ERP-implementering

Artikkel

Ti råd for å lykkes med ERP-implementering

ERP-implementering kan være komplisert og utfordrende, men med de rette folka og en smidig prosess er det gode muligheter til å levere et vellykket prosjekt. Vi har identifisert de typiske utfordringene rundt implementeringsprosessen og kommet opp med ti spesifikke råd for din virksomhet.

Publisert: 13.09.2022

 

1. Involver alle parter

Forstå og kommuniser behovet for endring

  • Definer behovet for endringen ved å utvikle et tydelig bilde av hvorfor det er fordelaktig for virksomheten å gjennomføre ERP-implementeringen. Dette kan i stor grad generere entusiasme for gjennomføringen.
  • Fremhev og kommuniser visjonen. Bruk tid på kommuniserer årsaken til at den aktuelle endringen er viktig, og hva som er utfallet hvis endringen ikke gjennomføres. Spesielt ledere i de avdelingene som vil bli berørt av endringen må videreformidle viktigheten av endring til sine ansatte.
  • Vær tydelig på budsjett og ressursbehov som kreves for å gjennomføre prosjektet, og avklar ressursbehovet tidlig slik at prosjektet ikke blir forsinket fra starten av. Vær også sikker på at alle involverte parter forstår hvilke forventinger som stilles til dem. Dette vil bidra til å unngå forvirring når konkurrerende prosjekter oppstår.


2. Sørg for å fjerne hindringer for prosjektet

Tilstrekkelig sponsing og lederskap er avgjørende for å lykkes

  • Bestem og kommuniserer tydelig hvem som er prosjektets sponsor i starten. Det er ofte tidlig i prosjektet at hindringer oppstår, og sponsor må derfor være involvert i prosjektet fra starten og ha myndighet til å fjerne eventuelle hindringer.
  • Identifiser andre organisatoriske ledere som må forstå og støtte endringen. Disse lederne vil være svært nyttig å ha med på laget for å lykkes. Det er viktig å forstå hvordan implementeringstemaet kan posisjonere prosjektet i forhold til lederes påvirkning. For å lykkes er det dermed viktig at alle er enige om viktigheten av endringen.
  • Lag en oversikt og presentasjon for ledere for å sikre at de fullt forstår hensikten og forventet fordeler med prosjektet. De kommer til å bli viktige støttespillere på veien fremover – sørg derfor for at de er informert godt. Ved å ha en oversikt over ledere som er positive til prosjektet, og at disse har arbeidsoppgaver som tydelig støtter prosjektet, ser ansatte at ledere også arbeider med prosjektet.
  • Arranger tverrfaglige samlinger med ledere tidlig i prosjektet for å skape en felles forståelse av prosjektet, dets mål og hindringer, samt den viktige rollen ledere spiller i gjennomføringen.


3. Undersøk erfaringer fra tidligere endringsprosjekter

Forstå etablert forretningskultur og historisk respons til endring

  • Prioriter tiltak. Å vite hvordan ledelsen i virksomheten prioriterer ERP-implementering er nøkkelen til å få de ressursene og den forpliktelsen som kreves for at prosjektet skal kunne leveres i tide og på budsjett.
  • Lag en oversikt som fremhever ressurser, budsjett og tidsplan for hvert enkelt prosjekt for å unngå potensielle konflikter mellom ulike prosjekter.
  • Inkludere en detaljert plan for endringsledelse og kommunikasjon for å støtte hver fase av ERP-implementering. Oversikt over hvor endringsvillig virksomheten er kan bidra til å posisjonere gjennomføringen av ERP-implementeringen hensiktsmessig med tanke på sluttenbrukere.


4. Hensiktsmessig ressursallokering

Strukturer prosjektet hensiktsmessig og etabler tydelig rollefordeling

  • Hold et prosjekt-kickoff for å avklare forventninger, avklare roller og ansvar, bidra til at prosjektmedlemmer blir kjent med hverandre og får sine spørsmål besvart. Inkluder prosjektsponsor for å forsikre deg om at ledelsen synlig støtter prosjektet. Det vil skape engasjement fra starten av.
  • Forstå og utnytt kommunikasjons- og beslutningslinjer som kan benyttes gjennom hele prosjektet. Disse linjene kan skape en følelse av fortrolighet og redusere barrierer for engasjement.
  • Etabler en tydelig prosess for håndtering av problemer og risiko for å fange opp og behandle alle typer problemer og risikoer gjennom prosjektet.• Fremhev tverrfaglig kommunikasjon ved å initiere møter for alle prosjektdeltakerne. Be alle faggrupper avholde en presentasjon som tydeliggjør hva deres rolle i prosjektet er, og hvordan de ser for seg å samhandle med andre faggrupper i prosjektet.
  • Revider roller og ansvar jevnlig gjennom hele prosjektets livssyklus ettersom både roller og ansvar kan skifte eller utvikles over tid.


