Tre frågor om arbetsgivares möjligheter i en lågkonjunktur

I tuffare tider med hög inflation och minskad köpkraft kan det uppstå frågor för arbetsgivare hur man bör tänka kring kompensation till de anställda. Anställningsförmåner kan utges på olika sätt och beroende på hur dessa överenskommits kan processen för att ändra dem se olika ut. Det finns även olika typer av ersättningar och förmåner som kan vara mer eller mindre kostsamma ur ett skatteperspektiv, både för arbetsgivare och arbetstagare. Är det möjligt för arbetsgivaren att ensidigt bestämma eller ändra vilken typ av kompensation den anställda ska få, kan förmåner vara ett alternativ till kontant ersättning och vad gäller vid beskattningen av förmåner? I den här artikeln besvarar vi tre frågor om arbetsgivares möjligheter i en lågkonjunktur.¹

1. Vad har arbetsgivare för skyldigheter när ersättningen är reglerad i anställningsavtalet?

Lagen om anställningsskydd (LAS) innehåller inte några särskilda regler om anställningsavtalets form. Ett anställningsavtal kan därför ingås skriftligt, muntligt eller genom konkludent handlande. I särskild lagstiftning, administrativa föreskrifter eller kollektivavtal kan det däremot finnas krav på skriftlighet. Det föreligger även en lagstadgad informationsskyldighet för arbetsgivaren som innebär att denne skriftligen ska informera arbetstagaren om alla anställningsvillkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet.

Ersättningar och förmåner som utgår enligt anställningsavtalet kan arbetsgivaren inte ensidigt dra in eller ändra. Ändringar av sådana ersättningar eller förmåner kan däremot ske med arbetstagarens medgivande alternativt ensidigt av arbetsgivaren genom omreglering av anställningsavtalet. Omreglering innebär att arbetsgivaren säger upp anställningsavtalet och erbjuder den anställde ett nytt avtal med förändrade villkor. Då detta formellt sett utgör en arbetsbristuppsägning med erbjudande om ny anställning på omreglerade villkor kan det finnas en förhandlingsskyldighet gentemot kollektivavtalsbärande fackförbund eller gentemot ett fackförbund som arbetstagaren är medlem i. Skyldigheten att förhandla med fackförbund måste alltid uppfyllas innan beslutet om omreglering av anställningsavtalet fattas.

Om arbetsgivaren är kollektivavtalsansluten måste även bestämmelser om ersättning och förmåner i kollektivavtalet efterföljas. Som regel kan arbetsgivaren utge mer förmånliga villkor vad avser ersättningar och förmåner än vad som stadgas i kollektivavtalet. Även i detta fall föreligger en förhandlingsskyldighet gentemot kollektivavtalsbärande fackförbund innan beslut om ändring av ersättningar eller förmåner fattas, även om dessa är mer förmånliga för arbetstagaren än vad som stadgas enligt kollektivavtalet. Anställningsförmåner och avtalsbestämmelser i ett kollektivavtal kan även få efterverkningar efter ett kollektivavtal har upphört eller i avvaktan att nytt kollektivavtal sluts. Mot denna bakgrund är det därför viktigt att arbetsgivaren är väl insatt i det kollektivavtal som är tillämpligt på arbetsplatsen och de förmåner som följer av aktuellt kollektivavtal.

2. Kan förmåner eller löneväxling vara ett alternativ till kontant ersättning och vad gäller vid beskattning av olika typer av förmåner?

Som utgångspunkt kan sägas att arbetsgivaren har en skyldighet att betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag på ersättning och förmåner som denne utger till arbetstagaren. Huvudregeln är att förmåner och andra inkomster som erhålls på grund av tjänst är skattepliktiga för arbetstagaren och om ersättningen eller förmånen är skattepliktig för arbetstagaren är den också skattepliktig för arbetsgivaren. Det finns dock vissa undantag till huvudregeln om skatteplikt vad avser exempelvis personalvårdsförmåner. På samma sätt som en för arbetstagaren skattepliktig ersättning eller förmån är skattepliktig för arbetsgivaren är en för arbetstagaren skattefri ersättning eller förmån också skattefri för arbetsgivaren och arbetsgivaravgifter behöver inte erläggas. Personalvårdsförmåner är skattefria om de omfattar hela personalen, är av mindre värde, inte avser ersättning för arbete och inte heller kan bytas mot kontanter. Exempel på personalvårdsförmåner är friskvårdsbidrag som skattefritt kan ges till arbetstagarna. Utöver friskvårdsbidraget har arbetsgivaren även en möjlighet att utge en skattefri naturaförmån som avser motion och idrott, vilket kan vara olika typer av motionsaktiviteter, massagebehandlingar eller gymkort som arbetsgivaren bestämmer och direkt betalar för.

Förutom olika typer av personalvårdsförmåner finns det även en möjlighet att utge vissa andra skattefria eller schabloniserade förmåner till arbetstagaren. Exempelvis kan arbetsgivaren ge arbetstagarna skattefria gåvor vid olika tillfällen, såsom jul-, jubileums- eller minnesgåva. Även personalrabatter är i stor utsträckning skattefria. Sedan 2022 är även förmån för nyttjande av fri cykel en skattefri förmån upp till ett visst belopp. Arbetsgivaren kan även skattefritt utge exempelvis förmån av gruppliv- och gruppsjukförsäkring eller till reducerat förmånsvärde utge privat sjukvårdsförsäkring till arbetstagarna. Om arbetstagaren har en förmånsbil som drivs med el eller andra mer miljöanpassade drivmedel än bensin och diesel kan det även innebära ett reducerat förmånsvärde för bilförmånen.

