § 9-3

Å kontakte arbeidssøkers oppgitte referanser vil i de fleste tilfeller være en viktig del av ansettelsesprosessen og i all hovedsak er det slik at arbeidsgiver kan spørre om det som er relevant for stillingen det er søkt på. Arbeidsgiver må imidlertid være klar over begrensningene som følger av arbeidsmiljølovens § 9-3 om innhenting av helseopplysninger.

Etter bestemmelsen er det i utgangspunktet forbudt å innhente helseopplysninger ved ansettelse, også fra oppgitte referanser. Med helseopplysninger menes opplysninger om en persons tidligere, nåværende eller fremtidige fysiske tilstand, inkludert vurderinger av helseforhold, opplysninger om medisin- og narkotikabruk og sosiale forhold i den utstrekning slike forhold kan påvirke helsen.

Helseopplysninger kan likevel innhentes dersom det er «nødvendig» for «å utføre de arbeidsoppgaver som knytter seg til stillingen». Unntaket skal kun ivareta de strengt saklige formål. Dette innebærer at arbeidsgiver kan stille spørsmål om arbeidssøker er i stand til å greie fysiske oppgaver som stillingen innebærer og nødvendiggjør, og om forhold som kan ha betydning for tilpasning av arbeidsmiljøet.

Opplysninger om tidligere sykefravær omfattes av begrensningen i bestemmelsen til tross for at slike opplysninger kan være nødvendig informasjon for å vurdere søkerens evne til å utføre arbeidet. Årsaken er at det vil være vanskelig å innhente opplysninger om en persons tidligere sykefravær uten at det samtidig gis opplysninger om arbeidssøkerens nåværende helsetilstand.

Likestillings- og diskrimineringsloven § 30

Arbeidsgiver må videre være klar over likestillings- og diskrimineringslovens § 30 som fastsetter hovedregelen om at arbeidsgiver ikke kan innhente informasjon om graviditet, barn og funksjonsnedsettelse i ansettelsesprosessen.

Informasjon om funksjonsnedsettelse kan likevel være tillatt dersom opplysningene har «avgjørende betydning for utøvelsen av arbeidet eller yrket». Dersom arbeidsgiver har en slik adgang bør opplysningene innhentes fra arbeidssøker selv slik at man kan sikre at informasjonen er korrekt. Unntaket skal ellers tolkes like strengt som unntaket i arbeidsmiljøloven § 9-3.

Det kan oppstå situasjoner hvor arbeidssøker selv tar opp forhold omkring helse, graviditet eller funksjonsnedsettelse i et jobbintervju, og i disse tilfellene forbyr ikke loven at forholdene diskuteres. Det kan imidlertid oppstå bevismessige spørsmål i etterkant av slike situasjoner, og arbeidsgiver må derfor utarbeide gode interne rutiner.

Gjennomføring av kredittvurdering av arbeidssøkere

En kredittvurdering er en undersøkelse av en persons kredittverdighet og den gjennomføres gjerne i de tilfeller hvor en virksomhet har behov for informasjon om en person er kredittverdig eller har betalingsevne. Datatilsynet har den senere tiden gitt flere virksomheter bøter for å ha gjennomført kredittvurderinger av enkeltpersoner uten rettslig grunnlag. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiver er klar over hvilke rettslige skranker som finnes på dette området.

Innhenting av opplysninger om arbeidssøkeres økonomi omfattes av personvernregelverket, og kredittsjekk kan kun gjennomføres dersom det er «saklig grunn» for det. Arbeidsgiver må kunne dokumentere en slik «saklig grunn» dersom en arbeidssøker skal kredittvurderes.

Hvis vilkårene for å gjennomføre en kredittsjekk er oppfylt skal vedkommende som har blitt kredittsjekket få et gjenpartsbrev som informerer om dette. Brevet skal blant annet inneholde informasjon om hvem som har bedt om kreditt- og kontaktopplysninger, hvilke opplysninger som er gitt ut og kilden for opplysningene. Det kan også bes om en forklaring på hvorfor kredittvurderingen er gjennomført.

GDPR oppstiller skranker for behandling av personopplysninger

Når arbeidsgiver foretar bakgrunnsjekker i rekrutteringsprosesser, for eksempel ved innhenting av informasjon om arbeidssøkere, behandles personopplysninger og det er dermed viktig å ha et bevisst forhold til personvernregelverket.

All behandling av personopplysninger krever blant annet et behandlingsgrunnlag. Etter GDPR artikkel 6 kan både oppfyllelse av en avtale, berettiget interesse og samtykke være aktuelle behandlingsgrunnlag. I arbeidsforhold er det viktig å være klar over at samtykke som den store hovedregel er utelukket. Årsaken er at et samtykke i arbeidsforhold vil fremstå som illusorisk på grunn av arbeidssøkers avhengighet av både arbeidet og arbeidsgiveren slik at kravene til frivillighet ikke er oppfylt.

Videre må arbeidsgiver følge personvernprinsippene som oppstilles i GDPR artikkel 5, og være klar over særreglene for behandling av særlige kategorier av personopplysninger, eksempelvis helseopplysninger, som følger av personopplysningsloven § 6 og GDPR artikkel 9.

Spørsmål?

Ta kontakt med oss dersom du har behov for veiledning angående gjennomføringen av bakgrunnsjekker i ansettelsesprosesser eller andre arbeidsrettslige spørsmål.