Artikkel

ERP-systemet

Slik lykkes dere i anvendelsesfasen

De potensielle gevinstene ved å implementere et ERP-system er store, men det er sjeldent den anskaffende virksomhet opplever de forventede gevinstene tidlig nok.

Enterprise Resource Planning (ERP) muliggjør integrert systemstøtte for flere av virksomhetens kjernefunksjoner. Når virksomheter anskaffer ERP-systemer fokuseres det ofte på prosessene tilknyttet anskaffelse og implementering. De potensielle gevinstene ved å implementere et ERP-system er store, men det er sjeldent den anskaffende virksomhet opplever de forventede gevinstene tidlig nok. Det er flere årsaker til at gevinstene ikke oppstår så tidlig som ønsket, og samhandlingen mellom virksomhet og system er ofte fellesnevneren. En kjent utfordring er for eksempel at sluttbrukerne ikke er tilfreds med brukervennligheten, fordi det nye ERP-systemet ser annerledes ut enn det de brukte tidligere. I tiden etter implementering syntes det derfor å være behov for videre opplæring, tilpassing og videreutvikling for å minimere gapet mellom faktisk tilstand og ønsket tilstand. Det er dermed vesentlig å ha mer fokus på anvendelsesfasen, og bevisst bevilge ressurser til denne delen av ERP-systemets livssyklus.

Anvendelsesfasen viser til tidsrommet mellom go-live og systemterminering. Det er tiden etter implementeringsfasen, da virksomheten benytter ERP-systemet i operativ drift. Tidsmessig er anvendelsesfasen den lengste fasen i systemets livssyklus, og vil normalt strekke seg over flere år. Det er i denne fasen sluttbrukerne begynner å benytte det nye ERP-systemet for å utføre daglige arbeidsoppgaver, og erfaringsmessig oppstår det flere utfordringer. Basert på Deloitte sin erfaring har vi definert tre kritiske suksessfaktorer for å lykkes i anvendelsesfasen.

Opplæring

Med en kostnadsramme på flere millioner kroner er anskaffelse og implementering av ERP-systemer ofte en av virksomhetens største investeringer. Et mye omtalt suksesskriterium for å lykkes med slike investeringer er grundig opplæring av sluttbrukere. Når sluttbrukerne må benytte et ERP-system med nytt brukergrensesnitt og justerte arbeidsprosesser kan det oppstå frustrasjon fordi de opplever systemet og prosessene annerledes enn det de har jobbet med tidligere. Til tross for at det investeres betydelige summer i ERP-prosjekter, er det flere virksomheter som velger å nedprioritere opplæring for å redusere de totale kostnadene.

Virksomheter som anskaffer nytt ERP-system kan ha forventninger om at systemet skal være så brukervennlig at der ikke er behov for opplæring. Opplæring er også en kostnad som det kan oppleves enkelt å redusere for å minimere totale kostnadene. Deloitte erfarer at det er en kortsiktig og lite fornuftig løsning. Årsaken er at manglende opplæring ofte er en av de viktigste årsakene til at ERP-prosjekter ikke lykkes. Nye måter å jobbe på krever opplæring i både system og prosess. Det er derfor viktig med grundig og kontinuerlig opplæring, ikke bare i implementeringsfasen, men også i den følgende anvendelsesfasen. Opplæring bør ikke bli ansett som en ekstra kostnad, men bli budsjettert som en del av den totale ERP-investeringen. Resultatet av kontinuerlig opplæring er økt produktivitet, og evnen til raskere å kunne realisere gevinster som følge av ERP-implementering.

Tilpassing

Når ERP-systemet er operasjonelt må det finjusteres. Ved ny-implementeringer er det dessverre sjelden at systemet og den anskaffende virksomhet er harmonisk samkjørt rett etter implementeringsfasen er avsluttet. Etter noe tid i anvendelsesfasen kan det derfor være fornuftig å evaluere samspillet mellom ERP-systemet og virksomheten. Hensikten er å avdekke feil, og undersøke hvorvidt systemet blir benyttet slik det er tiltenkt. Det innebærer eksempelvis å vurdere hvorvidt løsningen er konfigurert på ønsket måte, og om virksomhetens prosesser er tilpasset den nye løsningen.

Erfaringsmessig må virksomheter som implementerer nytt ERP-system ofte gjennomføre tilpassinger i enten systemet eller i organisasjonsstrukturen, og justere prosesser slik at de blir tilstrekkelig tilpasset. Som følge av at ERP-systemer har kraftige rapporteringsmuligheter kan det også oppstå tilfeller der rapporteringsstrukturen må justeres for å maksimere nytteeffekten. Det er heller ikke lite sannsynlig at andre interne prosesser og regler må tilpasses som følge av ny ERP-løsning. I anvendelsesfasen kan det derfor være fornuftig å evaluere bruken av ERP-systemet, med den hensikt å finne ut hva som kan og bør justeres for at det nye systemet skal støtte virksomhetens prosesser optimalt.

Videreutvikling

ERP-implementeringer er tidkrevende prosjekter. Behov kan derfor endres fra kravspesifiseringen er fullført til systemet er i operativ drift. Uavhengig av om det er nyimplementert eller ikke, er det derfor viktig å vurdere hvorvidt løsningen er tilpasset dagens behov. Den anskaffende virksomhet kan eksempelvis ønske å tilføre mer funksjonalitet, eller det kan være funksjonalitet som det i implementeringsfasen ikke var tid eller ressurser til å innføre. Det hender også at systemleverandøren lanserer oppgraderinger eller nye delmoduler som gir sluttbrukerne mer funksjonalitet og bedre brukergrensesnitt. Det er derfor viktig i anvendelsesfasen å budsjettere ressurser til videreutvikling slik at tilleggsfunksjonalitet kan implementeres ved behov. Enkelte ERP-systemer har et utvalg delmoduler som gir frihet til å velge tilleggsfunksjonalitet etter behov. Resultatet av å stå fritt til å velge slike tilleggsmoduler er lavere risiko og reduserte kostnader, og muligheten for å maksimere verdien av investeringen øker.

For å effektivisere denne prosessen anbefaler Deloitte den anskaffende virksomhet å tilknytte seg en rådgiver som kan være med å prioritere hvilke tiltak som bør arbeides med i videreutviklingen av ERP-systemet. Ved å bevilge ressurser til videreutvikling av løsningen kan den anskaffende virksomhet dermed øke sannsynligheten for at ERP-prosjektet lykkes.

Avslutning

Det er flere elementer i anvendelsesfasen som bør hensynstas, og ved å ha et spesielt fokus på de overnevnte elementene kan det øke sannsynligheten for i større gard å lykkes med ERP-systemet. Ressursbevilgning til både opplæring og evaluering er i utgangspunktet enkelt å redusere, men Deloitte anbefaler likevel å bevisst bevilge ressurser til dette. Suksess i ERP-prosjekter oppnås ved å bevilge tilstrekkelig ressurser til alle fasene i prosjektet. ERP-prosjekter er ikke fullført på det tidspunktet systemet tas i bruk og implementeringsfasen avsluttes. Det fortsetter videre inn i anvendelsesfasen, en fase som også krever oppmerksomhet og ressurser.

Var denne siden nyttig?