5. Vær forberedt på omveier

Kom tilbake på sporet raskt ved å adressere folks innflytelse og atferdsendringer

  • Identifiser viktige endringer i systemer, prosesser og organisasjonsstruktur. Arbeid med representanter som kjenner forretningen godt for å få full forståelse for konsekvensene av endringen. Det er viktig å ha forståelse fra flere perspektiver og fra hver rolle i virksomheten. Ved å få innspill på omfanget av endringen vil det hjelpe deg til å kunne fokusere kommunikasjon og opplæring på de riktige tingene.
  • Forstå hvordan roller og ansvarsområder vil endre seg. Inkluder dermed disse endringene i kommunikasjon- og opplæringsmateriell, ikke bare i arbeidsbeskrivelser. Ved å gjøre dette før implementering kan du sikre at folk forstår hvordan deres arbeidsplass og arbeidsoppgaver vil bli berørt av endringen.
  • Lag oversikt over endring i roller slik at sluttbrukere tydelig forstår hvordan deres roller vil bli endret som følge av ERP-implementeringen, og fremhev fordelene med rollebyttene. Det er også mye høyere sannsynlighet for at medarbeidere vil godta endringene hvis du kan svare på «hva det betyr for meg» spørsmålet.


6. Spør underveis

Opprett endringsnettverk og etabler intern støtte

  • Opprett et endringsnettverk bestående av nøkkelpersoner fra alle de ulike delene av virksomheten som vil bli påvirket av endringen, og avhold jevnlig møter for å holde dem engasjert og involvert i prosjektet. Ved å involvere disse menneskene i viktige avgjørelser og informasjonsspredning, fremmer du forståelse endringsaktivitetene og øker synlighet for suksess. Denne kommunikasjonskanalen gir deg bedre følelse av virksomhetens puls og sikrer at korrekt informasjon om prosjektet når sluttbrukere tidsnok.
  • Bygg ansvarsfølelse og eierskap til medlemmene i endringsnettverket. Det gir medlemmene en følelse av kontroll over endringsaktivitetene i sine områder og etablerer en egeninteresse i prosjektets suksess. Oppfordre dem til å forutse og melde potensielle utfordringer til prosjekt-teamet for å sikre rask og riktig løsning. Det er viktig å fordele dedikert tid til disse rollene slik at de får tilstrekkelig oppmerksomhet.
  • Etabler oppfølging- og tilbakemeldingsmekanismer. Du bør utvikle rutiner for å kunne tidlig si ifra hvis noen medarbeidere identifiserer utfordringer med implementering eller potensiell motstand.


7. Lær organisasjonen å bruke den nye ERP-løsningen

Vurder behov for opplæring og utvikle et skreddersydd opplæringsprogram

  • Vurder de ansattes ferdigheter slik at du kan gi nøyaktig den opplæringen de trenger i det nye systemet.
  • Gi rollebasert opplæring (på system og prosesser) for å sikre at sluttbrukerne er i stand til å arbeide effektivt i det nye arbeidsmiljøet og opprettholde de implementerte endringene. Poengter viktigheten av endringene i opplæringsmateriellet slik at det forsterker ansattes opplevelse av hvor viktig det er å følge de nye prosessene. Involver ansatte i validering av opplæringsmateriell og prioriter krav til opplæring for å sikre at kritiske roller er lært opp før go-live.
  • Bestem en passende strategi for opplæring basert på dagens behov, og på virksomhetens tidligere erfaring med opplæring. Ved å forstå hvilken type opplæring (klasseromsundervisning, e-læring osv) som fungerer best i de ulike delene av virksomheten kan du skreddersy opplæringsprogram for å best mulig møte behovene til sluttbrukeren.
  • Forsikre deg om at du har ressurser tilgjengelig til å gjennomføre opplæring så tidlig som mulig. Identifiser undervisere og gi dem tid til å forberede seg slik at kvaliteten på opplæringen blir så god som mulig.


8. Hold deg på rett side

Planlegg grundig og sørg for å levere support etter go-live

  • Gi tilstrekkelig støtte på stedet, i hvert fall de første ukene etter go-live. Et nettverk med kompetente superbrukere (ansatte i organisasjonen som blir eksponert for nye prosesser og system gjennom testing og ekstra opplæringsaktiviteter før go-live) er avgjørende for å sikre at sluttbrukerne har en kontaktperson for spørsmål og problemstillinger. For å sikre at aksept for løsningen er forankret i virksomheten må superbrukere være fullt dedikert til å støtte sluttbrukeren. Du bør planlegge med at supportressurser må være tilgjengelig lengre enn forventet hvis ansatte trenger ekstra hjelp.
  • Forbered en «implementeringsverktøykasse» for ledere og veiledere som inkluderer en omfattende liste av nye begreper og definisjoner, behovet for endring, fordeler med endringene, type endring, og en klar oversikt over tilgjengelige støttemekanismer. Dette gjør ledere i stand til å synlig støtte prosjektet gjennom implementeringen og etter go-live.
  • Planlegg regelmessige møter med supportteamet og prosjektgruppe for å behandle problemstillinger på en riktig måte, svare på spørsmål, levere konsistente meldinger, og gi riktige retningslinjer.


