La digitalización de los impuestos indirectos exige un enfoque holístico

Alrededor del mundo, las autoridades fiscales están rediseñando los métodos para evaluar y recaudar el impuesto sobre el valor añadido (IVA), sustituyendo los informes periódicos de cumplimiento, en su mayoría en papel, por informes y facturas electrónicas. El cumplimiento de los impuestos indirectos está experimentando los cambios más drásticos desde que la idea misma de un IVA se afianzó por primera vez en la década de 1960. Estamos asistiendo al desarrollo de lo que la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) describe como una administración tributaria digital o basada en datos. La visión es una transformación digital en la que la tributación se convierta en "un proceso más fluido y sin fricciones con el tiempo", según un documento de la OCDE. Al igual que ocurrió cuando el cambio digital se extendió por otros negocios o funciones corporativas, la transformación de la fiscalidad está creando un entorno más interconectado y centrado en los datos.

Esta transformación plantea nuevas exigencias no solo al departamento fiscal, sino a toda la organización. Los requisitos relacionados con los impuestos ahora deben reflejarse en todos los sistemas financieros y procesos comerciales, y estos cambios están teniendo un gran impacto en la configuración de los sistemas ERP y otra infraestructura de TI. Las empresas tendrán que desplegar los recursos de una manera diferente. La calidad de los datos debe mejorar para cumplir con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales.

De hecho, la creciente complejidad de los requisitos de datos fiscales y la variación de un país a otro hacen que la infraestructura de datos sea flexible y pueda hacer frente a demandas nuevas o cambiantes. Los datos relevantes de clientes, productos y proveedores deben producirse de forma correcta y automática, ya que esos datos ahora se comparten directamente con las autoridades fiscales. Y de repente se está volviendo crítico para el negocio: los asuntos de cumplimiento fiscal adquieren una nueva importancia cuando la empresa necesita emitir una factura electrónica válida a los clientes bajo las nuevas reglas de impuestos indirectos.

La mayoría de las multinacionales están trabajando con nuevos requisitos de cumplimiento de impuestos indirectos en al menos algunos de los países en los que operan. En América Latina, por ejemplo, México y Brasil han liderado el camino para cerrar la brecha entre los ingresos teóricos del IVA y las recaudaciones reales, y cuentan con sistemas relativamente maduros para la presentación de informes electrónicos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, las empresas pueden estar abordando los cambios en los requisitos de impuestos indirectos con soluciones ad hoc para jurisdicciones específicas.

A medida que los informes electrónicos y la facturación electrónica se vuelven comunes en más jurisdicciones, incluida la UE, donde las nuevas reglas están entrando en el marco del "IVA en la era digital" (ViDA), las empresas necesitan un enfoque más holístico y centralizado. Para los líderes fiscales, vemos tres lecciones clave que pueden ayudar a guiar la respuesta a los requisitos cambiantes de las autoridades fiscales que avanzan hacia el cumplimiento de los impuestos indirectos en tiempo real.
 

1. Piensa en digital

Cuando un negocio o actividad corporativa se ve afectado por la digitalización, enfrentado a la posibilidad y el poder de los datos recién disponibles de manera estructurada, la disrupción y el beneficio pueden ser significativos. Piense en cómo las reservas en línea han cambiado el negocio hotelero, o cómo las experiencias minoristas de todo tipo han sido transformadas por el comercio electrónico.

La función fiscal ha llegado relativamente tarde a la digitalización, permaneciendo como un lugar dentro de la empresa donde todavía se pueden encontrar declaraciones en papel, hojas de cálculo de Excel y numerosas intervenciones manuales. Por lo general, los impuestos han tenido dificultades para mantenerse al día con los cambios tecnológicos. Esto puede deberse en parte a la lentitud de las propias autoridades fiscales a la hora de exigir el cumplimiento digital, ya que el crecimiento absoluto de los ingresos fiscales ha hecho que el cambio en este ámbito sea una prioridad baja para los gobiernos. Recientemente, sin embargo, la presión geopolítica y las crecientes restricciones presupuestarias han hecho que el aumento de la digitalización sea más relevante para ayudar a las autoridades fiscales a abordar la evasión y el fraude fiscales.

Con la presentación de informes y la facturación electrónica, las autoridades fiscales están creando el entorno digital en red necesario para evaluar los impuestos de una nueva manera. Esto cambia la forma en que se debe gestionar el cumplimiento fiscal y legal. Atrás quedaron los días de engorrosas auditorías manuales, métodos de muestreo aleatorio e investigaciones de montones de documentos.

En un entorno basado en datos, la autoridad tributaria puede simplemente comparar varias fuentes de datos, a las que ahora accede en tiempo real, leyendo números reales del sistema ERP del contribuyente, por ejemplo. Cuando vean brechas o anomalías, simplemente evaluarán impuestos adicionales o bloquearán reembolsos, y trasladarán la carga de la prueba al contribuyente cuando haya algún desacuerdo.

Con la presentación de informes y la facturación electrónica, las autoridades fiscales están creando el entorno digital en red necesario para evaluar los impuestos de una nueva manera. Esto cambia la forma en que se debe gestionar el cumplimiento fiscal y legal. Atrás quedaron los días de engorrosas auditorías manuales, métodos de muestreo aleatorio e investigaciones de montones de documentos.

Para hacer frente a este cambio, las empresas deben adoptar una estrategia de cumplimiento fiscal fundamentalmente diferente, pensando digitalmente. El cumplimiento en un régimen digital no se puede gestionar con procesos manuales. Más que eso, sin embargo, los cambios en el cumplimiento tributario deben verse como una oportunidad. Las lecciones aprendidas de la digitalización de otros negocios y funciones son aplicables aquí. Se necesita un importante esfuerzo digital para los impuestos, con soluciones de software integradas en el negocio.

