Закон о архивској грађи и архивској делатности

Прошле године, усвојен је Закон о архивској грађи и архивској делатности ("Сл. гласник РС", бр. 6/2020 - даље: „Закон“), чија примена је почела 2. фебруара 2021. године.

До почетка примене Закона, архивска делатност и обавезе субјеката из приватног сектора у вези са тим су биле регулисане Законом о културним добрима ("Сл. гласник РС", бр. 71/94, 52/2011 - др. закони, 99/2011 - др. закон).

Један од најбитнијих разлога за разматрање Закона и испуњавање обавеза које налаже је значајно повећање новчане казне за правна лица (са максималних 9.000 РСД на максималних 2.000.000 РСД) и одговорна лица у истима (са максималних 900 РСД на 150.000 РСД) због непоштовања прописаних обавеза.

Закон у односу на Закон о културним добрима, задржава неке од кључних обавеза стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала (међу којима су и правна лица и предузетници из приватног сектора), као што су обавеза:

-  доношења општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;

-  доношења листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, која да би могла да се примењује мора бити претходно одобрена од стране надлежног јавног архива;

-  одабирања архивске грађе, издвајање ради уништавања документарног материјала коме је истекао рок чувања, и

-  предаје архивске грађе у прописаним роковима надлежном архиву.

Међутим, Закон уводи и бројне нове обавезе за ствараоце и имаоце архивске грађе и документарног материјала (међу којима су и правна лица и предузетници из приватног сектора), међу којима издвајамо:

- обезбеђивање одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;

- доношење општег акта о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената;

- одређивање одговорног стручног лица за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;

- достављање надлежном архиву преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;

- прибављање мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);

- одабирање архивске грађе и издвајање ради уништења безвредног документарног материјала којем је истекао рок чувања према Листи категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања (коју је претходно одобрио надлежни архив), годину дана од дана истека утврђеног рока;

- обавештавање надлежног јавног архива о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка;

- обезбеђивање стручног оспособљавања и усавршавања, као и провере стручне оспособљености запослених који управљају документима.

- обавештавање надлежног архива о свом оснивању, као и о свим изменама статуса и организације (промени статуса и/или назива, промени организације, промени адресе, као и престанку рада) у року од 30 дана.

Према нашем најбољем сазнању, за сад, ниједан од бројних подзаконских аката за примену Закона још увек није донет, што знатно отежава тумачење и примену Закона. Крајњи рок за њихово доношење је истекао, па би убрзо требало очекивати њихово доношење.

Стручну помоћ и подршку у вези са испуњавањем прописаних обавеза пружају надлежни јавни архиви на чијој територији правна лица и предузетници имају регистровано седиште, те је сугестија да се тим поводом у обратите истима у најкраћем могућем року.