Tre frågor om omorganisationsprocessen

Vad bör arbetsgivare tänka på innan en omorganisation genomförs?

När ett beslut att genomföra en omorganisation är fattat av affärsledningen är det av vikt att utarbeta en välgenomtänkt plan. Arbetsgivaren bör noga överväga de mål man avser att uppnå och de nödvändiga förändringar som krävs för att realisera dessa mål. Det är också av avgörande betydelse att identifiera vilka intressenter som kommer att påverkas av de planerade förändringarna och att klargöra syftet med omorganisationen. Att ha ett välgrundat syfte med omorganisationen är viktigt, eftersom det enligt lagen om anställningsskydd (LAS) föreligger krav på att det ska finnas sakliga skäl för eventuella uppsägningar. 

Vidare bör arbetsgivaren analysera hur man ska uppnå den önskade organisationsstrukturen. Vissa förändringar kan utföras inom ramen för arbetsledningsrätten enligt 29/29-principen, medan andra förändringar kan kräva större arbetsrättsliga åtgärder, såsom uppsägningar på grund av arbetsbrist.

I det fall att arbetsgivaren planerar genomföra uppsägningar måste först en omplaceringsutredning göras, vilket innebär att arbetsgivaren ska undersöka möjligheterna till omplacering för de berörda anställda. Utan en sådan utredning saknas sakliga skäl för uppsägningen. Omplaceringsskyldigheten gäller för lediga befattningar och utgångspunkten är att skyldigheten att omplacera avser lediga tjänster vid uppsägningstidpunkten. I de flesta fall bör arbetsgivaren först försöka omplacera arbetstagare inom samma arbetsplats, och om det inte finns några lediga befattningar där, bör utredningen utvidgas till andra arbetsplatser inom organisationen. 

Arbetstagarna måste ha tillräckliga kvalifikationer till de befattningar som de omplaceras till. En viss upplärningstid kan behöva beaktas i de fall den anställde inom rimlig tid kan lära sig arbetet. Arbetsgivaren har i övrigt rätt att ställa de krav på tjänsten som man hade gjort vid en nyrekrytering. Vidare måste omplaceringserbjudandet vara skäligt. Ett skäligt omplaceringserbjudande innebär att arbetsgivaren erbjuder omplacering till en befattning som är likvärdig med den nuvarande befattningen. Det är dock viktigt att notera att ett omplaceringserbjudande inte anses vara oskäligt om det nya arbetet innebär arbetsuppgifter med lägre kvalifikationskrav eller lägre sysselsättningsgrad.

En ytterligare viktig del av förberedelsen är att skapa en turordningslista för varje driftsenhet. Principen "sist in, först ut" enligt LAS blir aktuell, vilket innebär att längre anställningstid ger företräde framför kortare sådan. Om arbetsgivaren är kollektivavtalsbunden måste arbetstagarna även fördelas efter kollektivavtalsområde inom varje driftsenhet. Innan de fackliga förhandlingarna är det viktigt att arbetsgivaren noggrant granskar turordningslistan och identifierar vilka befattningar som arbetstagare med kortare anställningstid har och som arbetstagare med längre anställningstid eventuellt har företräde till. För att kunna argumentera på ett sakligt sätt under de fackliga förhandlingarna bör arbetsgivaren förbereda arbetsbeskrivningar som tydligt specificerar de kvalifikationer som krävs för varje befattning. Tydliga arbetsbeskrivningar hjälper också arbetsgivaren att bedöma om en medarbetare har tillräckliga kvalifikationer för en befattning.

Det är vidare värt att notera att arbetsgivaren har rätt att enligt LAS undanta upp till tre arbetstagare som är av särskild betydelse för verksamheten från turordningen. För arbetsgivare som omfattas av det nya huvudavtalet mellan PTK, LO och Svenskt Näringsliv kan man undanta upp till fyra arbetstagare för alla avtalsområden om företaget har en driftsenhet. En alternativ regel i huvudavtalet tillåter också att man undantar upp till 15 procent av de berörda arbetstagarna från turordningen, dock högst 10 procent av det totala antalet arbetstagare eller tjänstemän inom den berörda driftsenheten.

Vad bör arbetsgivare tänka på under omorganisationens genomförande?

När anställda, intressenter och andra berörda parter har informerats om de planerade förändringarna bör fackliga förhandlingar med de relevanta fackförbunden initieras. För att arbetsgivaren ska uppfylla sin förhandlingsskyldighet är det viktigt att komma ihåg att inget faktiskt beslut om omorganisationen får fattas innan de fackliga förhandlingarna har avslutats. Om arbetsgivaren är kollektivavtalsansluten ska förhandlingar påkallas med de fackförbund till vilken arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal. I det fall arbetsgivaren inte är bunden av något kollektivavtal är det viktigt att så snart som möjligt, efter att informationen om den planerade omorganisationen har delgetts arbetstagarna, ta reda på om de berörda arbetstagarna är fackligt anslutna och i så fall till vilket fackförbund. Förhandlingsskyldigheten gäller även gentemot de fackförbund vars medlemmar riskerar att sägas upp på grund av arbetsbrist. 