Nuestra opinión es que la digitalización de los impuestos indirectos requiere una nueva mentalidad. Los cambios en la regulación fiscal exigen un movimiento ascendente: cada vez más, los requisitos de datos fiscales deben abordarse a nivel de la entrada inicial, integrados con los procesos comerciales y financieros principales, no como un paso de cumplimiento posterior.

La introducción de datos relacionados con los impuestos se iniciará en las fases iniciales y se integrará en la función financiera a través del sistema de planificación de los recursos institucionales. Esto abarca la mayoría de las áreas focales clave para la tributación. La administración tributaria digital, la presentación de informes en tiempo real y la transparencia se asentarán dentro de este sistema. El control fiscal debe ser preventivo y proactivo, así como automatizado, antes de que las autoridades fiscales lo analicen. Cuando las autoridades fiscales tienen acceso a los datos de un sistema ERP o de un lago de datos, la información que reside en ellos debe ser verificada de forma más integrada por el departamento de TI y finanzas, utilizando herramientas de análisis de datos debidamente adaptadas y comprobaciones y pruebas automatizadas.

Los procesos automatizados reemplazarán la mayor parte del cumplimiento fiscal existente basado en declaraciones (las devoluciones eventualmente desaparecerán por completo). Una mejor calidad de los datos fiscales será primordial a medida que avance la transformación digital de los impuestos indirectos. Las auditorías digitales se convertirán en la norma.
 

2. Actuar globalmente

Las empresas no pueden depender de las soluciones locales por mucho más tiempo. Los datos se verificarán cada vez más a través de las fronteras a medida que las autoridades fiscales amplíen su alcance y cooperación. Para los contribuyentes, esto debería reforzar la tendencia existente hacia una gobernanza más centralizada de los procesos fiscales. El cumplimiento de los requisitos de facturación electrónica o informes electrónicos no debe dejarse únicamente en manos de los equipos financieros y fiscales locales.

La eficiencia y el costo, así como el potencial de centralización, proporcionan razones adicionales para pensar globalmente. Las organizaciones pueden reconocer los beneficios de la escala y las mayores oportunidades de estandarización y automatización cuando crean sistemas que son coherentes a nivel mundial. De hecho, los informes electrónicos y la facturación electrónica deberían impulsar a las empresas hacia un uso coherente y consolidado de su sistema ERP, y pueden mejorar los argumentos a favor de la actualización de esos sistemas.

El nivel de estandarización o coherencia global que se puede esperar en las reglas de informes y facturación electrónica aún no está claro, hasta ahora suele haber una amplia variación. Sin embargo, las empresas deben examinar de forma proactiva los regímenes de impuestos indirectos en todas las jurisdicciones en las que operan y buscar soluciones que sean ampliamente aplicables en el mayor número posible de jurisdicciones. Vemos ciertos patrones y conceptos consistentes. Desde el punto de vista de los datos, los requisitos y las estructuras no son tan diferentes de una jurisdicción a otra.Elegir un proveedor con una buena comprensión de las similitudes y diferencias en los requisitos en diferentes ubicaciones, y uno con un alcance verdaderamente global, proporcionará ventajas.

Es probable que las mejoras del sistema de datos más necesarias para satisfacer las demandas cambiantes del cumplimiento de los impuestos indirectos globales se superpongan significativamente con las soluciones necesarias para enfrentar otros desafíos fiscales en evolución. En particular, las crecientes demandas de las autoridades tributarias a medida que implementan las regulaciones del Pilar Dos ponen de manifiesto la necesidad de datos de mayor calidad y sistemas y procesos de datos coherentes en todas las jurisdicciones, similar a lo que vemos en los cambios en los impuestos indirectos con DAC7, CESOP y e-reporting.

Incluso las empresas que operan principalmente en EE. UU., que no tiene un sistema de IVA, podrían beneficiarse de la urgencia de una transformación de datos que sea relevante tanto para los impuestos indirectos como para los cambios del Pilar Dos.
 

3. Trabajar de forma cooperativa

Con la implementación de la declaración y la facturación electrónicas, es posible que el cumplimiento de los impuestos indirectos ya no sea competencia exclusiva del departamento fiscal. El panorama de las partes interesadas ha cambiado. A medida que los requisitos fiscales se vinculan más estrechamente con la facturación y la cadena de suministro, todo el proceso comercial puede verse afectado. Abordar estos cambios no puede ser hecho solo por el departamento de impuestos.

El centro de gravedad del equipo de impuestos indirectos se está alejando de las declaraciones y los informes para acercarse a los datos fiscales en tiempo real o casi en tiempo real, y esto cambiará la forma en que se deben asignar los recursos. El e-reporting y la facturación electrónica ponen el foco en contar con los sistemas y las personas necesarias para garantizar la calidad de los datos que ahora van directamente a las autoridades fiscales. Todo el conjunto de datos transaccionales (ubicación del cliente y estado del IVA, información del proveedor, etc.) debe ser preciso.

Los datos que las finanzas o las tecnologías de la información generaban en el pasado, con la expectativa de que los impuestos descubrieran cómo hacer que funcionaran, ya no serán suficientes. Para impulsar el negocio a nivel mundial, las empresas deben contar con facturación electrónica. Ahora todos estamos juntos en esto: los impuestos, las finanzas y la TI deben trabajar juntos para garantizar el cumplimiento en un sistema tributario global en rápida evolución.