Ett annat för arbetsgivaren ofta kostnadsneutralt eller kostnadspositivt sätt att kompensera de anställda är genom löneväxling. Löneväxling innebär att arbetsgivare och arbetstagare kommer överens om att sänka den kontanta ersättningen till arbetstagaren och att arbetsgivaren i stället betalar för något annat. Generellt kan sägas att det är mest lönsamt för arbetstagare med löneväxling vid högre lön över skiktgränsen för statlig inkomstskatt. Likaså kan det vara klokt att se över att arbetstagarens sociala förmåner såsom exempelvis pensionsgrundande lön eller SGI inte påverkas negativt av löneväxlingen och därmed också mest gynnsamt för arbetstagaren med löneväxling vid inkomster över och ner till 8,07 inkomstbasbelopp.

Vidare har arbetstagaren mest att vinna på att det som i stället erbjuds vid löneväxling är någon form av skattefri eller schabloniserad förmån, där förmånen alltså schablonmässigt värderas lägre än det faktiska marknadsvärdet, eftersom det inte innebär någon besparing för arbetstagaren om det som erbjuds i stället för kontant ersättning värderas till faktiskt värde. Exempelvis skulle löneväxling mot en personalvårdsförmån såsom friskvårdsbidrag vara fördelaktigt och likaså andra förmåner som värderas enligt schablon i stället för faktiskt värde, såsom bilförmån (främst miljöbil som har reducerat förmånsvärde), sjukförsäkring som schablonmässigt värderas till 60 % eller kostförmån som också beräknas schablonmässigt. Det är även vanligt att arbetsgivare erbjuder löneväxling i form av extra avsättningar till tjänstepension. Löneväxling mot tjänstepension innebär även att arbetsgivarens kostnader i form av arbetsgivaravgifter minskar då arbetsgivaren på pensionsavsättningar endast betalar den lägre särskilda inkomstskatten som är cirka 7 % lägre än vanliga arbetsgivaravgifter. När arbetsgivaren erbjuder sådana extra pensionsavsättningar kan därför även avsättningen som görs vara lite högre än bruttolöneavdraget eftersom arbetsgivarens kostnad för pensionsavsättningar är lägre, och på så sätt kan både arbetsgivare och arbetstagare gynnas.

3. Vad har arbetsgivare för skyldigheter vid ensidigt utgivna förmåner och ersättningar samt hur skiljer sig dessa från förmåner och ersättningar som är en del av anställningsavtalet?

Sådana förmåner och ersättningar som arbetsgivaren ensidigt kan ändra eller ta bort utan medgivande från arbetstagaren eller omreglering brukar kallas för ensidigt utfästa förmåner. Om förmånen exempelvis endast framgår av en policy som arbetsgivaren ensidigt kan ändra talar det för att förmånen är ensidigt utgiven och därmed kan ändras eller dras in av arbetsgivaren utan arbetstagarens medgivande. För att undvika oklarhet kan ensidiga utfästelser vara bra att dokumentera, exempelvis genom en personalhandbok eller policy men för tydlighetens skull bör det även anges att exempelvis policyn ensidigt kan ändras av arbetsgivaren.

Huruvida en förmån ska anses utgöra en ensidig utfästelse eller en del av respektive arbetstagares anställningsavtal är inte alltid lätt att avgöra. Frågan har behandlats i bland annat två äldre rättsfall. I AD 1992 nr 27 var frågan huruvida lunchkuponger till ett subventionerat pris var en ensidig utfästelse från arbetsgivaren eller om förmånen blivit en del av arbetstagarnas enskilda anställningsavtal. I rättsfallet konstaterade Arbetsdomstolen att kupongsystemet införts och hanterats helt ensidigt av arbetsgivaren och även påminde om en personalförmån som vanligtvis inte brukar ingå i ett anställningsavtal. Dessa omständigheter talade för att förmånen var en ensidigt utfäst förmån och därmed inte en del i de enskilda anställningsavtalen. Arbetsdomstolen konstaterade därmed att tillhandahållandet av lunchkuponger till subventionerat pris inte kunde uppfattas som en del i de enskilda anställningsavtalen, varför arbetsgivaren ensidigt kunde ändra eller dra in förmånen.

I AD 1986 nr 37 var frågan huruvida en arbetsgivare blivit så bunden av ett system med vinstandelar i förhållande till sina anställda att arbetsgivaren inte ensidigt kunde ändra vinstandelssystemet. Arbetsdomstolen fann att arbetsgivaren tydligt visat att denne inte velat ha frågan avtalsreglerad, bland annat hade arbetsgivaren angivit att denne förbehöll sig rätten att ensidigt ändra systemet. Därtill fanns det inget som tydde på att de fackliga parterna tidigare varit av uppfattningen att frågan var anställningsavtals- eller kollektivavtalsreglerad. Någon bundenhet ansågs därmed inte förelegat och det stod arbetsgivaren fritt att ensidigt ändra vinstandelssystemet.

Har du frågor kring villkor för förmåner och ersättningar eller andra frågor om arbetsrätt är du välkommen att kontakta oss på Deloitte Legal.

¹ Informationen ska ej ses som uttömmande eller rådgivande i specifika fall.

Välkommen att kontakta oss!

Jonas Lindskog
Director | Legal
+46 70 080 30 91 | jlindskog@deloitte.se

Sara Oscár
Consultant | Legal
+46 70 080 43 90 | soscar@deloitte.se

Louisa Fagarasan
Associate | Legal
+46 70 080 25 92 | lfagarasan@deloitte.se