9. Oppnå rask deltakelse

Endring innebærer å forutse og håndtere motstand

  • Marker og feire «quick-wins» sammen med sluttbrukerne ved å gi belønning og anerkjennelse for de som oppnår gode resultater med den nye løsningen. Dette går langt i retning av å få organisatorisk aksept. I tillegg bør du oppfordre til at ansatte deler kunnskap ansikt-til-ansikt ettersom folk generelt er glade i å dele hva de har lært med kolleger.
  • Terminer ditt gamle ERP-system innen en gitt tidsramme. Jo lenger det gamle systemet forblir tilgjengelig, jo mindre haster det for sluttbrukerne å starte å bruke det nye systemet. Det gamle systemet bør ofte være tilgjengelige i lese-modus, men det trenger ikke være tilgjengelig for å utføre systemtransaksjoner.
  • Identifiser hva som er årsaken til at det nye ERP-systemet eventuelt ikke blir tatt i bruk. Det kan være ubehag med ny teknologi, mangel på kunnskap, motsetning mot endring, eller mangel på positiv oppmuntring. Desto raskere du vet de underliggende årsakene, kan du løse problemet og komme tilbake på rett spor. Hvis det er nødvendig, bør du gi oppfriskningskurs til de som har behov for det.
  • Gjenta fordelene med det nye ERP-systemet, fremhev «hva det betyr for meg»-spørsmålet, og verdien av å etterleve de nye forretningsprosessene.


10. Det å bomme litt betyr ikke slutten på prosjektet

Identifiser, håndter og uskadeliggjør uforutsette innvirkninger

  • Styr forventninger ved go-live. Sørg for at sluttbrukerne er overbevist om at prosjektteamet er i stand til å håndtere utfordringer som måtte oppstå underveis. Løsninger blir sjeldent perfekte første gang, så derfor er det viktig å formidle en følelse av tillit til at du og prosjektteamet er i stand til å håndtere utfordringer som de oppstår. Oppfordrer brukere til å ta opp temaer og selv foreslå mulige løsninger.
  • Tilrettelegg klare tilbakekoblingsmekanismer slik at sluttbrukere kan varsle prosjektteamet om avvik, og være sikre på at arbeidet med å utbedre løsningen er av høyt prioritert. Vær deretter effektiv når du identifiser og håndter de uforutsette utfordringene. Det er avgjørende for at løsningen ikke skal bli ansett som mislykket. Gi også ansatte et estimat på når de kan forvente at de uforutsette utfordringene blir fikset. Hvis du ikke utøver god kommunikasjon, kan negative rykter som oppstår ødelegge et i utgangspunktet godt prosjekt.
  • Gi superbrukere tilgang til å håndtere problemer og bestemme løsninger der det er passende. Superbrukerne er dine beste lagspillere når problemer først oppstår. Hvis de kan håndtere problemer effektivt, får sluttbrukere tillit til at superbrukerne har nødvendig kunnskap og ferdigheter, og opprettholder dermed et positivt syn.
  • Identifisere områder for kontinuerlig forbedring og la sluttbrukere vite at du alltid er ute etter å forbedre løsningen. Det er viktig å oppmuntre til engasjement ved å belønne de som sender forslag til forbedringsmuligheter.
     

Sjekkliste for endringsledelse i forbindelse med ERP-implementering

Her er en kort sjekkliste som du kan bruke underveis i din ERP-implementering. Ved å ha følgende på plass, kan du øke sannsynligheten for at ERP-prosjektet lykkes:

  • Har de ansatte virkelig forstått ta virksomheten virkelig trenger denne endringen, og hvordan det vil være nyttig for dem?
  • Har du en tydelig prosjektsponsor som aktivt fører prosjektet videre og fjerne hindringer for å lykkes?
  • Har lederne i virksomheten forståelse for, og er enige om målene til ERP-implementeringen?
  • Er lederne enige om hvor høyt dette prosjektet skal prioriteres i forhold til konkurrerende prosjekter?
  • Har du mekanismer på plass for at de ansatte kan gi tilbakemeldinger og innspill?
  • Er opplæringsprogrammet tilpasset de spesifikke rollene de ansatte vil ha i det nye systemet?
  • Har du en plan for tilstrekkelig støtte på stedet etter go-live?


Tjenester: Teknologi og transformasjon

Var denne siden nyttig?