I samband med att informationen om de planerade förändringarna har kommunicerats inom organisationen bör även en varselanmälan till Arbetsförmedlingen göras om minst fem arbetstagare riskerar att bli uppsagda.

Under de fackliga förhandlingarna brukar arbetsgivaren förklara varför omorganisationen är nödvändig och vilka mål bolaget har med den. Arbetsgivaren beskriver de planerade förändringarna och presenterar resultaten av omplaceringsutredningen som har genomförts. Dessutom redogör arbetsgivaren för sin syn på medlemmarnas placering i turordningslistan.

Som arbetsgivare är man skyldig att upprätta en risk- och konsekvensanalys vid större förändringar i verksamheten för att bedöma potentiella arbetsmiljörisker i samband med förändringen. Arbetet med risk- och konsekvensanalysen kan påbörjas så snart arbetsgivaren har en relativt klar bild över omorganisationen. Det är fördelaktigt att utföra arbetet i samarbete med de skyddsombud som finns på arbetsplatsen för att de ska involveras tidigt i arbetet med analysen. Resultaten av risk- och konsekvensanalysen kan, om så önskas av de fackliga ombudsmännen, presenteras under de fackliga förhandlingarna. 

Om arbetsgivaren planerar att ingå individuella överenskommelser i stället för att följa reglerna om arbetsbrist enligt LAS, bör arbetsgivarens förslag till överenskommelse presenteras under förhandlingarna. Dessa individuella överenskommelser kan utformas på olika sätt beroende på organisationens behov och tillgängliga resurser. Ett exempel på en sådan överenskommelse kan vara att en arbetstagare avstår från en tjänst i utbyte mot ett avgångsvederlag eller bonus.

De fackliga förhandlingarna kan anta olika utfall, såsom att ajourneras, avslutas i oenighet eller avslutas i enighet. Att ajournera en förhandling innebär att man tar en tillfällig paus. Det kan ske av olika skäl, till exempel att fackförbundet behöver diskutera med sina medlemmar eller att det har kommit fram nya uppgifter som arbetsgivaren behöver undersöka innan man kan svara på ytterligare frågor. I det fall att fackförbundet och arbetsgivaren inte är överens om bedömningen av olika frågor som rör omorganisationen, kan förhandlingen avslutas i oenighet. Då kan fackförbunden välja att ta frågan vidare till central förhandling. Om även den centrala förhandlingen avslutas i oenighet kan arbetsgivaren ändå fatta beslut enligt sitt förslag. Om parterna däremot kommer överens, kan förhandlingarna avslutas i enighet och arbetsgivaren kan fatta det slutliga beslutet om att genomföra omorganisationen. 

Vad bör arbetsgivare tänka på efter att omorganisationen är avslutad? 

Om en arbetstagare avböjer ett skäligt omplaceringserbjudande eller sägs upp på grund av arbetsbrist måste arbetsgivaren lämna ett skriftligt uppsägningsbesked. I uppsägningsbeskedet måste det framgå att uppsägningen beror på arbetsbrist, och det ska även informeras om hur arbetstagaren kan göra uppsägningen ogiltig eller begära skadestånd. Dessutom måste det framgå om arbetstagaren har företrädesrätt till återanställning och om det krävs en anmälan för att göra anspråk på företrädesrätten. 

Om arbetsgivaren ingått individuella överenskommelser med arbetstagare bör dessa överenskommelser regleras i avtal för att undvika eventuella framtida tvister och missförstånd. I avtalen bör bland annat en kort bakgrund till överenskommelsen ges, om arbetstagaren är arbetsbefriad under uppsägningstiden och om han eller hon har rätt till avgångsvederlag. Avtalet bör även innehålla en skadeslöshetsförbindelse, vilket innebär att arbetstagaren åtar sig att inte göra gällande några anspråk mot arbetsgivaren, förutsatt att arbetsgivaren fullgör sina skyldigheter enligt avtalet. På detta sätt kan arbetsgivaren känna sig trygg i att den anställde inte kommer att inleda en rättslig process mot arbetsgivaren. 

Om omorganisationen medför förändringar i vissa arbetstagares arbetsvillkor, arbetsuppgifter, lön eller förmåner bör nya anställningsavtal upprättas eller tilläggsavtal ingås för att reglera de ändrade villkoren. Genom att göra detta kan man säkerställa att dessa förändringar tydligt och korrekt återspeglas i medarbetarnas avtal, vilket minimerar missförstånd i framtiden.

*Informationen ska ej ses som uttömmande eller rådgivande i specifika fall.

Välkommen att kontakta oss!

Har du frågor kring omorganisationsprocessen eller andra frågor om arbetsrätt är du välkommen att kontakta oss på Deloitte Legal.

Jonas Lindskog
Director | Legal
jlindskog@deloitte.se
+46 70 080 30 91

Cecilia Hagman
Senior Manager | Legal
cehagman@deloitte.se 
+46 70 080 44 47

Sara Oscár
Assistant Manager | Legal
soscar@deloitte.se
+46 70 080 43 90

Louisa Fagarasan
Associate | Legal
lfagarasan@deloitte.se
+46 70 080 25 92