COVID og fjernarbeid - viktig å sikre korrekt lønnsrapportering

Som svar på COVID har mange arbeidsgivere raskt flyttet arbeidsstyrken fra fysiske arbeidsplasser på kontor i inn- og utland, over til fjernarbeid fra hjemmekontor eller liknende. For lønnsavdelinger innebærer skiftet store utfordringer da man for den enkelte ansatte kanskje må ha ulike tilnærming i lønnsrapporteringen avhengig av hvilken del av året lønnsrapporteringen gjelder for.

Typiske utfordringer kan være:

• Nye regler for håndtering av ytelser til ansatte som arbeider fra hjemmekontor
• Endret utgangspunkt for beregning av skattepliktig/skattefri dekning av bilgodtgjørelse (f.eks. der hjemmekontoret anses som fast arbeidssted)
• Ulik sats for arbeidsgiveravgift der den ansatte har endret arbeidsted (f.eks. fra et område med lav sats til et område med høy sats)
• Krav til å endre lønnsart/beskrivelse i lønnssystem som følge av endret arbeidsland
• Endringer i forpliktelse til å betale trygdeavgift for ansatte (f.eks. der ansatte har avsluttet langvarige utenlandsopphold)
• Ulike metoder for oppgrossing av nettolønn der den ansatte har endret arbeidsland

Korriger innen fristene

Fordelene ved å ha en proaktiv tilnærming til å sikre riktigheten av lønnsrapporteringen for 2020 innen aktuelle frister er mange.
For det første vil man være trygg på at tallene som er innrapportert er i tråd med gjeldende lover og regler. Videre vil selskapene unngå kostbart og tidkrevende arbeid med endringer i rapporteringer tilbake i tid, om feilene først blir avdekket neste år.

Det er også et sterkt ønske i mange organisasjoner å slippe å måtte åpne regnskapene etter at disse er stengt, særlig der det må påføres nye kostnader.
Til slutt vil korrekt lønnsrapportering for inneværende år bidra til god ansattetilfredshet, da den enkelte vil motta automatiske meldinger via sin Altinn-profil, ved alle endringer som foretas etter at den forhåndsutfylte skattemeldingen er klar.

Basert på dette anbefaler vi at man raskt går igjennom rapporteringen som er gjennomført så langt for inneværende kalenderår, og engasjerer bistand der det anses nødvendig.

Deloitte bistår med rådgivning på lønnsområdet og kontroll av lønnsrapportering

Deloitte har ekspertise innenfor lønnsområdet både der arbeid har foregått utelukkende i Norge samt på tvers av landegrenser, og kan bistå selskaper med en gjennomgang av deres lønnsrapportering for 2020 for å sikre at rapporteringen er korrekt.

Vi bistår også lønnsavdelinger med løpende rådgivning for korrigeringer som skal gjøres, og vi har effektive verktøy som kan benyttes der lønnsrapportering må endres retroaktivt for tidligere måneder.